إدارة الملفات الإلكترونية

هناك العديد من الفوائد المتعلقة برقمنة المستندات، إحدى المزايا هي أنه يتيح سهولة الوصول إلى المستندات، وفائدة أخرى هي أن رقمنة الملفات يمكن أن تساعد في الحفاظ عليها للأجيال القادمة.

تتضمن الخطوات لعملية الرقمنة تحويل المستندات الورقية إلى رقمية، والتقاط المعلومات، وتخزين الملفات الرقمية في مستودع مركزي أو على السحابة، حيث يجب تنفيذ هذه الخطوات بالتسلسل ويمكن إجراؤها في الوضع الفردي أو الدفعي.

يساعد مستكشف الملفات (File Explorer) في (Windows 11) في الحصول على الملفات التي يحتاجها المستخدم بسرعة وسهولة، وللتحقق من ذلك في (Windows 11)، يجب على المستخدم النقر على شريط المهام أو قائمة ابدأ،

باستخدام المستند الإلكتروني، تتوفر جميع البيانات تلقائيًا في الأنظمة المناسبة "الداخلية والخارجية" بمجرد إرسالها أو استلامها، ولا داعي لإضاعة الوقت والموارد في الطباعة

هناك العديد من أجزاء مستكشف الملفات ويندوز 10، ولكل منها أهميتها ووظائفها، حيث تعمل كل منها بطريقة عمل معينة، كما يجب على كل مستخدم معرفة أجزاء مستكشف ملفات ويندوز 10.

إدارة الملفات هي عملية تنظيم الملفات وتخزينها وإدارتها ومعالجتها على نظام الكمبيوتر، كما يتضمن مهام مثل تنظيم الملفات المخزنة في مجلدات، ونسخ الملفات احتياطيًا، وضغط الملفات لتوفير مساحة، بالإضافة إلى تعيين أذونات الوصول والأمان.

عندما تكون المؤسسات صغيرة نسبيًا، ولا تتعامل إلا مع عدد صغير من المستندات أسبوعيًا، فقد لا تكون إدارة المستندات مشكلة، وهناك العديد من تأثيرات الأتمتة على مختلف مراحل التحكم في المستندات.

ملفات (MSI) هي تنسيق ملف المثبت المفضل عندما يتعلق الأمر بتوزيع حزمة التطبيقات في بيئات المؤسسات، ويرجع ذلك إلى هيكل مكونات التوحيد القياسي وأفضل الممارسات.

ملف MP4 هو ملف وسائط متعددة يخزن فيلمًا أو مقطع فيديو وقد يحتوي أيضًا على ترجمات وصور وبيانات وصفية، حيث إنه أحد أكثر التنسيقات شيوعًا المستخدمة لتوزيع الفيديو عبر الإنترنت ، سواء كان ذلك عبر دفق مقاطع الفيديو أو مشاركتها.

ملف PPT هو عرض شرائح قابل للتحرير تم إنشاؤه بواسطة Microsoft PowerPoint أو تم تصديره بواسطة برنامج عرض تقديمي آخر، مثل OpenOffice Impress أو Apple Keynote.

يُعرف جدول البيانات الذي تم إعداده باستخدام Microsoft Excel 2007 والإصدارات الأحدث والذي يحتوي على ملحق ملف XLSX باسم ملف جدول بيانات Microsoft Excel Open XML Format Spreadsheet، حيث يتم تنظيم البيانات في خلايا في ملفات XLSX، والتي يتم تخزينها بعد ذلك في أوراق العمل، والتي يتم تخزينها بعد ذلك في المصنفات (ملفات تحتوي على أوراق عمل متعددة).

نظام إدارة المستندات الهندسية هو نوع من نظام إدارة الوثائق الإلكترونية يركز بشكل خاص على الرسومات والوثائق والبيانات الهندسية للمؤسسة.

على الرغم من أن فكرة الانتقال إلى نظام إدارة المستندات الإلكترونية قد تكون مخيفة، فإن تكييف عملية الشركات مع نهج غير ورقي سيساعد على تحقيق مجموعة واسعة من الفوائد التي تمكن العمل من المنافسة في سوق شديدة التنافسية.

أصبحت التطورات التكنولوجية الحديثة والتطبيقات المصاحبة لها جزءًا أساسيًا من الحياة اليومية للناس، ولا سيما في المجال الإداري، وذلك لأن الإدارة الإلكترونية، وهي نوع من ممارسات الإدارة الفنية الحديثة، وقد سمحت للإدارة بإجراء تغييرات كبيرة على مستوى الفكر الإداري.

يجب ترجمة البرنامج الخاص بالمستخدم إلى ملف تنفيذي قبل أن يمكن تشغيله أو تصحيحه، حيث يلخص هذا الموضوع الأنواع المختلفة من الملفات القابلة للتنفيذ التي يمكن أن ينتجها برنامج التحويل البرمجي (Micro Focus COBOL). 

JPG (أو JPEG) هو تنسيق ملف شائع للصور الرقمية، وسميت على اسم (Joint Photographic Experts Group)، وهي المعيار الافتراضي عندما يتعلق الأمر بالتصوير الرقمي، ومع ذلك، فقد أصبح تنسيق الملف هذا شائعًا بشكل متزايد للصور الرقمية من جميع الأنواع، وخاصة عبر الإنترنت.

(Wondershare PDFelement) محرر (PDF) يقرأ المستندات الممسوحة ضوئيًا ويمكّنك من تحويل صورة (PDF) إلى نص قابل للتحرير في ملف (Word أو TXT)، وهذا يجعل من السهل أداء وظائف التحرير، على غرار ما تفعله مع مستند نصي عادي. بصرف النظر عن تحويل صور (PDF).

قد لا يكفي الضغط العادي في كثير من الأحيان، وأحيانًا، لا يكون هذا خيارًا، وسواء كانت ملفات المستخدم المفقودة لا تزال كبيرة جدًا، أو أن الملفات المضغوطة التي لا تفقد حجمها قد تقلصت بالكاد

المستند النصي هو مستند يتضمن على نص، ولكن هناك العديد من طرق للتفكير في ذلك، ولذلك من المهم معرفة نوع المستند النصي الذي لديك قبل التعامل مع برنامج يمكنه فتحه أو تحويله.

تسلسلات الملفات الصريحة هي، في الواقع، تسلسلات تنتهي أسماء ملفاتها جميعها بعلامة رقمية أو أبجدية رقمية في النهاية (باستثناء امتداد الملف).

الملف الإلكتروني: يعني الملف الإلكتروني الذي تنشئه الوكالة حيث تتوفر فيه بعض المعلومات والوثائق المتعلقة بالشركة المملوكة للدولة والبنود المطروحة ليتم فحصها من قبل مقدمي العطاءات.

ملحق ملف MP3 عبارة عن حاوية صوت رقمية مستخدمة على نطاق واسع أحدثت ثورة في صناعة تشغيل الموسيقى ومشاركتها وتوزيعها.

تنسيق WebP (يُنطق Weppy) هو المشروع الشقيق لتنسيق حاوية فيديو WebM استنادًا إلى برنامج ترميز الفيديو VP8 الذي طورته On2 Technologies والذي أصدرته Google.

ملف (Exe) في هذا السياق هو امتداد ملف يشير إلى ملف قابل للتنفيذ لنظام التشغيل (Microsoft Windows)، وأسماء ملفات (Windows) من جزأين، حيث ان اسم الملف متبوعًا بنقطة متبوعة بالملحق (لاحقة).

تسمى ملفات الكمبيوتر ذات الامتداد (exe) الملفات التنفيذية أو ملفات (EXE)، ويعد هذا النوع من الملفات أحد أكثر أنواع الملفات انتشارًا في نظام التشغيل (Windows).

أنظمة إدارة المستندات الآلية على سبيل المثال، سيتخلى الأشخاص عن النظام الأساسي لسير العمل إذا لم يتم تذكيرهم بالعودة عند الحاجة، حيث يرسل مدير المستندات إشعارات عبر البريد الإلكتروني أو دفع الإخطارات إلى الهاتف المحمول لتنبيه مستخدمي النظام بمهامهم.

الملف القابل للتنفيذ (ملف EXE): هو ملف كمبيوتر يحتوي على تسلسل مشفر من التعليمات التي يمكن للنظام تنفيذها مباشرة عندما ينقر المستخدم فوق رمز الملف،

رقمنة المستندات هي عملية تحويل المستندات الورقية إلى تنسيق رقمي باستخدام أدوات وتقنيات متنوعة قد تستخدمها أنظمة الكمبيوتر لأتمتة العمليات أو سير العمل. تعتبر أهم مرحلة على طريق التحول إلى مؤسسة رقمية.

أحد المكونات الأساسية ولكن الحاسمة لنظام التشغيل هو إدارة الملفات، "مدير الملفات" هو ببساطة برنامج يتعامل مع الملفات أو يديرها في نظام التشغيل "ثنائي، نص،  (pdf)، مستندات، صوت، فيديو، وغيرها"،