ما الفرق بين المخزون الدوري مقابل المخزون الدائم؟

تُعدُّ أنظمة المخزون الدَّورية والدائمة طريقتين محاسبيتين متناقضتين تستخدمهما الشركات لتتبع كمية المنتجات المتاحة لديها.

المخزون الدوري مقابل المخزون الدائم:

تعد أنظمة المخزون الدورية والدائمة طريقتين محاسبيتين متناقضتين تستخدمهما الشركات لتتبع كمية المنتجات المتاحة لديها.
وبشكل عام، يوفِّر نظام المخزون الدائم العديد من الفوائد على النظام الدَّوري، ويستخدمه الآن جميع تُجَّار التجزئة الرئيسيين.
ومع ذلك، يجب على صاحب العمل الصغير أن يراعي ما إذا كانت فوائد تثبيت نظام مخزون دائم ستفوق النفقات الإضافية.

الجرد الدوري:

يستخدم النظام الدوري عدداً مادياً من حين لآخر؛ لقياس مستوى المخزون وتكلفة البضائع المُباعة (COGS).
ويتم تسجيل مشتريات البضائع في حساب المشتريات.
ويتم تحديث حساب المخزون وتكلفة البضائع المباعة في نهاية فترة محدّدة، وقد يكون هذا مرَّة واحدة في الشهر، أو مرّة واحدة في الربع، أو مرة واحدة في السنة.
وتعدُّ تكلفة البضائع المُباعة مقياساً محاسبياً مهمّاً، حيث يُطرح هامشاً إجمالياً للشركة عند طرحه من الإيرادات.
وتُحسب تكلفة البضائع المُباعة بموجب نظام الجرد الدوري على النحو التالي: بداية رصيد المخزون + تكلفة مشتريات المخزون – تكلفة إنهاء المخزون = تكلفة البضائع المباعة.

ونظراً لأنَّ الشركات غالباً ما تحمل منتجات بالآلاف، فإنَّ إجراء عملية حساب مادي قد يكون أمراً صعباً ويستغرق وقتاً طويلاً، وتخيَّل امتلاك متجر مستلزمات مكتبية، ومحاولة حساب وتسجيل كلّ قلم حبر جاف في المخزون.
والآن اضرب ذلك لسلسلة التوريد المكتبية، ولهذه الأسباب تقوم العديد من الشركات بإجراء عدد مادّي مرَّة واحدة فقط ربع كل سنة، أو حتى مرَّة واحدة في السنة.
وبالنسبة للشركات التي تخضع لنظام دوري، فإنَّ هذا يعني أنَّ أرقام حساب المخزون وتكلفة البضائع المُباعة ليست بالضرورة حديثة للغاية أو دقيقة.

المخزون الدائم:

على النقيض من ذلك، يقوم النظام الدائم بتتبع أرصدة المخزون بشكل مستمرّ، مع التحديثات التي يتمّ إجراؤها تلقائياً عند استلام المنتج أو بيعه.
ويتم تسجيل المشتريات والعوائد على الفور في حساب المخزون. وطالما لم يكن هناك سرقة أو تلف، فيجب أن يكون رصيد حساب المخزون دقيقاً. ويتم أيضاً تحديث حساب تكلفة البضائع المُباعة بشكل مستمرّ عند إجراء كلّ عملية بيع. وتستخدم أنظمة المخزون الدائم التكنولوجيا الرقمية؛ لتتبُّع المخزون في الوقت الفعلي باستخدام التحديثات المرسلة إلكترونياً إلى قواعد البيانات المركزية.

ملاحظة: في محل بقالة يستخدم نظام الجرد الدائم، عندما يتم تمرير المنتجات ذات الرموز الشريطية ودفع ثمنها، يقوم النظام تلقائياً بتحديث مستويات المخزون في قاعدة بيانات.

الاختلافات الرئيسية:

عادة ما تكون أنظمة المحاسبة الدورية للمخازن أكثر ملاءمة للشَّركات الصغيرة بسبب حساب الحصول على التكنولوجيا والموظفين لدعم نظام دائم.
وقد يكون العمل التجاري، مثل معرض السيارات أو معرض الفنون، أكثر ملاءمة للنظام الدوري بسبب انخفاض حجم المبيعات والسهولة النسبية لتتبع المخزون يدوياً ومع ذلك، فإنَّ الافتقار إلى معلومات دقيقة حول تكلفة البضائع المُباعة أو أرصدة المخزون خلال الفترات التي لم يكن فيها عدد المخزون الفعلي قد يعوّق قرارات العمل.
وتحتاج الشركات ذات حجم المبيعات المرتفع، ومنافذ البيع بالتجزئة المتعدّدة (مثل محلات البقالة أو الصيدليات) إلى أنظمة جرد دائمة.
ويتمتع الجانب التكنولوجي لنظام الجرد الدائم بمزايا عديدة مثل القدرة على تحديد الأخطاء المتعلقة بالمخزون بسهولة أكبر.
ويمكن للنظام الدائم إظهار جميع المعاملات بشكل شامل على مستوى الوحدة الفردية. بموجب النظام الدائم، ويستطيع المديرون إجراء التوقيت المناسب لعمليات الشراء مع معرفة واضحة بكمية البضائع الموجودة في مواقع مختلفة.
ويوفّر تتبُّع مستويات المخزون بشكل أكثر دقّة طريقة أفضل لمراقبة المشكلات مثل السرقة.

• يستخدم نظام الجرد الدوري عدداً مادياً عرضياً لقياس مستوى المخزون وتكلفة البضائع المباعة (COGS).   
  
•   يقوم النظام الدائم بتتبّع أرصدة المخزون باستمرار، مع التحديثات التي يتم إجراؤها تلقائياً عند استلام المنتج أو بيعه.  
  
•    عادة ما تكون أنظمة المحاسبة الدورية للمخازن أكثر ملاءمةً للشركات الصغيرة، بينما تحتاج الشركات ذات حجم المبيعات الكبير ومنافذ البيع بالتجزئة المتعدّدة (مثل محلات البقالة أو الصيدليات) إلى أنظمة مخزون دائمة.
  

مصطلحات ومفاهيم ذات صلة:

1- نظام الجرد في الوقت المحدّد:

نظام الجرد في الوقت المحدّد هو إستراتيجية للإدارة تقوم بمواءمة طلبات المواد الخام من المورّدين مباشرة مع جداول الإنتاج.

2- مبيعات الأيام للمخزون:

مبيعات الأيام للمخزون (DSI) تمنح المستثمرين فكرة عن المدَّة التي تستغرقها الشركة لتحويل مخزونها إلى مبيعات.

3- مصطلح العمل قيد التنفيذ:

مصطلح العمل قيد التنفيذ (WIP) هو مصطلح إدارة الإنتاج وسلسلة التوريد الذي يصف البضائع النهائية جزئيا التي تنتظر الانتهاء.
ويشير WIP إلى المواد الخام والعمالة والتكاليف العامّة المتكبدة للمنتجات، والتي تمرُّ بمراحل مختلفة من عملية الإنتاج.