أسس وإجراءات تنظيم المناسبات الخاصة في المؤسسات الخيرية

ما هي أسس تنظيم المناسبات الخاصة في المؤسسات الخيرية؟

يجب على ممارس العلاقات العامة في الجمعيات الخيرية، أن يتقن الأسس التي تَمرّ بها علمية تنظيم المناسبات الخاصة، فهناك أسس ينبغي أن تكون واضحة في ذهنه، عن أي عقود مناسبة قبل الإعداد لها، وقبل أن يبدأ الإعداد ﻷي مناسبة ينبغي أن نحصل على إجابة على الأسئلة التالية:

• هل هذه المناسبة هي الأولى من نوعها أم لا؟
  
• ما الغرض والهدف من عقد المناسبة الخاصة؟
  
• هل الغرض من المناسبة مناقشة عمل المؤسسة، أو لخلق مناسبة اجتماعية، أو لخلق صلات مع بعض الأشخاص أو الجهات، أو لغرض معلومات جديدة، أو للترويج السياحي، أو الترويج لأفكار ومعتقدات جديدة، أو لنقل المعرفة والأساليب والتقنيات.
  

إجراءات تنظيم المناسبات الخاصة في المؤسسات الخيرية:

إنَّ نجاح المناسبة وقدرتها على تحقيق أهدافها، يتوقف على مجموعة من الإجراءات، والجهود التنظيمية التي يقوم بها رجال العلاقات العامة منذ التفكير في عقد المناسبة، وحتى تصبح حقيقة واقعية، وهي ما يعرف بمرحلتي الإعداد والتنظيم، وعند تنظيم مناسبة يجب على إدارة العلاقات العامة مراعاة ما يلي:

• توفير أدوات العلاقات العامة اللازمة: مثل الكتيبات والمطويات والملصقات وغيرها من الأدوات، التي تستخدم بشكل عام، أو تلك التي أعدت خصيصاً لتوزيعها في المناسبة؛ بحيث يتم توزيعها بكميات كبيرة.
  
• تركيز الانتباه على المنتجات أو الخدمات الجديدةالتي تقدمها المؤسسة: مع مراعاة إبراز ما هو جوهري منها، أو غير عادي باعتبار أنَّ ذلك يُسهم في تركيز انتباه الجمهور على ما تريد المؤسسة إبرازه أو إظهاره.
  
• توفير قاعدة معلوماتية تمثل خلفية حول المؤسسة ومنجزاتها: فالكثير من محرري الصحافة المتخصصة، أو صحافة الاهتمامات الخاصة، يسعون إلى الحصول على هذه المعلومات؛ لتساعدهم في إعداد تغطيات شاملة حول المناسبة والمشاركين فيها وأية معلومات أخرى متوفرة.
  
• تقديم صورة إيجابية حول المؤسسة: من خلال عرض الملصقات، أو الصور الفوتوغرافية الملونة، أو غير الملونة التي تبرز المؤسسة ومنجزاتها وأهدافها من جهة، ومنتجاتها أو خدماتها من جهة أخرى.
  
• تزويد الصحفيين بأخبار جديدة صحفية دقيقة وواضحة: حول مشاركة المؤسسة في المعرض، إضافةً إلى تفاصيل وصور حول ما هو جديد في هذه المشاركة.