تحدث التغييرات في كل مكان، ولكن هذه التغييرات أكثر بروزًا في صناعة البناء. بينما لا تستطيع شركات البناء فعل أي شيء حيال أي من هذه التغييرات، إلا أنها تستطيع فعل شيء حيال الطريقة التي تتعامل بها مع كل هذه التغييرات.
تتطلب إدارة التغيير في البناء حلاً متكاملاً لانضباط وتنسيق العملية، على سبيل المثال، التوثيق والرسم والعملية والتدفق والمعلومات والتكلفة والجدول الزمني والموظفين. تحتاج صناعة البناء إلى عملية إدارة تغيير البناء الفعالة. تلخص هذه الورقة الجوانب المختلفة لعمليات إدارة تغيير البناء الحالية وتوفر مراجعة شاملة للأدبيات بالإضافة إلى بعض التعليقات حول الاتجاهات المستقبلية المحتملة.
الهدف من إدارة التغيير:
يمكن أن تكون المعلومات المدرجة أثناء هذا الاتصال حول أي اختلافات عن المواصفات المقبولة بالفعل، وأي تأثير على الجدول الزمني المتفق عليه بالفعل، والتكلفة التي ستكون عليها لأي من التغييرات التي يجب إجراؤها.
إدارة التغيير داخل البناء بسيطة إلى حد ما وتتطلب ثلاث خطوات فقط. تتطلب هذه الخطوات التغيير، تقييم الوقت والتكاليف الخاصة بالتغييرات، ثم تنفيذ هذه التغييرات في النهاية. عملية الإدارة هذه ملزمة قانونًا، مما يعني أنها تلغي دائمًا العقد الساري. تقوم معظم شركات المقاولات بإنشاء نموذج يتضمن جميع المعلومات اللازمة لأي طلب تغيير. المعلومات المطلوبة عادة هي كما يلي:
- اسم مقدم الطلب والمسمى الوظيفي الحالي.
- سبب الطلب وسبب الحاجة إليه.
- الوظائف المطلوبة لإجراء التغيير.
- كل الآثار المترتبة على إجراء التغيير.
- أسماء الأشخاص المسؤولين عن إجراء التغيير.
- الأشخاص الذين سيختبرون ويقبلون التغييرات.
بمجرد كتابة كل هذه المعلومات في النموذج، يمكن إرسالها إلى الشخص الذي يحتاج إلى مراجعتها. يمكن لهذا الشخص بعد ذلك الموافقة على التغيير، والرد مرة أخرى للحصول على مزيد من المعلومات إذا لزم الأمر، أو ببساطة رفض التغيير. في معظم الأوقات، لا يوجد رفض مطلقًا لطلب التغيير، حيث يكون التغيير ضروريًا في العادة لجعل المبنى أفضل. الشخص الذي يراجع طلب التغيير سينفذ أيضًا ما يلي:
- تحسب الموارد المطلوبة للتغيير.
- تحديد تخصيص الوقت للتغيير.
- تحديد التكاليف التي سترتبط بتنفيذ التغيير.
خلال تلك الفترة، قد يجد المراجع أن لديه أسئلة. تتم إضافة أي أسئلة أو مخاوف إلى نموذج طلب التغيير الأصلي وإعادتها إلى الشخص الذي ملأها. سيتم الاحتفاظ بجميع الاتصالات الخاصة بطلب التغيير المحدد في هذا النموذج، الذي يحتوي على رقم التتبع الخاص به. سيظل طلب التغيير مفتوحًا حتى تتم الموافقة على التغيير وتنفيذه أو رفضه.
طلب التغيير:
عند قبول طلب التغيير، يُضاف التغيير بعد ذلك إلى قائمة التغييرات ذات الأولوية، والتي تعد جزءًا من عملية إدارة التغيير. سيتم تعيين العمل إما لشخص واحد أو فريق، لإكماله عندما يحين الوقت. لا يمكن إجراء أي تغيير حتى يتم الانتهاء من بقية العناصر الموجودة أعلاه في القائمة، ولكن بحلول الوقت الذي ينتهي فيه المشروع، سيتم إجراء كل تغيير.
كان من المعتاد أن تكون طلبات التغيير صعبة للغاية لأنه لم يكن لدى أي شخص أحدث المعلومات المتاحة لهم طوال الوقت. ومع ذلك، في العصر التكنولوجي اليوم، يتمتع كل شخص بإمكانية الوصول الفوري إلى المشروع بأكمله.
يمكن الوصول إلى أي تغييرات سابقة، وكذلك أحدث الخطط والرسومات، في أي وقت. أحدث برامج البناء المتوفرة تجعل إدارة التغيير في البناء أسهل بالنسبة للعمال لأن البرنامج سينبه الجميع عند تلقي استجابة لطلب التغيير أو عندما لا يتم الرد عليه بعد.
يسهل هذا على الجميع تتبع الأشخاص الذين لم يتلقوا ردًا بعد، حيث لا يحتاجون إلى البحث في كومة من الأعمال الورقية للعثور على ما يبحثون عنه. بدلاً من ذلك، يمكنهم ببساطة النقر فوق الشخص الذي لم يتم الرد عليه، ومعرفة من يحتاجون إلى التحدث معه وإجراء مكالمة هاتفية لمعرفة ما الذي يعيق العملية بأكملها.
بالطبع، هذا أيضًا يحل مشكلة طلبات التغيير المفقودة، والتي حدثت أكثر مما يتخيله أي شخص. تكلف طلبات التغيير المفقودة شركات البناء الوقت والمال، حيث كان يتعين ملء هذه الطلبات مرة أخرى ثم على الجميع الانتظار حتى انتهاء عملية الموافقة مرة أخرى.
دائمًا ما يكون التغيير صعبًا على الجميع، ولكن العملية المتسقة، مثل عملية إدارة التغيير في البناء، تضمن سهولة التكيف مع هذه التغييرات. هذا يعني أنها ستكون في الغالب عبارة عن عروش صغيرة يمكن لعمال البناء التعامل معها أثناء استمرارهم في أداء عملهم وبناء مبنى مستقر ودائم عند اكتماله.
