Maysoon Nawasreh

يتعين على الشركة، وفقًا لنطاق أعمالها، إشراك فريق من مزودي خدمات السكرتارية حيث أن الشركات تكافح من أجل العثور على سكرتير الشركة المناسب بالنسبة للعديد من الشركات.

يوجد فترات يتكدس فيها العمل إلى مستويات مرهقة إلى حد ما، يجب توفير جميع سبل الراحة وجو مريح ونطاق لمسؤولية السكرتير العادي وذلك لتحقيق التوازن بين العمل والحياة

الأمناء القانونيون ليسوا ملزمين قانونًا بالوفاء بمعايير التعليم أو التدريب والعديد منهم لم يلتحقوا بالكلية وذلك لأن وظائفهم لا تتطلب نفس عمق المعرفة القانونية.

يؤدي الأمناء واجبات تتطلب استخدام آلات النسخ أو الماسحات الضوئية أو أجهزة الفاكس أو أجهزة الكمبيوتر وايضا استخدام الكمبيوتر ضروري لإجراءات المكتب، ويتم استخدامها لإرسال رسائل البريد الإلكتروني واستلامها وإنشاء المستندات وتنظيم الجداول الزمنية وتحديث المستندات وجدولة ترتيبات السفر.

يتمتع الفريق المتخصص من المتخصصين في سكرتارية الشركات بمعرفة عملية مفصلة بصناعة الأموال والمشاركين فيها والتعقيدات والتحديات الخاصة التي قد تتعرض لها كيانات الشركات الخاضعة للتنظيم من منظور السكرتارية.

يقوم الأمناء أيضًا بتقديم الأوراق والرد على الهواتف وجدولة المواعيد والتعامل مع البريد لأصحاب العمل، حيث يتم توظيف الأمناء من قبل المنظمات التجارية والمهنية والحكومية

ذلك يجب أن تتوافر في السكرتير الكفاءة اللازمة لإنجاز وإتمام الأعمال بأفل وقت ممكن وسرعة أكثر ويجب أن يكون السكرتير عنده القدرة على امتصاص غضب الجميع.

يستخدم السكرتير بعد ذلك برنامج جداول البيانات لتنظيم البيانات المالية في تقارير مالية محددة ليقوم الرئيس التنفيذي للشركة بتحليلها والموافقة عليها.

أن السكرتارية تتطلب أيضاً أن تتولى مجموعة متنوعة من المهام والمسؤوليات المختلفة، فقد يكون من الضروري أن يمتلك السكرتارية مجموعة

حيث تحتاج المكاتب عادةً إلى مهنيين إداريين للحفاظ على تنظيمها وكفاءتها وإنتاجيتها، ويعد استخدام مهارات السكرتارية طريقة أساسية لضمان عمل الشركة بسلاسة

أن أهم ما يتطلبه الأمر لتصبح سكرتيرا ناجحا أن تفهم كل ما هو متوقع منك في هذا الدور، والبحث عن فرص للذهاب إلى أبعد من ذلك وزيادة المهارات باستمرار، ومواكبة البرامج والتكنولوجيا الجديدة.

السكرتاريا التنفيذية تعتبر بأنها البُنية الأساسية في إدارة المكاتب، والسكرتير التنفيذي يقوم بمهام ووظائف مهمة في المكتب ومساعدة المدير على أداء أعماله بالشكل الصحيح مع إدارة الوقت.

السكرتير مسؤول عن العمل مع الرئيس لصياغة جدول أعمال اجتماعات مجلس الإدارة وله رأي هام في هيكل كل اجتماع، ومن الضروري فهم صفات سكرتير الشركة الجيد من أجل العثور على الشخص المناسب لعمله.

نستنج أن السكرتير الإداري يكمل واجبات الإدارة في الشركات عبر جميع الصناعات وقطاعات الأعمال. حيث تشمل مسؤوليات السكرتير الإداري توفير الدعم الإداري للفرق والمديرين

دور سكرتير الشركة مهم للعمل السلس للمؤسسة، كما يمكن للمهارات المناسبة أن تساعد السكرتير في أداء عمل أفضل والحصول على أفضل وظائف في عالم الشركات.

يجب أن يكون السكرتير قادرًا على تنفيذ الأعمال ذات الأولويات المختلفة في الوقت المناسب، حيث أن الإدارة السليمة للوقت ستجعلك أكثر إنتاجية وكفاءة

يجب أن يمتاز سكرتير الشركة بأن يكون مستعدًا وفعالًا ومنظمًا جيدًا، وذلك من خلال تحسين مهارات الاتصال والتنظيم حيث يمكن أن يصبح سكرتيرًا خبيرًا وجزءًا لا غنى عنه من الفريق

أن مفهوم السكرتارية وإدارة المكاتب جزء لا يتجزأ عن بعضه حيث أنها تعد كالقلب النابض في التحكم بسير الإعمال وانجازها ضمن الوقت المخصص لإتمام كافة الإعمال داخل الشركة.

التواصل الفعال أمر بالغ الأهمية ويعد الاتصال جزءًا من حياة العمل اليومية وتأثيره على العلاقات بين أعضاء الفريق وبين الشركات وعملائها.

أن معوقات الاتصال بالسكرتارية ولتي تحول دون الاتصال الفعال حيث ان العقبات المادية والاقتصادية والبيولوجية والنفسية والاجتماعية والثقافية والسياسية والتكنولوجيةتوثر في سير العمل واعمال السكرتارية.

تستخدم السكرتارية مهارات المراسلات الكتابية والشفهية لإتمام المهام المختلفة، مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني، والرد على المكالمات الهاتفية، وتحية الضيوف، بحيث تسمح لك مهارات المراسلات بالتواصل بوضوح ونقل الأمور للموظفين والعملاء.

لم يعد مطلوبًا من الشركات الخاصة أن يكون لها سكرتير للشركة، ولكن يجب إبلاغ المختصين إذا لم يتم تعيين سكرتير للشركة ويجب عليك التأكد من أن هذا يتوافق مع النظام الأساسي الخاص بك.

من متطلبات وظيفة السكرتارية الفنية إيضا، خريج مدرسة ثانوية أو ما يعادلها، ويفضل أن يكون مع بعض الأعمال العامة / السكرتاريةوأن يكون لديه المهارات والخبرة يفضل سنة واحدة من الخبرة الفنية ذات الصلة، ويجب أن يكون قادرًا على اجتياز اختبار الكتابة القياسي ولإداء مهام الكتابة / المعالجة الفنية.

أن السيطرة هي عملية مراقبة وتقييم وتعديل الخطة مع تقدم المشروع، حيث يراقب المديرون التقدم عن كثب، ويتأكدون من أن الفريق يلتزم بالمواعيد النهائية، والميزانيات تحت السيطرة.

يحتفظ السكرتير بتفاصيل الاتصال محدثة، ويوثق المحاضر والتقارير، ويجمع سجلات الأسماء والعناوين المفيدة للمنظمة، والإبلاغ عن أنشطة المنظمة ويجب أن يتأكد السكرتير أن الاجتماعات تتبع طريقة محددة، مع مراعاة قواعد وأنظمة الشركة.

يستخدم العديد من الأشخاص التواصل غير اللفظي للتعبير عن شعورهم وما يفكرون فيه، ويعد فهم الآخرين في العمل والتواصل معهم أحد التحديات الضرورية.

يساعد التواصل اللفظي على تنظيم الأفكار والخبرات المعقدة في فئات ذات مغزى ويرتبط وجودنا ارتباطًا وثيقًا بالتواصل الذي نستخدمه.

أن السكرتارية تتطلب مفردات واسعة وقواعد نحوية وتهجئة جيدة في بعض الأحيان يمكنك تدوين الملاحظات في الاجتماعات ثم ضغط المعلومات ذات الصلة في ملخص موجز.

يعد سهولة توصيل الأفكار والاهداف والسياسات والبرامج لأفراد المؤسسة من انجح وسائل الاتصال، حيث أن سهولة التعامل وتبادل المعلومات بين الوحدات الإدارية يساعد في بناء علاقات ودية بين الاخرين.

تم تصميم الهاتف التناظري للموظفين، ولكن ببطء سيتم استبداله بالمهاتفة عبر الإنترنت على غرار الهواتف الصوتية عبر بروتوكول الإنترنت، ومميزات هذا الهواتف أنها قابلة للتشغيل عبر أرقام اتصال محددة.