هناك العديد من الأطراف المهمة في عملية مشاركة المتطوعين، من أبرزهم أعضاء مجلس اﻹدارة، الذين يحددون اتجاهات المؤسسات غير الربحية، باﻹضافة إلى الإدارة العليا في كل من الوزارات الحكومية والمؤسسات الربحية، التي تحتوي على متطوعين، من خلال تحديد مواقعهم ودعمهم بشكل كامل، وزيادة جهود المتطوعين.
أبرز الأمور التي تشكّل قلقاً لدى المتطوعين:
إنَّ “سوزان إيليز” وهي كاتبة خبيرة في القطاع التطوعي، ﻻحظت بعد سنوات من التدريب، واستشارة العديد من قادة المتطوعين؛ أنَّ جزء كبير ممَّا يقلق المتطوعين، ينبع بشكل مباشر من نقص الدعم الحقيقي من اﻹدارة العليا لمؤسساتهم، ولم يكن هذا النقص في الدعم ناتجاً عن إهمال متعمّد، أو عدم رغبة في المساعدة، ولكنه ناتج عن إخفاق التنفيذين في فهم المطلوب منهم.
مسؤوليات مجلس الإدارة في العمل التطوعي:
- فهم واضح لفلسفة التطوع وأخلاقياته، والقضايا المحيطة به.
- معرفة أسباب مشاركة المتطوعين لكل من المؤسسة، وأخذ مصالح جميع اﻷطراف في عين الاعتبار.
- تَفهّم طبيعة الفريق المكوّن من متطوعين وعاملين بأجر وقدراته، والحاجة إلى استراتيجيات تعظم من أداء أعضائه كأفراد وكفريق.
- أن يتلاقى التخطيط للمتطوعين، مع التخطيط للمؤسسة ككل.
- توفير دليل السياسات، وأن يتم مراجعته باستمرار.
- التفكير في مشاركة المتطوعين بالنسبة للهيكل التنظيمي، ومعرفة فيما إذا سيتم دمج المتطوعين في البنية التحتية أم سيبقون كياناً مستقلاً.
