إنها من أكثر المسائل الإدارية حاجة للتدريب ومناقشة الاجتماعات، حيث أن نجاح الاجتماعات، سبب كبير لنجاح المؤسسة وأعمالها، ويحتاج رؤساء الاجتماعات بعض الأفكار، لتطوير قدراتهم على إدارتها.
أفكار في إدارة الاجتماعات الناجحة في المؤسسات التطوعية:
- البدء في إدارة الاجتماعات، من خلال تحديد مدة البدء بشكل مفهوم وواضح، وأيضاً تحديد مدة ختام الاجتماع، بحيث جعل الاجتماع بشكل دوري وذو توقيت محدد، وتحديد مكان واحد للاجتماع، والعمل على وضع خطة عمل للاجتماع، وتوصيل خطة العمل إلى المجتمعين، قبل فترة زمنية كافية، وكذلك دعوة للاجتماع الذين يجب أن تنتفع منهم في اتخاذ القرارات اللازمة والضرورية.
- خلال الاجتماع يتم وضع مُقرر مسؤول عن التسجيل والتذكير بالقرارات، والانتباه للغة غير اللفظية والتعامل معها، مثل لغة الوجه والعينين والجسم، فإنها تدل على مفاهيم عديدة، ويجب توزيع الأدوار حسب التخصصات، والحزم في توجيه النقاشات، والتعرف على طبائع الأفراد والانتفاع من كل شخص بالطريقة التي تخدم المصلحة العامة.
- ختام الاجتماع، من خلال التأكد من تسجيل جميع القرارات، وتحديد مدة النهاية لتنفيذه، والتأكد من وصول القرارات إلى المنتفعين من خلال الاجتماع، والتذكير بالمسائل التي يجب مناقشتها الاجتماع القادم.
- المتابعة بصورة شخصية وتشجيع تنفيذ القرارات.
