تتكون دورة حياة المشروع من 4 مراحل: البدء والتخطيط والتنفيذ والإغلاق. في كل واحد منهم، يجد المديرون تدفقات عمل محددة للمتابعة من أجل متابعة العمل بشكل فعال. يمكن أن تتداخل مرحلة إغلاق المشروع مع التنفيذ، طالما تم الانتهاء من الأنشطة الرئيسية.
الهدف الأساسي هو تحديد الوثائق المفقودة، والحوادث المؤسفة خلال المراحل الأخرى، فرص التحسين وإدارة المخاطر وتقييم مؤشرات الأداء لمعرفة ما إذا كان التنفيذ العالمي قد تم تنفيذه بدقة. إقفال المشروع هي الفترة بين نهاية البناء ووقت الانتهاء من العقد. أثناء الإغلاق، يتم الاحتفاظ بالموارد في أموال مرهونة مخصصة للمشروع وبطاقة سندات المقاول.
تعد عمليات إغلاق المشروع جانبًا صعبًا لإدارة المشاريع في صناعة البناء. على الرغم من ذلك، يتم دفعها إلى الخلفية نظرًا لطبيعتها المتغيرة والديناميكية التي لا يمكن التنبؤ بها، مما يؤدي إلى عواقب وخيمة إذا لم يتم التعامل معها بشكل جيد. كونه الجزء الأخير من دورة حياة المشروع، غالبًا ما يتم التقليل من أهميته حتى من قبل المؤسسات الكبيرة، خاصةً أثناء عملها في بيئات متعددة للمشروع.
هناك ميل بين المتخصصين في صناعة البناء لتحويل التركيز من مشروع واحد للانخراط في مشاريع جديدة تنشر موارد نادرة من الوقت والمال. بسبب هذا النهج، تستمر المشاريع في الفشل وتتجنب المؤسسات تصحيح المسار، لأنه ليس لديها الوقت لاتخاذ إجراءات تصحيحية.
في إقفال المشروع، تلعب الأنشطة مثل جمع المخرجات وتقييم التكاليف النهائية والتخطيط لوثائق التسليم والتواصل مع العملاء والعاملين دورًا مهمًا لتحقيق إغلاق ناجح. في البناء أو التصميم المدني، يكون الإغلاق الجيد التخطيط له أهمية خاصة بالنسبة للنتيجة الإجمالية للمشروع. هناك 7 خطوات تشمل إغلاق مشروع ناجح. ستساعدك هذه المهام على جعل الانتقال سلسًا قدر الإمكان للحصول على عملاء راضين وعاملين سعداء.
خطوات تشمل مرحلة انتهاء مشروع ناجحة:
1. عقد اجتماع قبل الإغلاق مع جميع المشاركين:
تتمثل الخطوة الأولى في عقد اجتماعات مختلفة بعد الوفاة تشمل أصحاب المصلحة وتجار التجزئة والعاملين في الشركة والعاملين الميدانيين والمقاولين. نظرًا لأن كل واحد منهم لديه أدوار مختلفة في المشروع، يجب عقد الاجتماعات اعتمادًا على كيفية تحديد أولويات تسليم المعلومات. في جلسة إغلاق المشروع للعمال، بغض النظر عما إذا كانوا يعملون في شركة أو مقاولين، فإن الأهداف والتسليمات والأنشطة تحت دائرة الضوء. يحتاجون إلى تحديد الأنشطة المفقودة والنفقات وإغلاق المواعيد النهائية.
يعد التواصل المبكر مع تجار التجزئة أمرًا مهمًا لبناء ميزانية بهامش حقيقي للمشروع، والتأكد من حصولك على جميع الوصفات للمواد أو البضائع أو طلب الخدمات. بمجرد أن يصبح المشروع في الأرشيف، عادةً ما يستغرق تجار التجزئة الكثير من الوقت لتقديم وثائق جديدة. عندما تكون جميع المعلومات المتعلقة بالمشروع واضحة، يمكنك عقد اجتماعات مع العملاء لمنحهم نظرة عامة كاملة عن الأنشطة المفقودة وتواريخ الإغلاق ومؤشرات الأداء.
2. إغلاق المنظمة أو التنظيمي:
في هذه الخطوة، يجب على المديرين إرسال اتصال إلى الأجزاء المهتمة لإعادة جميع المعدات المستعارة أو المستأجرة وملء الأوراق اللازمة. الغرض من الإغلاق التنظيمي هو إنهاء العقود مع أطراف ثالثة والاستفادة من الموارد المملوكة للشركة.
في البناء، من المهم التحقق مما إذا كانت جميع التصاريح والمعايير سارية حتى تاريخ الإغلاق الرسمي قبل الاستمرار في الانتقال إلى المرحلة النهائية. في حالة وجود تصاريح للتجديد، يجب إضافتها إلى ميزانية الإغلاق كمصروفات اللحظة الأخيرة. بالإضافة إلى ذلك، يتم إعداد مذكرات تقدير لجميع الفرق لمكتب الموارد البشرية تقديراً لجهودهم.
3. جمع الوثائق:
خلال مرحلة التخطيط للمشروع، يتم التعامل مع قائمة التسليمات لأصحاب سير العمل وقادة الفريق ومديري المشروع. تحتاج هذه القائمة إلى المراجعة للتحقق من إنشاء جميع الوثائق في الوقت المحدد. القيام بعمل سير عمل بخطوات الحصول على الوثائق التي فاتتك وما هو الموعد النهائي لطلبها من أجل الإغلاق في اليوم المخطط له. انتبه إلى الوثائق والأوراق السرية التي تتطلب توقيعًا من أطراف ثالثة.
الأنشطة التي يتم الاضطلاع بها في إطار إغلاق المشروع تحتاج إلى الإبلاغ عنها وتدوينها. تتم متابعة عملية التخصيصات التي تم إجراؤها خلال الخطوات الأولى للإغلاق من خلال التقارير اليومية. تحتاج هذه الوثائق أيضًا إلى قائمة خاصة بها لتسجيل التكاليف الإضافية ومشكلات العملية.
4. الإغلاق والانتهاء من العميل:
بعد أن يكون لديك جميع التسليمات وتوقعات الميزانية والميزانية الرسمية في متناول اليد، فقد حان الوقت لترتيب اجتماع مغلق مع العملاء. هنا، يجب أن يوافقوا ويوقعوا على قائمة الوثائق المقدمة. ولكن بخلاف الأعمال الورقية، يجب أن تتأكد من رضا العميل عن النتيجة النهائية للمشروع. من المهم إجراء محادثة صادقة إن أمكن.
في حالة عدم تمكن العميل من الاجتماع شخصيًا، تعد الاستطلاعات السريعة خيارًا جيدًا للحصول على رؤى حول أفكارهم حول تنفيذ المشروع وعملية التخطيط وبشكل عام إذا تم تنفيذ الأنشطة بشكل صحيح.
5. فقدان الأوراق وتقييم الميزانية وإدارة المخاطر:
في ظروف مثالية وبعد إغلاق العميل، يجب ألا يفوتك العمل الورقي أو مصاريف اللحظة الأخيرة. ومع ذلك، اعتمادًا على نوع المشروع، قد تظل التكاليف الإضافية سارية، غالبًا في حالة عدم وجود أوراق أو أنشطة بالتعاون مع أطراف ثالثة. لا يُشارك تقييم المخاطر إلا عندما تكون جميع الوثائق في حالة جيدة ومعتمدة وموقعة من قبل العميل والمديرين.
في تقييم المخاطر، يناقش رؤساء كل قسم والعاملين ذوي الخبرة ما إذا كانت هناك خيوط تتعلق بإغلاق المشروع. على سبيل المثال، هل هناك أنشطة تستحوذ على جزء كبير من ميزانية الإغلاق ويتأثر التدفق النقدي للمهام الأخرى. كما قد يظهر خطر بيئي أو سياسي بعد انتهاء المشروع واستخدام المنتج من قبل العميل.
6. كتابة التقرير النهائي:
بعد تقييم المخاطر ومع جميع الوثائق، حصلت على مشهد تفصيلي للأداء الكامل للمشروع مقسم إلى مراحل مختلفة. في التقرير النهائي، تمثل نتائج كل مرحلة من مراحل المشروع المحور المركزي جنبًا إلى جنب مع وصف موجز لبعض الأنشطة الرئيسية والعمليات المطلوبة لإنهائها والمخرجات التي تم إنشاؤها.
وبالمثل، يتم تسليط الضوء على المشكلات التي تمت مواجهتها أثناء تنفيذ المشروع وتخطيطه للحصول على مخطط تقريبي للحلول. بأي وسيلة، يهدف التقرير النهائي إلى إعطاء وصف كامل للمشروع، لذلك من الحكمة إبقائه موجزاً وموجها نحو النتائج.
7. جمع الفريق للدرس المستفاد:
حتى لو كان الأداء الرئيسي أقل من المتوقع، فمن الجيد إنهاء المشروع بظروف جيدة. بدءًا من الإنجازات، إلى الصعوبات التي تحملتها الفرق لتشغيل المشروع، والأنشطة التي فشلت في التنفيذ، يجب أن يسلط فريق الإغلاق الضوء على الإنجازات وتقييم السلبية بالتساوي. إظهار دور الموظفين والمقاولين في المشروع وكجزء أساسي من بناء الشركة يعزز العلاقات مع المديرين، ويشجعهم على مواصلة التعلم والتحسين.
