إنّ الربح والخسارة على أساس النقد يُساوي نقد الشركة المستلم من المبيعات مطروحاً منه مصروفاتها النقدية خلال فترة محاسبية، حيثُ تقوم الشركة بالإبلاغ عن مبيعاتها ومصروفاتها وربحها أو خسارتها على أساس نقدي في بيان الربح والخسارة، والذي يُعرف أيضاً باسم بيان الدخل، حيثُ لا يتوافق بيان الربح والخسارة على أساس نقدي مع مبادئ المحاسبة المقبولة عموماً، وبالتالي يتم استخدامه عادةً فقط من قبل الشركات الصغيرة التي لا تقدم تقارير إلى أطراف خارجية.
الربح والخسارة على أساس النقد
إيرادات المبيعات
تزيد إيرادات المبيعات من الربح وتقلل من الخسارة، حيثُ تتضمن إيرادات المبيعات التي تُبلِّغ عنها الشركة على أساس نقدي بيان الأرباح والخسائر النقد المحصل فقط من بيع منتجاتها وخدماتها، وإذا أكملت شركة ما عملية بيع لعميل وتوقعت تحصيل المدفوعات في تاريخ لاحق، فإنها تُبلغ عن الإيرادات فقط عندما تقوم بتحصيل المدفوعات، على سبيل المثال إذا باعت شركة منتجات بقيمة (12000) دولاراً أمريكياً خلال ربع العام ولكنها جمعت (10000) دولار فقط من عملائها، فستبلغ (10000) دولار أمريكي في بيان الربح والخسارة على أساس نقدي.
المصروفات
إنّ المصروفات تقلل الربح وتزيد الخسارة، وتتضمن المصروفات على أساس بيان الأرباح والخسائر على أساس نقدي فقط تلك التي دفعت الشركة نقداً مقابلها، وإذا تكبدت شركة نفقة، لكنها ستدفعها في فترة مستقبلية، فإنّها ستستبعد تلك المصروفات من البيان الحالي، على سبيل المثال على افتراض أن مشروع مُعيّن تكلف (8000) دولار من النفقات خلال ربع السنة، وإذا تم دفع نقداً مقابل (7000) دولار فقط من المصروفات وتم التخطيط لدفع مبلغ (1000) دولار المتبقي في الربع التالي، فسيتم التبليغ عن (7000) دولار في النفقات خلال الربع الحالي.
تحديد الربح أو الخسارة
تقوم الشركة بالإبلاغ عن ربحها أو خسارتها في أسفل بيان الدخل، حيثُ أنّ الربح أو صافي الدخل، هو رقم موجب ويعني أنّ التحصيل النقدي يتجاوز النفقات النقدية، وتعني الخسارة أنّ النفقات تتجاوز التحصيلات ويتم الإبلاغ عنها كرقم سالب، ويُشار إليه عادةً بإرفاق الرقم بين قوسين، على سبيل المثال إذا كان لشركة مُعيّنة (10000) دولار من التحصيلات النقدية و (7000) دولار في المصروفات في بيان الربح والخسارة على أساس نقدي، فإنّ هذا يمثل ربحاً قدره (3000) دولار.
