متطلبات تنظيم المناسبات الخاصة في المؤسسات الخيرية

متطلبات تنظيم المناسبات الخاصة في المؤسسات الخيرية:

• اختيار وحجز الأماكن.
  
• توفير برنامج رعاية للمناسبة.
  
• حجز الإسكان والسفر.
  
• تجهيز الحقائب والحافظات والشارات اللازمة للمناسبة.
  
• تجهيز مواد الطباعة والبنرات اللازمة للمناسبة.
  
• تجهيز الحفل بالأجهزة السمعية البصرية، وأجهزة الترجمة الفورية إذا لزم الأمر.
  
• توزيع شارات المناسبة، أياً كانت وترتيبات جلوس للمشاركين.
  
• خدمات تسجيل للمشاركين متضمناً ذلك مجموعة تسجيل للمشاركين.
  
• جلب عروض الطبخ.
  
• تجهيز الوسائل المساعدة الأخرى، مثل تأجير سيارة، رسم سياحية ورخص تأشيرة، وتجميع الوفود وإحضارهم من المطار للأشخاص المهمين جداً.
  

حيث لا ينسى رجل العلاقات العامة تقديم الخدمة، وتنظيمها في المناسبات المختلفة؛ ﻷنَّ نوع الخدمة يختلف باختلاف نوع المناسبة، ففي حفلات الاستقبال يتم تخصيص جانب من المكان؛ لتقديم المشروبات، حيث يقوم طاقم الخدمة بالمرور على المدعوين بصواني المشروبات.

المقومات الضرورية التي تتضمنها بطاقة الدعوة في المؤسسات الخيرية:

توجد هناك مجموعة من العناصر التي تعتبر من المقومات المهمة والأساسية، التي تحتويها بطاقة الدعوة، التي تتضمن على اسم المؤسسة، جملة الترحيب، نوعية المناسبة، الغرض من المناسبة، تحديد اليوم والتاريخ والشهر والساعة، وإرشادات الاعتذار، وتفاصيل خاصة بشأن هذه الدعوة.