كيفية إدارة فريق البناء عن بعد بشكل فعال

يتجه مكان عمل البناء الحديث نحو قوة عاملة أكثر بعدًا. يتضمن الترتيب التقليدي انتقال مديري المشروع من موقع بناء إلى آخر للتحقق من أداء كل مشروع. نظرًا لأن هذا النظام كان مستهلكًا للوقت وكثافة العمالة والأهم من ذلك مكلفًا، فقد استفادت شركات البناء من التقنيات الجديدة لإدارة القوى العاملة دون التواجد في الموقع.

بنقرات قليلة على جهاز كمبيوتر أو لمسة على هاتف ذكي، يمكن لمديري المشاريع مراقبة أولئك الذين يعملون في الموقع، وتحديد المدة التي عملوا فيها من خلال التتبع في الوقت الفعلي، والتعاون مع المشرفين وأعضاء الفريق لتبادل الأفكار وإصدار الأوامر.

الراحة التي توفرها تكنولوجيا الاتصالات الجديدة لا تخلو من عيوبها. يمكن أن يؤدي العدد الهائل من العمال خارج الموقع إلى جعل إدارة المشروع مربكة، خاصة بالنسبة لأولئك الجدد في نظام الإدارة عن بُعد. ولكن لكي تتطور صناعة البناء، يجب أن تتكيف. لإرشادك، إليك بعض النصائح المفيدة لجعل الإدارة عن بُعد للقوى العاملة في مجال البناء لديك فعالة.

استخدام منصة اتصال قوية:

الاتصال هو أول شيء يجب مراعاته عندما يتعلق الأمر بالإدارة عن بُعد. تعد موثوقية نظام الاتصال أمرًا بالغ الأهمية لضمان التدفق السلس لعملية اتخاذ القرار منك بصفتك مدير القوى العاملة إلى أعضاء فريقك العاملين في الميدان. هذا مهم بشكل خاص عند التواصل مع أعضاء الفريق العاملين في مشاريع البناء في ولايات ومناطق زمنية مختلفة.

لديك عدة خيارات لأدوات الاتصال المتاحة حاليًا في السوق والتي يمكنك استخدامها للاجتماعات عبر الإنترنت والمحادثات النصية ومحادثات الفيديو ورسائل البريد الإلكتروني. من الناحية المثالية، تريد نظامًا أساسيًا للتعاون حيث يمكنك مركزية معلومات موقع البناء والتحكم في كيفية مشاركتها. هذه عدة أنواع من البرامج التي يحتاجها أي فريق إنشاء عن بُعد:

• برامج إدارة المشاريع: يمكن أن يؤدي تعقيد مشاريع البناء إلى جعل الإدارة مربكة. يمكن أن يضمن برنامج إدارة المشاريع حيث يمكنك تفويض المهام أن يكون جميع أصحاب المصلحة على نفس الصفحة.

• برنامج مؤتمرات الفريق: عندما لا تكون رسالة البريد الإلكتروني السريعة كافية، يمكن للاجتماع وجهًا لوجه من خلال برنامج مؤتمرات الفريق أن يجعل التواصل بينك وبين فريقك البعيد يتدفق بحرية أكبر.

• برنامج جدولة الموظفين: نظرًا لأن معظم المواقع تعمل بساعات ممتدة تتكون من نوبات متعددة، فقد تحتاج إلى استخدام برنامج جدولة الموظفين لإدارة موظفيك.

مهما كان اختيارك، استخدام أداة اتصال واحدة فقط والالتزام بها يحافظ على الاتساق.

تبسيط عملية إدارة المهام الخاصة بك:

هناك شيئان تحتاجهما عند إدارة مهام القوى العاملة في مجال البناء. أولاً، يجب أن يكون جميع أعضاء الفريق على نفس الصفحة. وثانيًا، يجب أن تكون قادرًا على معالجة المشكلات على الفور لمنع التأخير. للقيام بذلك، تحتاج إلى استخدام أداة إدارة المشروع لتحديد مشاكل الموقع ومتابعة المهام وتحديد المواعيد النهائية للوظيفة.

مرة أخرى، هناك العديد من أدوات إدارة المشاريع المتوفرة في السوق. لا يهم أي واحد تستخدمه ولكن ابحث عن أداة تسمح لك بتنظيم مهامك حسب النوع أو الاستعجال، تحديد العمل الذي يجب القيام به وتعيين جدول زمني لمنع تأخير المشروع.

التعرف على أعضاء فريق العمل البعيد:

عند إدارة أعضاء الفريق عن بُعد، يميل مديرو القوى العاملة إلى الحديث فقط عن المهام التي يجب القيام بها وتسميتها يوميًا. هذا أمر مفهوم لأن معظم مشاريع البناء تعمل بمواعيد نهائية ضيقة. ومع ذلك، إذا كانت هذه هي الحالة، فأنت تفتقد جزءًا مهمًا من الإدارة عن بُعد وهو، بناء علاقة مع أعضاء فريقك.

يحتاج مديرو المشاريع إلى أن يكونوا سباقين في إنشاء حالات يمكن أن تجعل الفريق بأكمله يتعرف على بعضهم البعض. بعد كل شيء، مع وجود قوة عاملة عن بعد، لا توجد آلة لصنع القهوة أو آلة تصوير يمكن أن تصطدم بها زميل وتجري محادثة قصيرة. بدلاً من ذلك، يمكنك إنشاء قناة غير متعلقة بالعمل في أداة الاتصال الخاصة بك حتى يتمكن فريقك من التحدث عن الأشياء غير المتعلقة بالعمل. يأتي بناء الوئام من رغبة صادقة في التعرف على شخص ما. خذ الوقت الكافي للقيام بذلك وسيحب أعضاء فريقك العمل معك أكثر.

الاحتفال بإنجازات فريق العمل:

لنواجه الأمر. أعمال البناء ليست دائماً تجربة سعيدة. بعض جوانب العمل مرهقة، خاصة مع الأخطار الموجودة في المجال. الأمر متروك لك كمدير فريق عن بُعد للتخفيف من بعض مشكلات العمل هذه وتحسين ظروف عملهم. إن الاحتفال بالمعالم التي حققها فريقك يصنع المعجزات لجميع الموظفين، وأكثر من ذلك لموظفيك عن بعد. يمنح الاعتراف بإنجازاتهم شعوراً بالإنجاز للعمل الذي قاموا به.

إحدى الطرق التي يمكنك من خلالها إظهار ذلك هي الكتابة عن فريقك البعيد في منشورات مدونة على مستوى الشركة. يمكنك أيضًا إبراز إنجازهم في النشرات الإخبارية لشركتك وحتى على موقع الويب الخاص بك. يسلط هذا الضوء على العمل الذي يقومون به ويوفر فرصة لأعضاء آخرين في شركتك، وخاصة الإدارة العليا، للتعرف على العاملين لديك في الميدان.

شيء آخر يمكنك القيام به هو إقامة حفلة افتراضية كاملة مع الطعام والأنشطة. يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل طلب بيتزا أثناء عقد مؤتمر افتراضي بعد العمل.

مقابلة فريق العمل شخصيا:

قد يؤدي امتلاك الأدوات اللازمة لإدارة الفرق البعيدة إلى جعل السفر من موقع البناء إلى موقع البناء غير ضروري. ومع ذلك، هذا لا يعني أنك لست مضطرًا للقاء فريقك شخصيًا بين الحين والآخر. لا يزال للتنشئة الاجتماعية تأثير كبير على معنويات الفريق ويمكن أن تؤدي مقابلة أعضاء فريقك وجهًا لوجه إلى تحسين علاقتك.

بادئ ذي بدء، البيانات التي تقوم بمشاركتها من خلال (WhatsApp) على سبيل المثال ثابتة وتفتقر إلى السياق الذي تحتاجه فرق المشروع للتخطيط المسبق ومراقبة التقدم في مهامهم. إذا قررت استخدام (WhatsApp) في عمليات الإبلاغ والمراقبة، فستحتاج في النهاية إلى تعيين شخص ما فقط لاستخراج المعلومات من النظام الأساسي على أساس أسبوعي حتى يظل الجميع على اطلاع.

لذلك يتحول هذا بسرعة إلى نهج مكثف يدويًا وينتهي بك الأمر بالعمل على برامج قديمة محاطة بأجزاء لا نهائية من المعلومات الهامة دون أي سياق أو اتصال بالمهام الخاصة بكل منها. يمكن أن يفتح هذا الطريق أمام المزيد من الانقطاعات والمزيد من التأخيرات التي سيكون لها تأثير خطير على ميزانية مشروعك.

اجتماع الفريق هو فرصة مثالية لك ولفريقك للتعرف على بعضكما البعض بما يتجاوز تفاعلات العمل المعتادة. يمكنك استخدام هذا الحدث للتحدث معهم شخصيًا حول مراجعات أدائهم وخططهم للمستقبل وما يمكن للشركة القيام به لتحسين ظروف عملهم.

تعد إدارة القوى العاملة في مجال البناء تحديًا. بل إن إدارة فريق إنشاءات عن بُعد أكثر من ذلك. لإنشاء علاقة مثمرة مع الموظفين عن بُعد والحفاظ عليها، تأكد من أن لديك الأدوات المناسبة للاتصال. طالما أنك تقوم بتوصيل رسائلك بوضوح، تتبع أنشطة العمل، التعرف على أعضاء فريقك، فإن مشروعك سيستمر بسلاسة.