الوصف الوظيفي لمهنة موظف الاستقبال

من هو موظف الاستقبال

موظف الاستقبال: ويشار إليه أحيانًا بالمساعد الإداري، وهو شخص يقوم بمهام إدارية مختلفة، بما في ذلك الرد على الهواتف وإعطاء المعلومات للجمهور والعملاء. وغالبًا ما يكون المستلمون أول موظف يتصل بالجمهور أو العميل. حيث إنهم مسؤولون عن ترك انطباع جيد عن المنظمة من شأنه أن يؤثر على نجاح المنظمة.

على الرغم من أن بعض التعيينات شائعة لدى معظم المستلمين، إلا أن مسؤولياتهم المحددة تختلف اعتمادًا على تنظيم الحالة. وعلى سبيل المثال قد تقوم مكاتب المستشفى والأطباء بجمع معلومات المرضى الشخصية والتأمينية، وإحالة المرضى إلى غرفة الانتظار المناسبة. وفي مقر الشركة يمكنهم استقبال الضيوف وإدارة جدول قاعة المؤتمرات أو منطقة المؤتمرات العامة.

ينظمون الاجتماعات في صالونات التجميل أو صالونات الحلاقة، ويرسلون العملاء إلى مصفف الشعر ويمكنهم العمل كأمين صندوق. وفي المصانع والشركات الكبرى والمكاتب الحكومية، كما يصدر موظفو الاستقبال بطاقات هوية للزوار وقد يرتبون مرافقين لنقل الضيوف إلى المكتب المناسب. كما سيقوم مشغلو الحافلات والقطارات بالإجابة على أسئلة المغادرة والوصول والتوقف وغيرها من الأسئلة ذات الصلة.

يستخدم المستلمون الهواتف وأجهزة الكمبيوتر والأجهزة الإلكترونية الأخرى. ,على الرغم من الاستخدام الواسع للبريد الصوتي أو الأنظمة الآلية الأخرى لا يزال العديد من المستلمين يتلقون الرسائل ويخبرون الموظفين الآخرين أن المجتمع، أو العملاء يأتون أو يلغون الاجتماعات. وعندما يكونون مشغولين يُتوقع عادةً من المضيفين مساعدة الموظفين الإداريين الآخرين من خلال أداء مهام مكتبية مختلفة.

وبينما يعمل المستفيدون في كل مجال تقريبًا يركز معظمهم على الرعاية الصحية والاجتماعية، بما في ذلك مكاتب الأطباء والمستشفيات ودور رعاية المسنين. وعادة ما يعمل موظفو الاستقبال الذين يرحبون بالعملاء والضيوف في مناطق مرئية جدًا، ونظيفة وجيدة الإضاءة وهادئة نسبيًا، حيث يعمل معظمهم في مكتب مريح.

قد يكون عمل بعض أجهزة الاستقبال متعبًا ومتكررًا ومرهقًا لأنهم يستجيبون للهواتف التي ترن باستمرار طوال اليوم، وأحيانًا يواجهون متصلين صعبين أو غاضبين. وقد يضطر بعض المستفيدين، بما في ذلك أولئك الذين يعملون في المستشفيات ودور رعاية المسنين إلى العمل في المساء وفي عطلات نهاية الأسبوع.

الوصف الوظيفي لموظف الاستقبال

يتولى موظفو الاستقبال مجموعة متنوعة من مهام الدعم الإداري ، بما في ذلك الرد على الهواتف واستقبال الزوار وإعداد غرف الاجتماعات والتدريب وفرز البريد وتوزيعه ووضع خطط السفر. حيث ستكون مسؤولاً عن إعطاء توجيهات للعملاء إلى أجزاء مختلفة من المكتب والاتصال بالموظفين فيما يتعلق بالزوار والرد على الهواتف وتلقي الرسائل وفرز البريد وتوزيعه. ولكي تنجح في هذا الدور ستحتاج إلى مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة، بالإضافة إلى الكفاءة في تطبيقات Microsoft Office مثل Word و Excel. الخبرة السابقة كموظف استقبال مفيدة أيضًا.

مسؤوليات موظف الاستقبال

• الترحيب بالعملاء والزائرين بسلوك إيجابي ومفيد.

• مساعدة العملاء في إيجاد طريقهم حول المكتب.

• اعلان العملاء حسب الضرورة.

• المساعدة في الحفاظ على أمان مكان العمل عن طريق إصدار الشارات وفحصها وجمعها حسب الضرورة والحفاظ على سجلات الزوار.

• المساعدة في مجموعة متنوعة من المهام الإدارية بما في ذلك النسخ والفاكس وتدوين الملاحظات ووضع خطط السفر.

• تجهيز غرف الاجتماعات والتدريب.

• الرد على الهواتف بطريقة احترافية وتوجيه المكالمات حسب الضرورة.

• مساعدة الزملاء في المهام الإدارية.

• أداء مهام إدارية مخصصة.

• الرد على المكالمات الهاتفية وتحويلها وفحصها.

• فرز وتوزيع البريد.

• توظيف وإدارة وتطوير الفريق الإداري الناشئ.

• تقديم خدمة عملاء ممتازة.

• جدولة المواعيد.

المتطلبات الأساسية لموظف الاستقبال

• درجة الزمالة أو البكالوريوس في مجال ذي صلة.

• خبرة سابقة كموظف استقبال أو في مجال ذي صلة.

• ملابس متسقة واحترافية وأسلوب.

• مهارات اتصال ممتازة الكتابية والشفوية.

• الكفاءة في تطبيقات Microsoft بما في ذلك Word و Excel و Outlook.

• مهارات إدارة الوقت الجيد.

• خبرة في الإجراءات الإدارية والكتابية.

• قادرة على المساهمة بشكل إيجابي كجزء من فريق والمساعدة في المهام المختلفة كما هو مطلوب.

كم يمكن أن تكسب كموظف استقبال

اعتبارًا من 31 أغسطس 2021 كان متوسط الأجر بالساعة لموظف استقبال في الولايات المتحدة هو 14.18 دولارًا في الساعة. بينما يرى ZipRecruiter أن الأجور بالساعة تصل إلى 21.15 دولارًا أمريكيًا ومنخفضة تصل إلى 7.93 دولارًا أمريكيًا ، فإن غالبية أجور موظفي الاستقبال تتراوح حاليًا بين 11.54 دولارًا للنسبة المئوية الخامسة والعشرون، إلى 15.38 دولارًا (النسبة المئوية الخامسة والسبعون) عبر الولايات المتحدة. يختلف متوسط أجور موظف الاستقبال اختلافًا كبيرًا (بما يصل إلى 3.85 دولارًا) ، مما يشير إلى أنه قد يكون هناك العديد من الفرص للتقدم وزيادة الأجور بناءً على مستوى المهارة والموقع وسنوات الخبرة.

استنادًا إلى الوظائف المنشورة مؤخرًا على ZipRecruiter، فإن سوق عمل موظفي الاستقبال في كل من عمان وجو والمنطقة المحيطة بها نشط للغاية. يكسب موظف الاستقبال في منطقتك في المتوسط 14 دولارًا في الساعة ، أو نفس متوسط الراتب الوطني للساعة البالغ 14.18 دولارًا. يحتل المرتبة 1 من 50 ولاية على الصعيد الوطني لرواتب موظف الاستقبال.