اقرأ في هذا المقال
- نصائح لإدارة الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي
- طرق لتحسين اتصال الفريق الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي
- مواجهة تحديات الاتصال الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي
يواجه أعضاء الفريق الافتراضي انحرافات متكررة والعديد من التحديات الفريدة التي يمكن أن تؤثر على دوافعهم خاصةً إذا كانوا يعملون من المنزل، غالبًا ما يشعر العاملون الافتراضيون بالعزلة ونتيجة لذلك يمكن أن يغفلوا عن سبب أهمية مساهماتهم الفردية.
نصائح لإدارة الفرق الافتراضية في علم الاجتماع الرقمي
التحفيز
هناك مجموعة من الطرق العملية لتحفيز الفريق الافتراضي، وتتمثل من خلال ما يلي:
- ممارسة الاستماع النشط، وأعادة صياغة ما يقوله الموظفين لتأكيد الفهم، ونظرًا لوجود المزيد من الفرص لسوء الفهم بدون إشارات مرئية.
- عدم افتراض أن التعليمات واضحة والطلب من أعضاء الفريق تلخيص المهمة المعينة قبل القيام بها.
- جعل الشخص المسؤول نفسه متاحًا خارج ساعات العمل العادية.
- تقليل استعمال البريد الإلكتروني، وتشجيع أعضاء الفريق على جدولة المحادثات مع بعضهم البعض أثناء تعاونهم في المشروع.
- جعل جميع الموظفين يصلون إلى المستندات التي يحتاجونها عن بُعد بصورة سهلة.
- تقديم ملاحظات بناءة من خلال جلسات التدريب الافتراضية، حيث إنها طريقة مهمة للحفاظ على تحفيز أعضاء الفريق.
- استخدام مؤتمرات الفيديو حتى تتمكن من التحدث وجهًا لوجه.
- القيام بتسمية السلوكيات بدلاً من وضع العلامات، وعدم اخبار أي شخص أن عدم التزامه تسبب في فشل المشروع، ينبغي عدم توضح الخطأ الذي ارتكبته، بل يجب الإشارة إلى سلوكيات معينة بدلاً من ذلك، مثل الإخفاق في الالتزام بالموعد النهائي المتفق عليه.
- جعل الجلسة استشارية، وأن يسأل الموظفين عن تحدياتهم وما يمكن القيام به للتعامل معها معًا، والانتباه إلى نبرة الصوت وانعكاسه.
- الطلب من الموظفين تكرار ما تم قوله لتأكيد الفهم، وعدم افتراض أنهم يتذكرون إجراءات المتابعة، ووضعها في الكتابة عبر البريد الإلكتروني.
العملية
تكون الطريقة التي تشارك بها المعلومات واتخاذ القرارات في فريق افتراضي مختلفة بطبيعتها، هناك فرصة أكبر لسوء الفهم بسبب الاختلافات في المنطقة الزمنية والصعوبات مع التكنولوجيا وعوامل أخرى، على القائد عدم افتراض أن الموظفين الجدد يعرفون كيفية استخدام البرامج الشائعة في المؤسسة أو يفهمون العمليات التي قد تكون فريدة لها، يجب أن يتلقى الجميع تدريبًا على البرامج التي تستخدمها للتعاون افتراضيًا.
يجب على القادة الافتراضيين الاحتفاظ بمستندات العملية في ملف مشترك حتى يفهم جميع الموظفين بروتوكول إعداد الاجتماعات، واستخدام برنامج إدارة المشروع والتفاعل مع الفريق، يجب تحديث هذه المستندات بانتظام، ويجب إبلاغ الفريق بالتغييرات.
وضع توقعات
يجب أن يكون الجميع على دراية بالإطار الزمني المتوقع للرد على رسائل البريد الإلكتروني ورسائل البريد الصوتي، وتقليل رسائل البريد الإلكتروني غير الضرورية كلما أمكن ذلك، وتعتبر الدردشات السريعة أو الرسائل الفورية أكثر فاعلية، وقبل إرسال بريد إلكتروني إلى الفريق بأكمله ينبغي أن يسأل القائد نفسه عما إذا كان يجب نسخ كل فرد في الفريق لتجنب رسائل البريد الإلكتروني الزائدة.
التأكد من أن الفريق الافتراضي لديه الموارد التي يحتاجها للتعاون بنجاح، حيث يعتبر نقص الموارد في الاجتماعات الافتراضية غير الفعالة هي واحدة من أكبر المخاطر التي تواجه القادة، غالبًا ما تبتعد الاجتماعات الافتراضية عن الموضوع وتستغرق وقتًا طويلاً، في الواقع غالبًا ما يتم احتجازهم عند عدم الحاجة إليهم لمجرد أنهم مدرجون في التقويم، ويحتاج القادة الافتراضيون دائمًا إلى التفكير فيما إذا كان الاجتماع مطلوبًا، وإذا كان الأمر كذلك فينبغي وضع أهدافًا واضحة لما يجب تحقيقه.
لقد غيرت أماكن العمل الافتراضية مشهد الأعمال التقليدي ومن الواضح أنها موجودة لتبقى، في الواقع ما كان يومًا خيارًا للعديد من المؤسسات الاجتماعية مطلوب الآن ببساطة لمواكبة المنافسة العالمية، لكن الفرق الافتراضية غالبًا ما تفشل وعندما يحدث ذلك، تنخفض الإنتاجية وهذا يضر في النهاية.
إن تجنب الفشل ليس بالأمر الصعب وحيث تحتاج المؤسسات الاجتماعية الافتراضية ببساطة إلى نشر التكنولوجيا والأدوات والتدريب المطلوب لضمان قدرة الفرق الافتراضية على تحقيق عائد على الاستثمار من حيث زيادة القدرة التنافسية، حيث أن الأشياء الجيدة للفرق الافتراضية هي نفسها كما هو الحال مع الفرق التقليدية لكنها تصبح أكثر أهمية في الفرق الافتراضية.
طرق لتحسين اتصال الفريق الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي
- يتيح الاتصال الجماعي الفعال التدفق الحر للأفكار والمعلومات مما يسمح باتخاذ قرارات عالية الجودة بناءً على بيانات جيدة.
- يوفر التواصل الجيد من حيث الاستماع والتساؤل والتحدي أساسًا متينًا لابتكار الفريق والإبداع من حيث حل المشكلات وإيجاد الحلول.
- عندما تتواصل الفرق جيدًا يكون هناك فرصة أكبر لتطوير مناخ من الثقة وثقافة الانتماء والاندماج، مما يؤدي في حد ذاته إلى تكوين فريق يشعر بأنه متماسك، مما يؤدي إلى زيادة مشاركة الفريق.
- يوفر التعاون المحترم والمفتوح مع أعضاء الفريق الآخرين منتدى لوجهات النظر المتنوعة التي يمكن سماعها والتصرف بناءً عليها والتي تقرع الابتكار المتزايد وحل المشكلات الإبداعي.
مواجهة تحديات الاتصال الافتراضي في علم الاجتماع الرقمي
اختيار طريقة الاتصال الصحيحة
يعد هذا تحديًا قديمًا تم تضخيمه من خلال العمل الجماعي الافتراضي نظرًا لوجود طرق أكثر للتواصل الجماعي أكثر من أي وقت مضى، في حال تفضيل تلقي المهام عبر البريد الإلكتروني بحيث يمكن حفظها ووضع علامة عليها، والمراسلة الفورية لأسئلة وأجوبة سريعة، ومقاطع فيديو لمزيد من المحادثات الصعبة أو العاطفية، ثم تعرف على التفضيلات الخاصة وأن يكون القائد صريحًا بشأنها مع أعضاء الفريق الآخرين، وهناك بعض طرق الاتصال التي تكون أكثر كفاءة من غيرها:
أولاً، يعد الاتصال اللفظي أفضل ولا يأخذ وقت بالمقارنة مع التواصل الكتابي.
ثانيًا، المحتوى العاطفي أفضل ليس على البريد الإلكتروني بل على الدردشة لأنه يمكن استخدام الرموز التعبيرية، يعد الفيديو أو الصوت هو الأفضل لأنه بهذه الطريقة تحصل على مزيد من المعلومات من الشخص الآخر قادمة من لغة جسده ووجهه ونبرة صوته، إذا لم تكن متأكدًا بعد ذلك فحاول وافتح أفضل وضع اتصال على الأرجح بناءً على ما تريد توصيله.
ثالثاً، الإفراط في التواصل حيث يحتاج إلى التواصل أكثر من مرتين، وذلك لأن العديد من الأشخاص يفقدون أو لا ينتبهون إلى بعض الأمور والأشياء في الجولة الأولى والثانية والثالثة، وينبغي القيام على أرسالها بالبريد الإلكتروني، ووضعها في التقويم، والقيام بالدعوة ومن ثم أرسلها بالبريد الإلكتروني مرة أخرى، والقيام بالتذكير في الدردشة، وعدم افتراص أن الأشخاص قد قرأوا ما يريد القائد أن يقرؤوه، بدلاً من ذلك ينبغي افتراض أنهم لم يفعلوا ذلك، والاستعداد بملخص سريع للنقاط البارزة.
رابعا، تخصيص وقتًا للتواصل البشري مع أعضاء الفريق الآخرين، ويؤدي ذلك إلى بناء تواصل جماعي فعال من خلال الاتصال والتماسك.
جلب نقاط القوة إلى الاجتماعات
إذا كان أي شخص يبدو منفصلاً أو ربما يشعر بالضيق أو شعر القائد بتغير في نبرة النقاش، فإن التحقق بصدق من الشخص أو الأشخاص المعنيين يعد أمرًا قويًا يجب القيام به لبناء مناخ من الثقة والدعم والانتماء، وهذا يعزز التواصل الجيد لا سيما في سياق الفرق الافتراضية.
