ما هي اللجان المحلية والشعبية
تُعتبر اللجان المحلية والشعبية أدوات أساسية في التنظيم البنائي للمؤسسات الاجتماعية العاملة في ميادين الرعاية الاجتماعية، ويقصد بكلمة أداة هنا أنَّ إدارة المؤسَّسة الاجتماعية تستخدم اللجان لتحقيق بعض المهام أو المسؤوليات التي تحتاج إلى عمل فريقي أو جماعي مشترك يقوم على الديموقراطية بحيث يتيح لمجموعة من الأفراد التعاون المشترك لتحقيق الهدف الذي تسعى إليه المؤسَّسة الاجتماعية.
يُفهَم من هذا أنَّ اللجان هادفة بطبعها للقيام بعمل خاص توجهه إدارة المؤسَّسة وينص في معظم الأحوال على أنواع اللجان الثابتةِ أو الدائمة في إدارة المؤسَّسة وكيفية تشكيلها والمهام أو المسؤوليات التي تُسنَد إليها، ويتم انتخاب اللجنة أو تعيين أعضائها بالاختيار بمعرفة مجلس إدارة المؤسَّسة أو من بين أعضاء الجمعية العمومية، وأحياناً ينضّم إلى عضوية اللجنة بعض المواطنين من المهتمين بنشاط المؤسَّسة الاجتماعية وميدان عملها كما يمكن أن تضم خبراء أو مهنيين من المتطوعين وقدّ تنقسم اللجنة إلى لجان فرعية تتولَّى مسؤوليات محدَّدة كجزء من النشاط العام الذي يسند إلى اللجنة الأم.
واللجان المحلية التي تساهم في إدارة المؤسّسات الاجتماعية القائمة في البيئات المحلية هي أسلوب يعتمد عليه العمل الجماعي المنظم سواء في إدارة التنظيمات الحكومية المحلية على مستوى القرى والمدن والبلديات والتنظيمات المحلية الأخرى، أو التنظيمات شبه الحكومية أو الأهلية التطوعية العاملة في مجالات الرعاية الاجتماعية وخدماتها وأنشطتها في المستويات المحلية أيضاً، كما يمكن استخدامها في إدارة المؤسَّسات الحكومية القومية وأجهزتها ولجانها القومية.
طريقة إدارة اللجان المحلية والشعبية
تستمد اللجنة سُلطاتِها من خلال التنظيم والإجراءات الشرعية التي تُخوَّل للجنةٍ ما اختصاصاتها ومسؤولياتها سواء كان الهدف من اللجنة رسم سياسات أو بحث أمر من الأمور وتقديم تقرير إلى إدارة المؤسَّسة عن نتائج البحث والتقصِّي أو القيام بعمل تنفيذي كحملة إعلامية أو حملة لجمع المال أو القيام بدور رقابي أو تعليمي…الخ، وفي أغلب الأحوال يصدر بتشكيل اللجان قرار من مجلس إدارة المؤسَّسة الاجتماعية سواء كانت حكومية أو أهلية تعتمد على المتطوعين.
إنَّ عضوية اللجنة تكون اختيارية أو بالتعيين، وعندما ينضّم العضو إلى اللجنة فإنَّه يزوَّد بكافة الصلاحيات المخوَّلة للأعضاء الآخرين، وبذلك يكون الأعضاء متساوين في مراكزهم الاجتماعية داخل اللجنة وهم مسؤولون أمام الإدارة عن الأعمال والأنشطة التي تقوم بها اللجنة ويتحدَّد عدد الأعضاء في ضوء مستويات اللجنة.
تقوم اللجنة بتحديد المهمَّة المُسنَدة إليها وتُمارس مسؤولياتها في ضوء القرار الصادر بتشكيلها أو طِبقاً للتعليمات الصادرة من مجلس الإدارة أو اللائحة الداخلية المنظمة لنشاط المؤسَّسة أو تعليمات مدير المؤسَّسة أو الجهاز.
يتم توزيع المسؤوليات داخل اللجنة على أساس وجود رئيس أو مقرِّر ورئيس مناوب أو مندوب يحلّ محلّه في حالة عدم تواجده وأميناً للسرّ ثمَّ بقية الأعضاء، على أنَّه ممّا تجدر الإشارة إليه أنَّ مسؤولية إدارة اللجنة في نشاطها هي مسؤولية جماعية بمعنى التأكيد على المساواة الكاملة بين أعضاء اللجنة من حيث سُلطاتِهم ومسؤولياتهم أمّا المكانات الموزَّعة فهي عملية تنظيمية لحسن تنسيق وتنفيذ المهام أو المسؤوليات والأدوار.
وتقوم اللجان بتنفيذ المهام المسندة إليها على أن تقوم بتسجيل نشاطها في محاضر اجتماعات وتقارير تُرفَع إلى الجهة الإدارية المختصَّة تتضمَّن الأهداف والنشاط الذي تقوم به والنتائج التي تحققت، وعادةً يقوم مجلس إدارة المؤسَّسة بتلقي تقارير اللجان وتجميعها وعرضها ومناقشتها أمام المجلس لاتخاذ القرارات المناسبة بشأنها.
الشروط الواجب توافرها لإدارة اللجنة الاجتماعية
- التحديد الواضح الدقيق لمهام اللجنة ومسؤولياتها ويراعى أن تكون الأهداف مناسبة وواقعية مع إمكانات اللجنة والظروف التي تعمل فيها.
- تحديد أعمال اللجنة ونشاطها في ضوء توقيت زمني يتناسب وطبيعة العمل على أن يكون هناك التزام بذلك التوقيت المحدَّد أمام جهاز الإدارة.
- تحديد ميزانية مالية والموارد التي تعتمد عليها اللجنة في تسيير نشاطها حتى يمكن أن تكون هناك خطَّة تمويلية جنباً إلى جنب مع الخطَّة التنفيذية.
- تسجيل نشاط اللجنة في تقارير دائمة وبطريقة منظَّمة ويُفَضَّل أن يكون هناك سِجل لاجتماعات اللجنة وقراراتها كما أنْ يكون هناك تقرير دوري منتظم عن نشاط اللجنة حتى يسهِّل على الإدارة متابعة نشاطها.
- إخضاع نشاط اللجنة وأعمالها للتقييم المستمر وذلك لضمان تحقيقها للأهداف التي قامت من أجلها.
- مراعاة ضمّ العدد المتخصِّص من الأفراد سواء كانوا من العاملين في المؤسَّسة أو من الخبراء المتواجدين في البيئة المحلية أو من المتطوعين من الأهالي ويُقصَد بضمِّ المُتخصصين: توفير خبرات محلية متخصِّصة في مجال النشاط الذي تمارسه اللجنة حتى يسهل عليها تحقيق مهامها.
- توفير المعلومات والبيانات التي تكون اللجنة بحاجة إليها في ممارسة نشاطها وتحقيق أهدافها وكذلك توفير أيِّ تسهيلات أو موارد تكون مطلوبة لأداء اللجنة لمهامها بكفاءة عالية.
- يقوم رئيس اللجنة في بداية عملها بتحديد أعمالها والأنشطة التي سيتم من خلالها إنجاز أهداف اللجنة والتوقيت الزَّمني المحدَّد لنشاط اللجنة وتوزيع المسؤوليات والأدوار والمهام المنوطة بالأعضاء مع شرح أغراض اللجنة ووظيفتها الأساسية.
- عادةً ما يتم تنظيم نشاط اللجنة وتعيين الأدوار الإدارية في الاجتماع الأول ونعني بذلك تحديد الرئيس المساعد وأمين السرّ والقيادة المالية والإجراءات الإدارية واللوائح والتعليمات التي تُسَيِّر نشاط اللجنةِ.
