قواعد حركة السجلات الطبية

أهم القواعد لمراقبة الملفات الطبية:

• كقاعدة عامة، لا يجوز إرسال السجل الطبي خارج قسم السجلات الطبية إلا بناء على طلب خطي من الجهة المراقبة المعنيّة التي تطلب السجل. ويستثنى من ذلك الحالات الطارئة، حيث يمكن طلب السجل الطبي بواسطة الهاتف، ومن ثم استلام طلب الملف الطبي من القسم ومكتمل حسب الأصول أولاً اسم المريض الرباعي ثم رقم السجل الطبي وثم القسم العيادة واسم طالب السجل الطبي وتوقيعه وختمه واسم المستلم وتوقيعه وبالأخير تاريخ وساعة طلب السجل الطبي. حيث يحفظ النموذج في ملف خاص لحين عودة السجل الطبي لمنطقة الحفظ حيث تتلف.
  
• وتعتبر كشوفات (قوائم) المواعيد اليومية التي تعدّها العيادات الخارجية بمثابة طلبات خطية للسجلات الطبية. وتنظم هذه الكشوفات على نسختين، تعاد النسخة الأولى مع السجلات الطبية إلى العيادة المختصة، وتحفظ النسخة الثانية في قسم السجلات الطبية بعد توقيعها من مندوب العيادة لمتابعة إعادة السجلات الطبية بعد الانتهاء منها. حيث يتم البحث عن الملف الطبي المطلوب.
  
• ويتم استلام وتسليم السجلات الطبية ما بين العيادات وقسم السجلات الطبية من خلال مقارنة كشوفات المرضى المراجعين للعيادات الخارجية، وتطلب السجلات الطبية لأغراض البحث والدراسة بموجب كشف خاص ويتم دراستها في المكان المخصص لذلك في قسم السجلات الطبية. وقد تطلب الملفات القضائية بأمر من قاضي المحكمة أو من المدعي العام بمثابة طلبات خطية للسجلات الطبية .
  
• إذ لا يجوز إخراج أي سجل طبي من المستشفى إلا بأمر محكمة أو المدعي العام.
  
• إحضار بطاقة مراقبة حركة الملف الطبي و تدوين المعلومات عليها بقلم رصاص اسم المريض الرباعي رقم السجل الطبي، القسم العيادة، اسم طالب الملف وتوقيعه وختمه، اسم المستلم وتوقيعه ، تاريخ وساعة طلب السجل الطبي.
  
• وضع بطاقة المراقبة في مكان الملف الطبي المتخرج. ويتم تنظيم كشف الملفات المستخرجة وتسليمها حسب الأصول، وبعد ذلك تتّم متابعة حركة الملف بين العيادات والأقسام من خلال نموذج تحويل الملف الطبي. فعند طلب سجل مطلوب النموذج المنطقة الحفظ أصلا وخارج منطقة الحفظ، حيث يجب أن يعبأ طلب آخر من قبل الطالب مع إعلام رئيس السجلات الطبية وإرسال النموذج لمنطقة الحفظ. ومن ثم الرقابة على تحويل السجل الطبي.
  
• استلام بطاقة التحويل من القسم. إذا تم تحويل سجل من مكان لآخر داخل المستشفى يجب كتابة نموذج تحويل سجل طبي ومن ثم استخراج بطاقة المراقبة من مكانها. وتدوين المعلومات المكان الملف الجديد الذي تحول إليه.
  

• إعادة بطاقة المراقبة في مكان الملف الطبي المستخرج.
  
• عند عودة الملف الطبي لقسم السجلات، تستخرج بطاقة المراقبة من مكانها وتمحى جميع المعلومات البطاقة التي على البطاقة ويوضع الملف بمكانه الأصلي.
  
• يجب أن تعاد السجلات الطبية المطلوبة خلال ستة ساعات من تاريخ طلب السجل الطبي أما ملفات العيادات يجب أن تعاد عند نهاية عمل العيادات بنفس اليوم.