تقارير البناء وإعداد التقارير

تختار شركات البناء الأكثر نجاحًا إنشاء تقارير مختلفة تشارك جميع المعلومات المهمة المطلوبة حتى تستمر أعمال البناء في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية. كان يتم تسليم هذه التقارير في شكل ورقي ثم إرسالها بالبريد الإلكتروني إلى جميع المعنيين. ومع ذلك، في السنوات الأخيرة، مع تقدم التكنولوجيا، يمكن لكل شخص ببساطة النقر فوق البرنامج والحصول على جميع التقارير المقدمة في متناول يده.

هذا يعني أنه يمكن للجميع الرجوع بسهولة إلى التقارير الأخرى أينما كانوا والبقاء على اطلاع دائم بالمعلومات التي تمت مشاركتها طوال يوم العمل. يمكن أن تزيل التقارير الرقمية أعباء إدارية وعقلية خطيرة عن المسؤولين، مثل رؤساء العمال وقادة المشاريع ومهندسي المشاريع.

ما هي التقارير الميدانية؟

يعد إعداد التقارير الميدانية أحد الركائز الأساسية لنجاح كل مشروع بناء في البناء. إنه يعطي الطاقم في الموقع رؤية كاملة للمشروع وفهمًا جيدًا لما يجب القيام به. كل شخص في الموقع هو جزء من عملية إعداد التقارير مع ارتباط جميع المهام والأنشطة ارتباطًا وثيقًا. يمكن أن يكون لأدنى تأخير في مهمة واحدة تأثير خطير على الميزانية والإطار الزمني للمشروع بأكمله.

الطريقة التي يتم بها توثيق التقدم تلعب دورًا جوهريًا. تتطلب التقارير التقليدية الكثير من الوقت والموارد على أساس يومي، وهو عبء إداري خطير يمكن أن يعيق الإنتاجية. الطريقة التي يتم بها مشاركة هذه التقارير مع بقية الفريق مهمة أيضًا. كان (Excel وWord) من الخيارات الجيدة قبل عشر سنوات، ولكن في معظم الحالات اليوم، يمكن أن يتسببوا في مشاكل كبيرة.

في ذلك الوقت، عمل الجميع بطريقة منعزلة مما أدى إلى شل أصحاب المصلحة المختلفين في المشروع من البقاء على رأس عملية إعداد التقارير الميدانية الخاصة بهم. تاريخياً، أدى هذا إلى سوء فهم مكلف وتأخير المشروع.

ما هو تقرير البناء؟

هناك العديد من الأنواع المختلفة لتقارير البناء التي تغطي مجموعة واسعة من الأنشطة. يمكن تلخيص بعض فئات تقارير الإنشاء الأكثر شيوعًا على النحو التالي:

تقارير الاتجاه:

تستخدم تقارير الاتجاه على نطاق واسع في صناعة البناء. يقدمون أحدث حالة في أنواع تشييد المباني المختلفة ويحللون ما إذا كانت أهميتها في السوق ترتفع أو تتناقص. يتم إنتاج هذه التقارير على أساس سنوي لمساعدة أصحاب المصلحة في القطاع في الحصول على نظرة عامة جيدة على أحدث اتجاهات السوق والتغيرات.

تقارير المواد:

المواد الجديدة تعطل عملية البناء خلال السنوات القليلة الماضية. تعتمد شركات الإنشاءات على تقارير المواد في محاولة لمواكبة أحدث التغييرات، وتعزيز الإنتاجية وجودة البناء. للحصول على تقارير المواد، سيحتاج المقاولون إلى شراء أو التسجيل في المنظمات / الخدمات التي تنشئ تقارير السوق هذه.

تقارير التكلفة:

تقارير التكلفة جوهرية لكل مشروع بناء. يتم استخدامها دائمًا خلال مرحلة العطاء للمشروع من أجل تقديم تقدير دقيق للتكلفة فيما يتعلق بالقوى العاملة والمواد التي سيتم استخدامها. عادة، يتم إعداد تقرير التكلفة من قبل المقاول ويتم بناؤه وفقًا للتصميم الذي قدمه العميل.

ما هو تقرير تقدم البناء؟

أحد أكثر تقارير الإنشاء شيوعًا هو تقرير تقدم البناء، المعروف أيضًا باسم التقرير اليومي، وهو أمر بالغ الأهمية لنجاح كل مشروع. تحتوي تقارير التقدم هذه عادةً على ملاحظات ميدانية وقائمة بالأنشطة التي يتم إنجازها كل يوم. بمجرد مشاركة تقارير التقدم في أعمال البناء، سيتم إعلام جميع المشاركين في المشروع بمكانة الأمور وما لا يزال يتعين إكماله.

يعد إعداد التقارير اليومية أمرًا ضروريًا لكل مشروع بناء والطريقة الوحيدة لعملية بناء فعالة من حيث التكلفة والوقت. ولكن لكي يتم إعداد التقارير اليومية بكفاءة، يلزم اتباع نهج رقمي أكثر.

كيف تعد تقرير ميداني في البناء؟

فيما يلي الأشياء العشرة التي يجب تضمينها في كل تقرير يومي:

• التاريخ: التاريخ الذي تتعلق به المعلومات، والذي يجب أن يكون أيضًا تاريخ كتابة التقرير وتقديمه.

• أحوال الطقس: أحوال الطقس لذلك اليوم، حيث ستوضح سبب عدم اكتمال مهام معينة أو سبب مغادرة الجميع لموقع العمل مبكرًا أو وصولهم متأخرًا.

• حالة موقع البناء: الظروف المادية لموقع العمل، والتي ربما تكون قد أثرت على مقدار العمل المنجز في ذلك اليوم.

• نظرة عامة على الموارد: الموارد التي كانت متاحة وغير متوفرة في ذلك اليوم. قد تشمل هذه القائمة الموظفين والمعدات والمواد.

• كتابة حالة الوظيفة المؤدية في الحقل: العمل الذي تم تنفيذه وحالة كل وظيفة.

• قائمة الاضطرابات / التأخيرات: قائمة بأي اضطرابات أو تأخيرات حدثت في ذلك اليوم.

• قائمة مراجعة المخزون: قائمة مراجعة المخزون التي ستظهر ما هو موجود في المخزون وما قد يصل بعد الموعد المخطط له.

• المخاطر المرتقبة: المخاطر المحتملة للتأخيرات المستقبلية، بحيث يمكن للجميع العمل على تجنب هذه المشاكل.

• قضايا السلامة والبيئة: أي حوادث تقع سواء كانت متعلقة بالسلامة أو البيئة. يجب أيضًا تضمين اسم الموظفين، بالإضافة إلى التفاصيل والصور المحددة.

• ملاحظات وتعليقات إضافية: قد تكون هناك أيام قد تكون فيها الملاحظات أو التعليقات الإضافية ضرورية، ويجب تضمينها في النهاية إذا لم تكن مناسبة لأي من الفئات الأخرى.

لماذا تقارير البناء مهمة؟

قد يؤدي ترك أي من هذه المعلومات خارج التقرير اليومي أو اختيار تخطي تقرير ميداني يومي هنا وهناك إلى إحداث فوضى في أي مشروع. قد يجعل التقرير المفقود العمال غير مدركين للوقت الذي يجب أن يكونوا فيه متاحين أو قد يتسبب في عدم اكتمال وظيفة معينة على الموقع لأنه لا أحد على علم بأن العمل لم يكتمل بعد.

يمكن أن تكون التقارير اليومية مفيدة أيضًا في نهاية المشروع إذا كان المالك لديه مشكلة ويريد اللجوء إلى المحكمة بشأن أمر تم أو لم يتم فعله. يمكن أن تثبت هذه الملاحظات أن كل شيء قد تم كما ينبغي، دون ترك أي أسئلة بدون إجابة.

يضمن تحويل عملية إعداد التقارير الرقمية الخاصة بك عدم ضياع أي معلومات وأن هناك مصدرًا موضوعيًا للحقيقة لكل ما حدث في الميدان. يمكن أن يؤدي نسيان شيء واحد صغير في تقارير الإنشاء إلى إحداث فرق بين البقاء على الميزانية وتحقيق الربح وتجاوز الميزانية والانتهاء بالديون. يحتاج البناء إلى رقمنة عملية إعداد التقارير الخاصة به من أجل تنسيق الفرق الميدانية بشكل أفضل وتمهيد الطريق لقطاع أقل عرضة للخطأ.

يعد إنشاء تقارير مفصلة وبديهية بطريقة بسيطة وسريعة أمرًا حيويًا. بمساعدة أداة رقمية موثوقة، يجب أن تكون قادرًا على إنشاء تقرير (PDF) جديد ومشاركته مع فريقك في الوقت الفعلي. على سبيل المثال، باستخدام هذه الأدوات، يمكنك إضافة صور وتعليقات ومعلومات حول الطقس من أجل تقديم فهم متعمق لسبب حدوث الأشياء ومتى.

يعد التوقيت أمرًا بالغ الأهمية في مشاريع البناء، لذلك من الأفضل استخدام أداة تسمح لك بتصفية المعلومات بناءً على فترات محددة وإنشاء تقارير ميدانية وفقًا لذلك. تتبع التقدم المحرز في مشروعك وتأكد من أن الجميع في نفس الصفحة.

لإعداد التقارير القائمة على البيانات، أنت بحاجة إلى أداة رقمية قادرة على تخزين جميع البيانات تلقائيًا وآخر التغييرات عليها. كما أنه يسهل على مديري المشاريع استرداد كل هذه المعلومات القيمة عند الحاجة. باستخدام نظام مثل هذا، لن يضطر فريق المشروع أبدًا إلى التساؤل عمن فعل ماذا ويمكن أن يشعر بالاطمئنان إلى أن الصور ومقاطع الفيديو والتعليقات وتقارير التقدم وتغييرات التاريخ قد تم تسجيلها في النظام.