التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسسات الخيرية

أهمية التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسسات الخيرية:

أدى الاعتماد على تقنيات الحاسبات الآلية في التوثيق والأرشفة، إلى تحوّل حاسم في عملية التوزيع الفكري والمعلوماتي، وبخاصة في مجال العلاقات العامة، والإعلام.
فقد حظى التوثيق التقليدي والإلكتروني، باهتمام إدارة العلاقات العامة؛ فهو فن تسهيل استخدام المعلومات للمؤسسة، عن طريق تقويمها ونسخها ورصدها وتنظيمها واختزانها واسترجاعها، وانطلاقاً من هذا الواقع المتطور، تأتي أهمية الوقوف على التوثيق، والأرشفة الإلكترونية في مجال العلاقات العامة.

يُعَد مفهوم التوثيق من المفاهيم العلمية الجديدة، التي انتسبت إلى عالم المعلومات الواسعة، وقد انتسب هذا المفهوم إلى مصطلحات علم المكتبات والمعلومات، والعلوم المتعلقة بهما بعد أن تطورت هذه المفاهيم، وتعمقت أعمالها واختصاصاتها، وخاصة بعد دخول التقنية الجديدة، والآلية في عملياتها.

مفهوم التوثيق الإعلامي في إدارة العلاقات العامة:

هو توثيق الإنتاج الفكري المتعلق بمجال الاتصال الجماهيري أو الإعلام، ويعني ذلك تناول البحوث والدراسات الأكاديمية والتطبيقية العملية، إلى غير ذلك من الإنتاج الفكري والمعلومات المتخصصة في فروع الإعلام المختلفة.

عمليات التوثيق والأرشفة الإلكترونية في المؤسسات الخيرية:

• التجميع والحصر.
  
• وضع النظم والأساليب الفنية الكفيلة باسترجاع مضمون هذا الإنتاج وتحليله “عمليات الفهرسة، التصنيف، التكشيف، والاستخلاص”.
  
• الإعلام عنه، وبذلك يتحقق الاستخدام الأمثل لهذا الرصيد الفكري، ويتسنى تيسير الإفادة منه.
  

أنواع المعلومات المراد توثيقها في المؤسسات الخيرية:

لكي يقوم ممارس العلاقات العامة في الجمعيات الخيرية، بالتوثيق والأرشفة الإلكترونية، لا بدّ أن يتعرف أولاً على نوعية المعلومات المراد توثيقها، حيث تنقسم المعلومات إلى أربعة أنواع؛ فهناك المعلومات العامة، أي التي من الممكن أن يستفيد منها الشخص العادي غير المتخصص، وهي تتصل بكل ما من شأنه إفادة المخططين في المجالات الاقتصادية والاجتماعية والإعلامية المختلفة، كالمعلومات الخاصة بالسكان والدخل.
وأيضاً المعلومات الخاصة بالعمل الإداري بالمؤسسة الخيرية، وهذه المعلومات تجمع وتصنف وفقاً لاحتياجات المؤسسة، أما النوع الثالث من المعلومات، فهي المعلومات العلمية، وهي التي تتصل بأحد فروع العلوم، مثل العلوم الاجتماعية، والنوع الرابع هو المعلومات التكنولوجية، وتنقسم بدورها إلى تخصصات كثيرة ومتعددة.