مهام وواجبات شعبة المعلومات والسجلات الطبية

ان كاتب السجلات الطبية أو كاتب المعلومات الصحية مسؤول عن إدارة السجلات الصحية للمرضى وتاريخهم، حيث تشمل واجباتهم الرئيسية المساعدة في إجراء عمليات التدقيق وجمع معلومات المرضى وحفظها ومعالجة أوراق الخروج.

واجبات ومسؤوليات كاتب السجلات الطبية

اعتمادًا على المؤسسة قد يكون لموظفي السجلات الطبية مسؤوليات مختلفة، وفي المؤسسات الكبيرة، على سبيل المثال، قد يحتاجون إلى العمل مع أشخاص آخرين لجمع السجلات وتنظيمها، بينما قد يضطرون إلى التعامل مع مهامهم بمفردهم في منشأة أصغر، وفي كلتا الحالتين تتضمن بعض مسؤولياتهم اليومية المعتادة ما يلي:

• إعداد مخططات المريض وجمع المعلومات والوثائق من المرضى.

• التأكد من أن السجلات الطبية منظمة ودقيقة وكاملة.

• إنشاء نسخ رقمية من الأوراق وتخزين السجلات إلكترونياً.

• حفظ أوراق وتقارير المرضى المنومين بشكل سريع ودقيق.

• حماية سجلات المرضى والتأكد من امتثال الجميع لمعايير (HIPAA).

• تحويل البيانات إلى قاعدة بيانات النظام الرئيسي للمنشأة.

• تجهيز سجلات قبول وخروج المرضى.

• اعداد الفواتير.

مهام كاتب السجلات الطبية

• يعمل موظفو السجلات الطبية في منشأة طبية تتعامل مع ملفات المرضى والتأكد من نقل معلوماتهم وتخزينها بشكل صحيح، وعادة ما يكونون مسؤولين عن جمع المعلومات الشخصية للمرضى، مثل تاريخهم الطبي والتركيبة السكانية، حيث يتمتع موظفو السجلات الطبية بمعرفة قوية بالقوانين واللوائح؛ من أجل إصدار الملفات الطبية بشكل قانوني للأشخاص والوكالات المخصصة.

• يجب أن يتمتع موظفو السجلات الطبية أيضًا بفهم متقدم لسياسات وإجراءات المستشفى للاحتفاظ بسجلات دقيقة بشكل صحيح، حيث يجب عليهم أيضًا التأكد من اكتمال الأوراق والتقارير والمخططات الخاصة بالمرضى بشكل صحيح وفعال، وعندما يتم جمع جميع المستندات والاستمارات المناسبة، سيقدمونها للممرضات والموظفين.

مهارات ومؤهلات كاتب السجلات الطبية

يجب أن يكون موظفو السجلات الطبية على دراية بمعظم المصطلحات الطبية والواجبات الإدارية، ويجب أن يتمتعوا بالمهارات التالية من أجل التعامل مع الوظيفة بفعالية:

• مهارات قوية في إدخال البيانات.

• مهارات تواصل خطية وشفوية ممتازة.

• مهارات تنظيمية متقدمة.

• الاهتمام بالتفاصيل لضمان الدقة.

• الإلمام بالمصطلحات الطبية.

• مهارات الكمبيوتر الأساسية لمسح السجلات الصحية الإلكترونية وتنظيمها والوصول إليها.

• مهارات إدارة الوقت الجيد.

• مهارات ممتازة في حل المشكلات.

متطلبات التعليم والتدريب لموظف السجلات الطبية

• يُطلب من كتبة السجلات الطبية امتلاك الكثير من الخبرة الطبية، لذلك يجب أن يكون لدى المتقدمين عادةً بعض التعليم بعد الثانوي، حيث يبحث معظم أرباب العمل عن المرشحين الذين أكملوا على الأقل درجة جامعية أو برنامجًا مشابهًا معتمدًا في تكنولوجيا المعلومات الصحية.

• تتضمن بعض الدورات التي يجب أن يدرسها المتقدمون علم التشريح وأنظمة البيانات وعلم وظائف الأعضاء وأنظمة الترميز وسداد تكاليف الرعاية الصحية، حيث قد يفضل أصحاب العمل تعيين المرشحين الذين لديهم شهادات في هذا المجال، مثل فني المعلومات الصحية المسجل (RHIT) أو أخصائي السجلات الصحية الإلكترونية المعتمد (CEHRS)، وعلى الرغم من أن هذه عادة اختيارية.

متطلبات خبرة كاتب السجلات الطبية

• عادة ما يُطلب من كتبة السجلات الطبية أن تكون لديهم خبرة سابقة في منشأة طبية، حيث يمكن الحصول على الخبرة من خلال الوظائف المكتبية للمبتدئين أو التدريب الداخلي أو العمل التطوعي، حيث يفضل معظم أصحاب العمل المرشحين الذين لديهم خبرة لا تقل عن سنة أو سنتين في مكتب طبي، ويبحث البعض أيضًا عن الأفراد الذين لديهم خبرة في استخدام أجهزة الكمبيوتر وبرامج إدخال البيانات.

لمن يتم تقديم تقارير السجلات الطبية

• كتبة السجلات الطبية يقدمون تقاريرهم عادة إلى مدير المكتب الطبي، الذي سيحدد لهم مسؤولياتهم اليومية وجداول العمل. وإذا واجه موظفو السجلات الطبية أي مشكلات عند فرز المستندات الطبية أو التعامل معها أو حفظها، فسيبلغون مدير المكتب الطبي بهذه المشكلة، الذي سيعمل على حلها، حيث سيقومون أيضًا بالإشراف بانتظام على أداء عمل كاتب السجلات الطبية وسيقدمون التعليقات والإرشادات التي سيتبعها كاتب السجلات الطبية ويستخدمها وفقًا لذلك.

ما هي الإعدادات التي يعمل بها موظفو السجلات الطبية

• هناك مجموعة متنوعة من بيئات العمل التي قد يعمل فيها كاتب السجلات الطبية، يعمل معظمهم في المكاتب الطبية، وأحيانًا مع فريق من كتبة السجلات الطبية، ويقومون بفرز ومعالجة السجلات والملفات الصحية المختلفة كل يوم، حيث قد يعملون بشكل أساسي على جهاز كمبيوتر، حيث يقومون بتخزين وتنظيم المستندات باستخدام أنظمة ومجلدات مختلفة.

• قد يعمل آخرون عن كثب مع المرضى وغيرهم من المهنيين الطبيين لجمع معلومات المريض والأوراق، وهناك أيضًا كتبة السجلات الطبية الذين يعملون في بيئة مستشفى أسرع وتيرة، حيث يجب عليهم تقديم أو استرداد التاريخ الطبي المهم للمريض بسرعة.

ما الفرق بين كاتب السجلات الطبية ومساعد المكتب الطبي

• على الرغم من أنهما يعملان في منشأة رعاية صحية لأداء مهام كتابية، إلا أن هناك بعض الاختلافات الرئيسية بين المسؤوليات التي يتحملها كاتب السجلات الطبية ومساعد المكتب الطبي، حيث يعمل كاتب السجلات الطبية بشكل أساسي مع ملفات وسجلات المريض وتخزينها وتنظيمها، كما يعمل مساعدو المكتب الطبي في منطقة الاستقبال بالمنشأة الطبية ويقومون بجدولة المواعيد وفحص المرضى والرد على المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني.

• يتعامل مساعدو المكتب الطبي وكاتب السجلات الطبية عادةً مع ملف المريض والمعلومات الشخصية، لكن مساعدي المكتب الطبي عادةً ما يدخلون المعلومات مبدئيًا إلى كاتب السجلات الطبية لتخزينها في المكان المناسب لاستخدامها لاحقًا من قبل المتخصصين الطبيين.

ما الذي يجعل كاتب السجلات الطبية مميز

• يجب أن يكون كاتب السجلات الطبية منظمًا بدرجة عالية من أجل حفظ السجلات الطبية وفرزها وتخزينها بشكل صحيح في مواقع الإيداع الخاصة بكل منها، كما يجب أن يكون لديهم اهتمام كبير بالتفاصيل للتأكد من صحة جميع المعلومات الطبية وتواجدها في المواقع والمجلدات المناسبة، ونظرًا لأن معظم وقتهم يقضون في إدخال الأرقام، فمن المفيد أيضًا لمرشحي السجلات الطبية أن يتمتعوا بقدرات كبيرة في إدخال البيانات ومهارات حاسوبية قوية.

نموذج الوصف الوظيفي لموظف السجلات الطبية

• تبحث المستشفيات الطبية حاليًا عن كاتب سجلات طبي ذو خبرة وودود للانضمام إلى الفريق الإداري، حيث سيكون الموظف مسؤولاً عن مجموعة متنوعة من المهام بما في ذلك جمع معلومات المريض وإصدار الملفات الطبية وحفظ السجلات الطبية ومعالجة قبول المرضى وأوراق الخروج.

• سيكون لدى المرشح الناجح معرفة متعمقة بالمصطلحات الطبية والعمليات والواجبات الإدارية، وللتميز في هذا المنصب، يجب على الموظف أيضًا إظهار مهارات اتصال ومهارات تنظيمية ممتازة.

كاتب السجلات الطبية هو المسؤول عن إدارة الملفات الصحية للمرضى في المنشأة، حيث يُعرف أيضًا باسم كتبة المعلومات الصحية، وتشمل واجباتهم حفظ السجلات والمساعدة في عمليات التدقيق وجمع المعلومات، حيث تتضمن متطلبات هذا الدور شهادة الثانوية العامة وخبرة عملية مثبتة.