تُعقد المؤتمرات السياحية في كُل دول العالم، لمُعالجة قضايا سياحية واقتصادية واجتماعية، وحتى القضايا الامنية، لذلك تعاظم دور هذه المؤتمرات خُصوصاً إذا كانت تتناول مُناقشة قضايا حيوية، وتّهُم الكثير من الدول، وتُعدّ المؤتمرات السياحية واحدة من هذه المؤتمرات، والتي تُعقد لمُناقشة بعض القضايا، ذات الصلة المُباشرة أو غير المُباشرة بالسياحة.
ما هو مفهوم المؤتمرات السياحية؟
المؤتمر السياحي: تُعتبر المؤتمرات السياحية من أنواع المؤتمرات المُفضلة، سواء كان من الشخصيات البارزة من جهة أو من الأعضاء المُشاركين، وذلك من الناحية الترفيهية، حيثُ يقوم المُختصون بإدارة التنظيم، بتحديد البلد الذي سيُقام فيه المؤتمر، وتنظيم سُبل السياحة لهم، وكذلك تُتيح فُرص التسوق والإقامة والترفيه، وذلك لفترة مُحدّدة ومدفوعة التكاليف، مِن قِبَل الجهات السياحية في البلد.
كيف يتم التخطيط لإعداد المؤتمرات السياحية؟
يتم وضع الخطَّة اعتماداً على الأهداف المُحدّدة من المؤتمر، وذلك في إطار الموارد المُتاحة، حيثُ يجب أن تشمل الخُطة على العناصر التالية:
- تحديد مقر المؤتمر بعد دراسة الأماكن البديلة، ومدى توافُّر التسهيلات المطلوبة بها.
- العناصر السمعيَّة والبصربَّة، إذا لم تتوافر في مقر المؤتمر، حيثُ من المُمكن تواجدها في بعض القاعات المُخصَّصة لذلك.
- التسهيلات التي يتطلبها، تواجد الصحفيين وما يرتبط بها، من مراكز ترجمة فورية وغيرها.
- كميات وأنواع الطعام المُقدّمة لأعضاء المؤتمر.
- الأشخاص المسؤولين عن عمليات تسجيل أعضاء المؤتمر وأماكن تواجدهم.
- البرامج الترفيهية التي ستُقدّم لأعضاء المؤتمر.
- جلسات المؤتمر والفواصل الزمنية بينها.
- المسؤولين عن إدارة الجلسات والوقت المُحدّد لكُلِّ جلسة.
- تحديد أماكن جلوس أعضاء المؤتمر.
- تحديد الأشخاص المسؤولين عن حقائب المؤتمر، وتحديد آلية تسليمها لأعضائه.
- تحديد أماكن تواجد أعضاء المؤتمر خلال الاستراحات، وتحديد المسؤول عن تزويدها بالطعام والشراب المُناسب(كمّاً ونوعاً).
- تحديد الأشخاص الذين سيتحدثون في المؤتمر، وتحديد أتعابهم.
وبشكل عام يجب أن تكون خطَّة الإعداد للمؤتمر مرنة وقابلة للتعديل؛ لمواجهة أيّ تَغيُّرات قد تطرأ بشكل مُفاجئ، مثل الأعداد المُتوقع حُضورها للمؤتمر، سواء بالزيادة أو بالنُقصان.
إنّ وضع خطة للمؤتمر لا يُعدّ ضامناً لنجاحه، حيثُ يجب تجنُّب أسباب فشل المؤتمر وهي مُتعدّدة،مثل:
- عدم كفاية الموارد المادية؛ لتحقيق أهداف المُؤتمر.
- عدم وجود الكوادر المُؤهلة والمُدرّبة، على تنظيم المؤتمر.
- عدم وجود أهداف مُحدّدة واضحة مُسبقاً.
- عدم تحديد وتوضيح المسؤولية، للأشخاص قبل وأثناء المؤتمر.
