صندوق المصروفات النثرية

صندوق المصروفات النثرية هو مبلغ صغير من المال يُحتفظ به لدفع نفقات بسيطة، مثل اللوازم المكتبية أو المبالغ المستردَّة.

ما هو صندوق المصروفات النثرية؟

صندوق المصروفات النثرية هو مبلغ صغير من المال يُحتفظ به لدفع نفقات بسيطة، مثل اللوازم المكتبية أو المبالغ المستردة.
سيخضع صندوق المصروفات النثرية لتسويات دورية، مع تسجيل المعاملات أيضاً في البيانات المالية.
قد يكون هناك صندوق للمصروفات النثرية، والذي يمكن أن يكون عبارة عن درج أو صندوق، في كل قسم للشركات الكبرى.

• المصروفات النثرية أو صندوق المصروفات النثرية عبارة عن مبلغ صغير من النقد المتاح يستخدم لدفع النفقات أصغر من أن يستحق كتابة شيك.   
  
•   قد يكون هناك درج أو صندوق للمصروفات النثرية في كل قسم للشركات الكبرى.
  
•     يمكن استخدام صندوق المصروفات النثرية في اللوازم المكتبية أو البطاقات الخاصَّة بالعملاء أو الزهور أو دفع غداء للعاملين أو تعويض الموظفين عن النفقات.

مفهوم صندوق المصروفات:

توفِّر معاملات المصروفات النثرية الرَّاحة للمعاملات الصغيرة التي يكون إصدار شيك لها غير معقول أو غير مقبول.
يختلف المبلغ الضئيل للنقد الذي تعتبره شركة النثريات، حيث تحتفظ العديد من الشركات بما يتراوح بين 50 و 200 دولار كصندوق للمصروفات النثرية.
أمثلة على المعاملات التي يتم استخدام صندوق المصروفات النثرية فيها:

• اللوازم المكتبية.
• بطاقات للعملاء.  
•  زهور .
• دفع غداء يلبِّي مجموعة صغيرة من الموظفين  .
•   تعويض الموظَّف عن المصاريف المتعلِّقة بالعمل الصغيرة.

يتم تعيين أمناء صندوق المصروفات النثرية للإشراف على الصندوق.
تشمل واجبات الحراسة بشكل عام إنفاذ قواعد وأنظمة المصروفات النثريَّة، وطلب تجديد الموارد، وصرف الأموال.

اعتبارات خاصَّة:

يتم تسوية صندوق المصروفات النثرية بشكل دوري للتحقُّق من صحَّة رصيد الصندوق.
عادة، مع انخفاض رصيد المصروفات النثرية إلى مستوى محدَّد مسبقاً، يتقدَّم الوصي بطلب للحصول على مبالغ نقدية إضافية من أمين الصندوق.
في هذا الوقت، يتم حساب إجمالي جميع الإيصالات للتأكُّد من مطابقتها للأموال المصروفة من درج المصروفات النثرية.
إذا كانت هناك حاجة إلى أموال جديدة، يقوم أمين الصندوق بكتابة شيك جديد لتمويل درج المصروفات النثرية ويأخذ، في المقابل، الإيصالات من المشتريات التي استنفدت النقد.
تضمن عملية التسوية أنَّ الرَّصيد المتبقي للصندوق يساوي الفرق بين الرَّصيد الأصلي مطروحاً منه الرسوم المفصَّلة على الإيصالات والفواتير.
إذا كان الرَّصيد المتبقي أقل ممّا ينبغي، فهناك نقص.
إذا كان الرصيد المتبقي أكثر ممّا ينبغي، فهناك زيادة مفرطة.
على الرَّغم من إمكانية وجود تباينات بسيطة، في حالة عدم التوازن، يجب تحديد مصدر التباين وتصحيحه.

ملاحظة:توصِّي دائرة الإيرادات الداخلية (IRS) بتقديم قسائم المصروفات النثرية وإرفاقها بالإيصالات لتسجيل وتوثيق المصروفات النثرية.

متطلبات صندوق المصروفات:

استخدام صندوق المصروفات النثرية يتحايل على بعض الضوابط الداخلية.
لا يعني توافر المصروفات النثرية أنَّه يمكن الوصول إليها لأيِّ غرض وأيِّ شخص.
تستخدم العديد من الشركات ضوابط داخلية صارمة لإدارة الصندوق.
في كثير من الأحيان، يُسمح للأفراد المحددين بالموافقة على المدفوعات ولا يمكنهم القيام بذلك إلّا للمصروفات المتعلِّقة بأنشطة أو عمليات الشركة المشروعة.

قد يتم تعيين أمين الصندوق النثرية لإصدار الشيكات لتمويل درج المصروفات النثرية وإدخال القيود المحاسبية المناسبة.
يتحمَّل أمين الصندوق للمصروفات النثرية توزيع الأموال وتحصيل الإيصالات لجميع المشتريات أو أيِّ استخدامات للأموال.
مع انخفاض إجمالي المصروفات النثرية، ينبغي زيادة الإيصالات وربطها بالمبلغ الإجمالي المسحوب.

من خلال وجود أمين الصندوق للمصروفات النثرية وأمين الصندوق للمصروفات النثرية، فإنَّ العملية المزدوجة تساعد في الحفاظ على أمان الأموال وضمان أنَّ الأشخاص المصرَّح لهم فقط يمكنهم الوصول إليه.

تسجيل المصروفات النثرية:

عندما يكون صندوق المصروفات النثرية قيد الاستخدام، لا تزال معاملات المصروفات النثرية مسجَّلة في البيانات المالية.
لا يتم إجراء إدخالات دفتر يومية محاسبية عند إجراء عمليات شراء باستخدام المصروفات النثرية، ويتم تسجيل إدخالات دفتر اليومية فقط عندما يحتاج أمين الصندوق إلى المزيد من النقد وفي مقابل الإيصالات، يتلقَّى أموالًا جديدة.
إدخال دفتر اليوميَّة لمنح الوصي المزيد من النقود هو خصم على صندوق المصروفات النثرية وقرض للنقد.

إذا كان هناك نقص أو فرط، يتم تسجيل إدخال سطر دفتر اليوميَّة إلى حساب over / short. إذا كان صندوق المصروفات النثرية قد انتهى، يتم إدخال رصيد يمثِّل ربحاً.
إذا كان صندوق المصروفات النثرية قصيراً، يتم إدخال الخصم لتمثيل الخسارة.
يستخدم الحساب الزائد أو القصير لتحقيق التوازن بين الصندوق عند التسوية.

مفاهيم ومصطلحات:

السلف:

السلف هو حساب تستخدمه الشركات لدفع مصاريف صغيرة وروتينية.
يتم الاحتفاظ برصيد ثابت في الحساب، ويتم تجديده بشكل روتيني.

دفتر النقدية:

دفتر النقدية هو مجلَّة مالية تحتوي على جميع الإيصالات والنفقات النقدية، بما في ذلك الودائع المصرفيَّة والسحوبات.

مصطلح قصير:

مصطلح قصير هو عبارة عن مصطلح محاسبي يشير إلى وجود تباين بين أرقام الشركة المُبلَّغ عنها والأرقام المدقَّقة الخاصَّة بها.

الشيك:

الشيك عبارة عن أداة مكتوبة ومؤرَّخة وموقَّعة تحتوي على أمر غير مشروط يوجِّه البنك إلى دفع مبلغ محدد من المال إلى المستفيد.