أهم خمس نصائح لإدارة موقع أكثر فعالية

مديري الموقع لديهم أدوار متطلبة للغاية ويتحملون مسؤولية المشاريع متعددة الأوجه والمعقدة بشكل متزايد. اليوم، يتطلب الدور أكثر من معرفة عميقة بعملية البناء وإدارة الأفراد، ويتعرض مديرو الموقع لضغوط متزايدة لخفض التكاليف وزيادة كفاءات سير العمل دون المساس بالجودة. يحتاج مديرو المواقع إلى فهم واستخدام أحدث التقنيات لتحقيق هذه الكفاءات وتقليل تضارب المواعيد والحفاظ على المشروع على المسار الصحيح.

يتأثر الهيكل في الموقع داخل المنظمة بحجم المشروع ونوعه ومدى تعقيده. في مشروع كبير، سيقوم المُنشئ بتعيين مدير للمشروع تتمثل مسؤوليته في رؤية أن المشروع يُدار بشكل مرضٍ في الموقع من حيث التكاليف المدرجة في الميزانية والجودة المحددة والوقت المتعاقد عليه. يتم تخصيص واجبات محددة لكل من الموظفين المرؤوسين يكونون مسؤولين عنها، من خلال التسلسل القيادي، إلى مدير المشروع، والذي بدوره يكون مسؤولاً أمام مدير البناء في المنظمة.

فيما يلي أهم خمس نصائح لاستخدام أحدث التقنيات لتصبح مدير موقع أكثر فعالية:

1. مواكبة التطور بأحدث أدوات الإدارة:

عندما نفكر في موقع أو مدير إنشاءات، فإننا غالبًا ما نتخيل شخصية استبدادية ومدفوعة بالعملية، شخصًا ربما يكون قد تقدم من أرض المتجر ويركز على العمليات. لكن دور مدير الموقع آخذ في التطور. يُظهر المديرون الأكثر نجاحًا مهارات قيادية قوية ويركزون على المساءلة الخاصة بهم أثناء بناء فرق قوية وقادرة.

تقليدياً، يحتاج مديرو الموقع إلى خبرة عملية بالموقع وبنائه، للتأكد من أنه يلبي متطلبات التصميم والتشغيل. في حين أن هذه التجارب لا تزال ذات صلة، فقد تحولت الوظيفة إلى دور “إدارة الأعمال الصغيرة”، مما يتطلب بيانات تفصيلية وتقارير لمشاركة تقدم البناء مع الإدارة العليا. يصبح العمل باستخدام أدوات وخدمات البرامج الصحيحة بنفس أهمية معرفتك بعمليات البناء وإدارة الأفراد عند إظهار سلامة الموقع وكفاءته.

تعتبر أدوات الإدارة الصحيحة أساسية لتحقيق أكبر الكفاءات وضمان اكتمال المشاريع في الوقت المحدد. في الماضي، كانت المعلومات المنعزلة والمشاركة غير المتسقة في البيانات تعني أن تقارير المشروع غالبًا ما كانت غير مكتملة أو قديمة وكان التأخير شائعًا. توفر تطبيقات الويب المستندة الحديثة فهمًا في الوقت الفعلي لمشروعك بأكمله. أصبح لدى جميع أصحاب المصلحة الآن معلومات دقيقة حول المشروع بلمسة زر واحدة، مما يعزز ثقافة الشفافية والتعاون نحو هدف مشترك يتمثل في الكفاءة.

زاد مديرو الموقع من الضغط لخفض التكاليف والحفاظ على استدامة العمليات ويجب أن يكونوا قادرين على إثبات ذلك في أي لحظة. يعتمد التنبؤ الدقيق على البيانات الدقيقة التي يمكن جمعها والإبلاغ عنها بسرعة وسهولة. توفر أحدث أدوات الإدارة هذا وأكثر من ذلك بكثير.

2. تطوير ثقافة التعاون والاتصال الفعال:

كشفت دراسة أجراها معهد إدارة المشاريع (PMI) أن الاتصال غير الفعال كان له تأثير سلبي على التنفيذ الناجح للمشروع:

135 مليون دولار معرضة للخطر مقابل كل مليار دولار يتم إنفاقها على المشروع. كشفت الأبحاث الإضافية حول أهمية الاتصالات الفعالة أن 56 في المائة (75 مليون دولار أمريكي من 135 مليون دولار أمريكي) معرضة للخطر بسبب الاتصالات غير الفعالة.

قد يكون من السهل أن تنشغل بالأرقام وتنسى أن إدارة المشروع هي أيضًا إدارة الأفراد. عندما يكون التركيز فقط على الجودة والتكلفة والوقت، فقد تضيع أهمية الأشخاص والفريق. بالطبع، نحن بحاجة إلى منع الإسراف في الإنفاق والتأخير وسوء الجودة، لكن الاستراتيجية يجب أن تكون طويلة المدى. نحتاج إلى تحفيز الأفراد الذين يعملون في الموقع لأنهم سيجعلون الكفاءات ومعايير الجودة حقيقة واقعة.

لهذا السبب، يعتبر مدير الموقع الحديث قائدًا، يضع رؤية للموقع ويضمن مشاركة جميع أعضاء الفريق في هذه الرؤية. يجب أن يفهم كل عضو في الفريق دوره وكيف ولماذا يرتبط بسلامة الموقع ونجاح المشروع. يجب تشجيع أعضاء الفريق على تحمل المساءلة عن عملهم حتى لا ينزلق مديرو المواقع إلى الإدارة التفصيلية.

كأحد الأدوار العليا في مجال البناء، قدم مديرو الموقع مثالًا إيجابيًا للشركة بأكملها؛ لاحظ الآخرون واتبعوا قيادتك. أظهر أخلاقيات العمل بشكل عملي واستمر في المشاركة في العمل في الموقع، ولكن لا تخطئ في محاولة تضمينك في كل جانب. لا يمكنك أن تكون في كل مكان مرة واحدة والتفويض هو المفتاح. على سبيل المثال، (PlanRadar) هي أداة شائعة لأنها تتيح لك تعيين المهام لأعضاء فريق معينين في الوقت الفعلي.

تحتوي المهام على كل ما يحتاج المستلم إلى معرفته، بما في ذلك الأولوية والموقع والملاحظات والصور، حتى يتمكنوا من اتخاذ إجراء فوري. يمكنك تتبع كل مهمة في الوقت الفعلي ومعرفة وقت اكتمالها.

يتطلب تطوير ثقافة إيجابية الاتساق. إنشاء قنوات اتصال مفتوحة وصادقة حيث يمكن لكل طرف التحدث بحرية. تأكد من أنك واضح بشأن توقعاتك وكيف ومتى سيتم تحديثك، ثم قم بتحميل الجميع المسؤولية عن التزاماتهم، بما في ذلك نفسك.

ضع أهدافًا للميزانية والجودة والجدول الزمني مع كل مشرف حتى لا يكون هناك أي سوء تفاهم عند إبلاغ فريق المشروع بذلك. يتطلب العمل مع مجموعة كبيرة من الأشخاص الالتزام والاتساق، وأي أدوات تستخدمها تحتاج إلى دعم التواصل الإيجابي داخل الفرق وتسهيل إنجاز الأفراد لعملهم.

3. التخطيط للأمام وتوقع الأمور غير المتوقعة:

في موقع البناء، يبدو أن هناك دائمًا الكثير من العمل وقليلًا من الوقت. في الصناعات ذات الهوامش الضئيلة للخطأ، من المهم التخطيط للمستقبل. سواء كان ذلك بسبب سوء الأحوال الجوية بشكل غير متوقع، أو تغيير التصميم في اللحظة الأخيرة أو مشكلة مادية، فإن معظم مشاريع البناء تواجه تأخيرات غير متوقعة. ضع هذه الأمور في الاعتبار عند تحديد الجداول الزمنية والتوقعات.

كلما خططت للمستقبل وزاد عدد أصحاب المصلحة الذين يمكنك إشراكهم في الخطط، كان بإمكانك تعويض الأحداث غير المتوقعة بشكل أفضل. إن الوضوح بشأن معايير المشروع من البداية سيقلل من عدد التغييرات بمجرد بدء البناء، مما يقلل التأخير والتكاليف غير المتوقعة.

لا تنس النظر إلى الخلف وكذلك إلى الأمام. التعلم من أخطاء الماضي أمر بالغ الأهمية في تحديد العقبات المحتملة؛ التحضير للمشاكل المحتملة يمكن أن يوفر الوقت على المدى الطويل، خاصة في المشاريع الكبيرة. يمكن أن يساعد استخدام أدوات، مثل (PlanRadar)، عند إدارة مشاريع البناء، في التخطيط لجميع الاحتمالات، خاصة إذا كنت بحاجة إلى تقديم المعلومات إلى المحامين أو الجهات الخارجية الأخرى.

4. الاستعداد للتغيير إذا ساءت الأمور:

يمكن أن تكون ممارسات البناء التقليدية مكلفة وغير فعالة. في دراسة أجرتها شركة (McKinsey) عام 2015 حول إنتاجية البناء، أفادت أنّ 98٪ من المشاريع العملاقة تعاني من تجاوزات في التكاليف تزيد عن 30٪؛ بينما 77 في المائة متأخرون بنسبة 40 في المائة على الأقل”.

مديرو الموقع مستعدون دائمًا لمواجهة العقبات. في هذا الدور، يجب أن تكون قادرًا على التكيف بسرعة عند ظهور المشاكل وأن تكون مستعدًا لتغيير مسار المشروع. الشفافية والتعاون الصادق هما المفتاح هنا، ويضمن سير العمل المستمر والسلاسة حل المشكلات بسرعة. عندما تكون مستعدًا، حتى للأحداث غير المرئية، يمكنك توقع كيفية تأثير التغييرات على المشروع والاستعداد للتكيف معه وتعديله وفقًا لذلك. تتيح أدوات إدارة الموقع في الوقت الفعلي إمكانية التكيف لتصبح سمة أساسية للمشروع.

عندما يحدث خطأ ما، تبحث عن المشغل، وتحلل المهام والأحداث التي أدت إلى المشكلة بالإضافة إلى تأثيرها المستقبلي. توفر برامج إدارة المشاريع نظرة عامة فورية على جميع المهام ويسمح للمديرين بتغيير الأولويات. يتم بعد ذلك إخطار جميع أعضاء الفريق ويمكنهم الرد بأثر فوري.

5. البقاء في الطليعة مع أحدث التقنيات الرقمية:

كانت صناعة البناء مهايئًا بطيئًا عندما يتعلق الأمر بالتكنولوجيا الرقمية، وقد أدى ذلك إلى ضعف الأداء من حيث الجودة والإنتاجية. مع استمرار الصناعة في النمو السريع على نطاق عالمي، سيؤدي هذا الاستيعاب البطيء إلى تكاليف باهظة. لا تزال العديد من المهام تستغرق وقتًا طويلاً، مثل عمليات إدارة العيوب التي تتضمن تدوين الملاحظات الورقية في الموقع واستخدام موظفي المكتب لترجمتها إلى رسائل بريد إلكتروني.

خذ خطوة إلى الوراء وقم بتقييم سير عمل إدارة الإنشاءات الحالية. كيف يمكنك أن تكون أكثر كفاءة، وما المهام التي يمكن تقليلها أو إلغاؤها وما الأدوات الرقمية التي تحتاجها لتحقيق ذلك؟ اتخذ الخطوات الصحيحة الآن لتلبية الاحتياجات الحالية للسوق مع التحقق من عملياتك المستقبلية في المستقبل. للحصول على فريق أكثر إنتاجية ومشاريع أكثر كفاءة، استثمر في التكنولوجيا التي ستنمو مع عملك، والتي تتطور مع تغير اللوائح وتطور البرامج.

لسنوات عديدة، كان النقاش ينمو حول بطء اعتماد القطاع للعمليات والحلول الرقمية. لكن تتطور المشاريع أدى إلى تسريع استخدام التكنولوجيا. لم يكن أمام العديد من الشركات خيار سوى إجراء عمليات تفتيش افتراضية أو عقد اجتماعات المشروع عبر الإنترنت. كما زاد الاعتماد على (BIM)، ونتيجة لذلك يتم استخدام تنسيقات البيانات الشائعة. يعني التنفيذ الأوسع للتكنولوجيا أن بعض العمليات أصبحت أكثر مرونة وأسرع.