خطوات تخطيط العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية

خطوات تخطيط العلاقات العامة في المؤسسات الخيرية:

• تقييم الوضع الحالي: يجب على رجل العلاقات العامة أن يفهم الوضع الحالي للمؤسسة وسياستها وأهدافها، حتى يتمكن من تحديد هذه الاتجاهات والمواقف، فلا بّد من دراستها عن طريق عدة وسائل وأساليب منها الملاحظة، أو استطلاعات الرأي، أو البحث المكتبي.
  
• تحديد أهداف البرنامج: حيث على رجل العلاقات العامة أن يحدد الأهداف، من خلال إعداد برنامج للعلاقات العامة، وبناءً عليها يقوم بتجديد النشاطات والأعمال المفترض القيام بها، ولتحقيق هذه الأهداف من الضروري أن يتم ترتيب هذه الأهداف وفق أهميتها النسبية.
  
• تحديد الجمهور المستهدف من البرنامج: يتعين على رجل العلاقات العامة في هذه الخطوة، أن يحدد لمن من الجماهير سوف يوجه برنامج العلاقات العامة، هل سيوجه البرنامج إلى جمهور المستفيد، كما يجب معرفة إلى أي من فئات الجمهور التي سوف تقوم بتوجيه الرسالة الإعلامية.
  
• تحديد وسائل الاتصال المناسبة للبرنامج: من المهام الأساسية لرجل العلاقات العامة تحديد وسائل الاتصال المناسبة، التي تكفل وصول الرسائل الإعلامية إلى الجماهير المستهدفة بفعالية، وبأسرع وقت ممكن، وأقل تكلفة ممكنة، حيث في العادة لا يتم اختيار وسيلة اتصال واحدة، بل عدة وسائل اتصال، ومن وسائل الاتصال ما تكون خاصة، مثل الاجتماعات الدورية، أو نظام الباب المفتوح، أو مجلة المؤسسة أو التقارير الدورية.
  
• وضع برنامج العلاقات العامة: يتضمن برنامج العلاقات العامة الحملات الإعلامية، التي تنوي العلاقات العامة القيام بها من خلال فترة الخطة، مع إعداد جدول زمني، لهذه الحملات الإعلامية، يبين موعد بداية ونهاية كل حملة إعلامية، ويشمل البرنامج كذلك وسائل الاتصال التي تم اختيارها، وتكلفة كل وسيلة منها، بالإضافة إلى تعيين الأشخاص المسؤولين عن تنفيذ كل اتصال، واﻷوقات المناسبة لكل اتصال والاستراتيجية التي يمكن اتباعها.
  
• استراتيجية برامج العلاقات العامة: تنقسم برامج العلاقات العامة إلى نوعين رئيسيين، أولهما وقائي من خلال صيانة المؤسسة من الأخطار التي قد تحدق بها، والثاني علاجي من خلال حل المشكلات التي تواجه المؤسسة بعد حدوثها، سواء كان نشاط العلاقات العامة وقائياً أو علاجياً، فإنه يتحتم أن يكون مبنياً على أسس من التنظيم والإعداد، فإذا كانت برامج العلاقات العامة متعددة ومتنوعة، فمن الطبيعي أن يكون لكل ميدان استرتيجية خاصة تلائمه وتحقق أهدافه.