ما هي طرق حفظ السجلات الطبية؟
توجد طريقتان لحفظ السجلات الطبية هما:
طريقة الرقم العددي المسلسل:
وفي هذه الطريقة تحفظ وترتّب السجلات الطبية في الخزائن المخصصة لها حسب التسلسل العددي لأرقام هذه السجلات. وعلى سبيل المثال، فإنّ السجلات الطبية الخمسة التالية تحفظ على الرف المخصص لها حسب الترتيب التالي:
- ١٨٧٦٥٠
- ١٨٧٦٥١
- ١٨٧٦٥٢
- ١٨٧٦٥٣
- ١٨٧٦٥٤
مزايا طريقة العددي المسلسل:
والميزة الرئيسة لهذه الطريقة هي سهولة استيعابها وفهمها من قبل الموظفين. وعدم الحاجة إلى فترة طويلة لتدريبهم عليها وتشتمل هذه الطريقة تشتمل على عيوب ومشاكل كثيرة جعلت الكثير من المستشفيات تتجنبها وتطبّق طريقة المجموعة العددية الأخيرة أو الطرفية.
عيوب طريقة العددي المسلسل:
ارتفاع نسبة الأخطاء في الحفظ، حيث أدىّ ذلك إلى صعوبة تذكر تسلسل جميع الاعداد التي يتكون منها الرقم. وكلما كبر حجم الأرقام كلما زادت نسبة هذه الأخطاء أصبح العثور على السجل الطبي الذي حفظ خطأ أصعب. فقد يحتاج البحث عن هذا السجلات إلى مراجعة مئات أو آلاف السجلات الطبية.
صعوبة تحديد مسؤولية اخطاء الحفظ ويعود ذلك؛ لقيام أكثر من شخص بحفظ السجلات الطبية في مكان واحد تقريباً. وتحتاج هذه الطريقة الى وقت أطول لحفظ السجلات الطبية واستخراجها، الأمر الذي يزيد من عدد الموظفين اللازمين للعمل في منطقة حفظ السجلات.
صعوبة توزيع الموظفين على منطقة الحفظ بالتساوي. فالعمل حسب هذه الطريقة يتركز غالباً في منطقة السجلات الطبية ذات الأرقام العالية؛ لأنها تمثل السجلات الطبية الحديثة التي تمتاز بالحركة والنشاط. وبالتالي فإنّ منطقة حفظ هذه السجلات تشهد حركة وازدحاماً من قبل العاملين؛ ممّا يؤدي إلى عرقلة العمل وتأخير. ويبدو ذلك واضحاً في المستشفيات التي تكون فيها نسبة المرضى الذين يراجعون بدون مواعيد مسبقة عالية.
الحفظ وفق المجموعة الطرفية أو العددية الأخيرة:
تعتمد هذه الطريقة على تقسيم رقم السجل الطبي المكون من ستة أعداد إلى ثلاث مجموعات كل منها مكون من عددين. وهذه المجموعات هي:
- المجموعة الأولية أو الأساسية (Primary Digits): وتتكون من العددين الأوليين على الجهة اليمنى من الرقم.
- المجموعة الثانوية (Secondary Digits): وتتكون من العددين الموجودين في وسط الرقم على يسار المجموعة الأولية.
- المجموعة الثالثة (Tertiary Digits): وتتكون من العددين الموجودين على أقصى يسار الرقم.
وقد سميت هذه الطريقة بهذا الاسم الطرفية؛ لأنها تعتمد على مجموعة الأعداد الأولية الموجودة على طرف الرقم أو نهايته كأساس لحفظ السجلات الطبية في الخزائن المخصصة لها.
