اقرأ في هذا المقال
نظام إدارة المستندات الهندسية هو نوع من نظام إدارة الوثائق الإلكترونية يركز بشكل خاص على الرسومات والوثائق والبيانات الهندسية للمؤسسة.
ما هو نظام إدارة الوثائق الإلكترونية EDMS
يشير مصطلح “نظام إدارة المستندات الإلكترونية” (EDMS) بشكل أكثر تحديدًا إلى نظام برمجي يدير المستندات الرقمية بدلاً من المستندات الورقية، حيث إن هذا النوع من النظام هو نوع أكثر تحديدًا من أنظمة إدارة الملفات، وهو نوع أكثر عمومية من أنظمة التخزين التي تساعد المستخدمين في تنظيم وتخزين الورق أو المستندات الرقمية.
على الرغم من أنه في بعض الحالات، قد تتعامل هذه الأنظمة أيضًا مع الإصدارات الرقمية الممسوحة ضوئيًا من المستندات الورقية الأصلية، كما توفر إدارة المستندات الإلكترونية طريقة لتخزين حجم كبير من المستندات الرقمية مركزيًا، حيث تتضمن العديد من هذه الأنظمة أيضًا ميزات لاسترجاع المستندات بكفاءة.
كيفية عمل نظام إدارة الوثائق الإلكترونية EDMS
يشير بعض الخبراء إلى أن نظام إدارة المستندات الإلكترونية لديه الكثير من القواسم المشتركة مع نظام إدارة المحتوى (CMS) ومع ذلك، فإن أحد الاختلافات الرئيسية هو أن معظم أنظمة (CMS) تتضمن التعامل مع مجموعة متنوعة من محتوى الويب من موقع مركزي، بينما غالبًا ما يستخدم نظام إدارة المستندات في المقام الأول للأرشفة.
من أجل توفير تصنيف جيد للوثائق الرقمية تعتمد العديد من أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية على عملية مفصلة لتخزين المستندات، بما في ذلك عناصر معينة تسمى “البيانات الوصفية“، كما توفر البيانات الوصفية حول المستند وصولاً سهلاً إلى التفاصيل الأساسية التي تساعد أولئك الذين يبحثون في الأرشيفات للعثور على ما يحتاجون إليه.
سواء من خلال التسلسل الزمني أو الموضوع أو الكلمات الرئيسية أو الاستراتيجيات الترابطية الأخرى، جزء كبير مما يجعل نظام إدارة المستندات الإلكترونية مهمًا جدًا لشركة أو مؤسسة، وفي كثير من الحالات، هو التوثيق الدقيق لإجراءات التخزين الأصلية.
