خمس أساسيات في إدارة القيمة المكتسبة

تدور إدارة القيمة المكتسبة حول القياس والمقارنة مع خطة محددة جيدًا. لذلك، لا يمكنك القيام بذلك إلا في المؤسسات التي تحتوي على عناصر أساسية معينة. المبادئ التوجيهية الـ 32 المحددة بموجب معيار (EIA-748) تناقش بالتفصيل العمليات والأنظمة الأساسية لتطبيق (EVM). تم تحديد هذه المبادئ التوجيهية كجزء من خمسة مبادئ عامة. ولكن مرة أخرى، يجب أن يختلف مستوى التفاصيل والنفقات العامة للتنفيذ بناءً على عوامل بما في ذلك النضج التنظيمي وحجم المشروع وتعقيده والمتطلبات التعاقدية. دعونا نراجع هذه المبادئ.

تنظيم ونطاق المشروع:

نبدأ بتحديد عنصر “ماذا” في المشروع مع مجموعة المتطلبات وتعريفات النطاق. توصينا المبادئ التوجيهية الخمسة الموثقة كجزء من هذا المبدأ بإنشاء ثلاث وثائق مهمة:

• هيكل تقسيم العمل (WBS): القيام بإنشاء (WBS) لتقسيم التسليمات عالية المستوى إلى حزم عمل أصغر. هذا التمثيل الرسومي للعمل الذي وضعناه لإكماله يوضح النطاق.

• هيكل تقسيم المنظمة (OBS): القيام بإنشاء (OBS)، وهو شكل من أشكال المخطط الهيكلي، والذي يوضح الأشخاص والفرق والأقسام المشاركة في المشروع، إلى جانب التسلسل الهرمي والأدوار والمسؤوليات. يخاطب (OBS) عنصر “من”.

• مصفوفة تعيين المسؤولية (RAM): تتداخل مع (WBS) و(OBS) لإنشاء ذاكرة وصول عشوائي، تحدد بالضبط المهمة التي سيتم تنفيذها من قبل من. سيتم قياس كل من هذه التعيينات أو حسابات التحكم في المراحل المستقبلية.

التخطيط والجدولة وإعداد الموازنات:

الهدف من المبادئ التوجيهية في هذا المبدأ هو المساعدة في تحديد خط الأساس للمشروع بشكل ملموس. هذه هي المعلمات التي سيتم على أساسها مراقبة المشروع والتحكم فيه طوال دورة الحياة. تعد (WBS) نقطة انطلاق جيدة لمرحلة التخطيط. نحن نضمن أن الأنشطة المتعددة يتم تجميعها ضمن حزمة عمل واحدة ويتم تجميع حزم العمل المتعددة تحت حساب تحكم واحد.

سيكون لكل حساب مدير حساب يراقب تقدمه (في الواقع، يمكن لنفس الشخص إدارة حسابات متعددة). في هذه المرحلة، نحدد عنصر “متى”، ونحدد كل من المراحل الرئيسية ذات المستوى العالي والمنخفض وتعيين تواريخ استحقاق واضحة لكل نشاط.

بعد ذلك، ننتقل إلى تخصيص الميزانية على مراحل زمنية، وتقسيم الميزانية الإجمالية على مستوى كل نشاط داخل حزمة عمل. وهذا يشمل التكاليف، مثل العمالة، المواد، التعاقد مع المقاولين والمقاوليين الفرعيين. نقوم أيضًا بتعيين طرق لقياس التقدم لكل حزمة عمل، والتي ستقرر كيفية حساب (EV) في وقت لاحق لمهمة قيد التنفيذ. يُطلق على مجموع كل الأعمال المدرجة في الموازنة خط الأساس لقياس الأداء. بالإضافة إلى ذلك، يخصص مديرو المشاريع احتياطيات إدارية لزيادة غير متوقعة في النطاق.

حساب التكاليف الفعلية:

تناقش مجموعة من ستة إرشادات عملية حساب التكلفة. إنّ تركيز هذا النشاط بسيط لقياس التكاليف الفعلية. ولكن من المهم أن يكون لديك أنظمة يمكنها تتبع التكاليف على مستوى حزمة العمل، وإلا فسيكون من الصعب قياس التقدم بدقة. أيضًا، من الممكن أن تتكبد / تدفع التكاليف الفعلية بعد بضعة أشهر فقط، ولكن يجب تخصيص جزء منها في وقت مبكر جدًا لحساب القيمة المكتسبة. لتجنب هذه التأخيرات في الحجز، تؤكد الإرشادات على محاسبة المستحقات.

تحليل وإعداد التقارير عن أداء المشروع:

يتم وصف حسابات (PV) ،(EV) و(AC) جنبًا إلى جنب مع الفروق والمؤشرات بالتفصيل في هذا القسم مع ستة إرشادات. الفكرة هي الإبلاغ عن هذه الأرقام باستمرار بحيث يكون لأعضاء الفريق وكبار القادة والعملاء رؤية في تقدم المشروع. لكن التركيز ينصب على تحديد الإجراءات التصحيحية التي يجب اتخاذها، مثل القياس مقابل خط الأساس وأرقام التقارير.

توصي المبادئ التوجيهية بتحديد عتبات التباين. عندما تشير تقارير أداء التكلفة إلى حدوث اختراق للحد الأدنى في حساب التحكم، يمكن للمرء أن يتعمق في اكتشاف المهام التي تنطوي على مشاكل.

المراجعات وحفظ البيانات:

تقر المبادئ التوجيهية الخمسة الواردة في هذا القسم بأنّ خط الأساس للمشروع ليس صارمًا، خاصةً عندما يتم الكشف عن مناطق المشاكل في منتصف المشروع. لكن لا يمكنك مراجعة خط الأساس في كل مرة تزيد فيها الإنفاق أو يحدث تأخير في مهمة. بعض السيناريوهات عندما توصي المبادئ التوجيهية بمراجعة خط الأساس هي عندما يكون هناك تغيير مصرح به في نطاق المشروع أو التكلفة أو الجدول الزمني للمشروع أو عندما يكون هناك تقلب في الأسعار.

يعد إنشاء خطط إدارة التغيير، إدارة المخاطر والحصول على الموافقات اللازمة وتقييم الحاجة إلى الانغماس في احتياطي الإدارة، بعض الأنشطة التي تندرج تحت هذا القسم.