ما هي أشكال مستويات الرقابة علي الأداء الإداري
مع ظهور مبادئ تقسيم العمل والتخصص والشركات المساهمة، استمر حجم المشاريع في التوسع وأصبحت العلاقة بين المشاريع أكثر فأكثر وهناك العديد من أصحاب المشروع وعدد زادت موضوعات المشروع وأصبحت أهمية الإشراف بارزة. ويتحقق التنوع من خلال فصل الملكية عن الإدارة. وقد أدى ذلك إلى قيام رجال الأعمال بنقل بعض مسؤولياتهم إلى آخرين لأنهم لا يملكون الوقت الكافي للقيام بذلك بأنفسهم. وعلى سبيل المثال، تم إيجاد أنه في ظل شركة مساهمة فوض مجلس الإدارة نيابة عنهم. وبالمثل، فوض مجلس الإدارة بعض الصلاحيات للمديرين التنفيذيين، مع الاحتفاظ ببعض المهام لعدم وجود وقت كافٍ لإكمال كلهم، لذلك استمرت عملية نقل السلطة والمسؤولية.
بعد ذلك، يحتاج كل فرد يفوّض شخصًا ما لأداء مهام معينة نيابة عنه إلى أدوات تساعده على ضمان تنفيذ المهام الموكلة إليه وفقًا لما تتطلبه السياسات والخطط. وهذا هو الفكرة الرئيسية لعملية مراقبة الأداء الفردي وسنركز على الأفراد في هذه المقالة مراقبة الأداء ومراحلها.
مفهوم مراقبة الأداء: يمثل الإجراءات والعمليات اللازمة لضمان تنفيذ [الأداء الفعلي للفرد] وفقًا لمعايير وخطط مسبقة وقام بدراسة وتحليل الفروق بين هذه المعايير والخطط وتحديد نقاط الضعف والهدر، تحديد السبب ومن المسؤول وتقديم التوصيات والتوصيات المناسبة لتصحيحها ومنع حدوثها في المستقبل. وكذلك تحديد مجالات الاكتفاء والحفظ والعمل على تطويرها وتشجيعها ويشمل هذا المفهوم ما يلي:
- مراقبة الأداء هي مجموعة من الإجراءات اللازمة لضمان تنفيذ التنفيذ الفعلي وفقًا للخطط السابقة.
- الغرض من الضبط هو الكشف عن التناقضات بين التخطيط المسبق والتنفيذ الفعلي، حتى يتمكن المسؤولون عن إدارة الوحدات الاقتصادية من تحديد نقاط الضعف والكفاية واكتشاف أسباب الانحرافات سواء كانت سلبية أو إيجابية وتحديد المسئول. لهم الناس.
- اتخاذ الإجراءات التصحيحية لتقليل الانحرافات السلبية ومنع تكرارها ومراعاة ذلك في التخطيط المستقبلي وتطوير الانحرافات الإيجابية من خلال الحوافز المختلفة.
مرحلة المراقبة لكي تكون المراقبة فعالة ونهائية ومن أجل ضمان تحقيق الأهداف، يجب أن تتضمن المراحل التالية:
- أولاً: توضيح ما يجب تحقيقه وتحديد أفضل تنفيذ في شكل جدول زمني مفصل من أجل ضمان توفر احتياجات الإنتاج في الوقت أو المكان المناسب لمنع الاختناقات بحيث يمكن تنفيذ الخطة، أي سيكون هناك الهدف يتم تحويلها إلى خط من الشكل الكمي القابل للقياس.
- ثانيًا: وضع معايير رقابية، بما في ذلك تحديد العلاقة بين الجهد المبذول والنتائج التي تعتبر أداءً مرضيًا، أي أن هناك مجموعة من المعايير التي تمثل أهداف البرنامج.
- ثالثاً: بالتوجيه والإشراف التأكد من إتمام العمل وفقاً للخطة الموضوعة ووفقاً للمعايير المعمول بها والسعي لإيجاد انحراف كل خطوة في كل خطوة. ومن المحتمل أن يتم تتبع الأداء الفعلي في الوقت الفعلي من خلال تحديد نوعه ورقمه أي مدى توفر الأنظمة الفرعية.
- رابعًا: بحث وتحليل الانحرافات لتوثيق حدوث الانحرافات وأسبابها وتحديد المسؤولين عنها للحكم على مدى كفاية التنفيذ ونجاح وضع الخطط وتنفيذها.
- خامساً: اتخاذ إجراء تصحيحي مؤقت لمعالجة الظروف القائمة للانحراف السلبي، ثم اقتراح بناءً على هذه التجربة كيفية منع تكراره وحدوثه في المستقبل، سواء كان يؤثر على المسار نفسه أو على ظروف العمل واتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لذلك. تطوير الانحراف الإيجابي والذي يتطلب نظامًا فرعيًا يحتوي على إلهاء عن إجراءات العلاج عناصر نظام تحكم فعال.
لكي يحقق نظام التحكم أهدافه، يجب توفر المكونات التالية:
- هناك إدارة فعالة: تعتبر السلطة التنفيذية مسؤولة عن تحقيق أهداف المشروع والقيام بالعمل على أفضل وجه ممكن، الأمر الذي يتطلب أفضل استخدام للموارد المادية والبشرية وكذلك أفضل تلبية لاحتياجات ورغبات الناس في الداخل والخارج. وعلى المنظمة أن تبذل الكثير من الجهد لتحقيق الأهداف. الجهد الإداري الذي يتطلب إدارة عقلانية لتتعرف على الأسس العملية لوظائفها وأهمها الإشراف حتى يتمكن من جعل المشروع آمناً. وهنا يظهر دور الإدارة العملية العقلانية في مجال الإشراف.
- حضور الموظفين: الموظفون هم المديرون الذين يحولون نظامًا في شكل أهداف وخطط وإجراءات إلى كيان ديناميكي للحركة والحياة.
بدون موظفين مدربين من ذوي الخبرة والمعرفة ومستويات المهارة، يصبح التنفيذ فارغًا، بغض النظر عن المكونات السابقة التي كانت متاحة. ومن هنا نرى أن العامل البشري يلعب دوراً مهماً في مجال المكافحة، خاصة إذا كانت المنشأة تهتم باختياره وتدريبه وبناء الحوافز.
- توافر الوسائل الآلية للتلاعب بالبيانات مما لا شك فيه أن أحدث الوسائل الآلية لتسجيل البيانات وتصنيفها واستخراج النتائج لها مزايا متنوعة من أهمها سرعة تقديم البيانات المطلوبة ودقتها وانتظامها. تطور الحكومات سياساتها وخططها في الوقت المناسب ومن هنا تأتي أهمية الوسائل الآلية في مجال المراقبة الإدارية.
- مجموعة من الضوابط المحاسبية وغير المحاسبية. من الضروري أن يكون لديك مجموعة من الأساليب المستخدمة من قبل المديرين والموظفين في تنفيذ إجراءات الرقابة واختيارها يعتمد على ظروف كل مشروع وطبيعة العملية ومستوى الإدارة.
مستوى التحكم في الأداء ويلعب المخطط التنظيمي للمشروع دورًا مهمًا في مجال الرقابة، حيث يوضح الروابط الرأسية والأفقية بين المراكز المختلفة وبيان العلاقات الوظيفية. وبين العمل على المستويات الإدارية المختلفة وهل ينجح المشروع في تحقيق أهدافه، حيث يعتمد بشكل كبير على سهولة وسرعة الاتصال بين وحداته المختلفة ومن خلال الهياكل التنظيمية وقنوات الاتصال أو المسارات الواضحة التي تتنوع على المستوى الإداري.
إن أهمية تحديد مستوى إدارة المشروع في منطقة التحكم لا تقل أهمية عن أي منطقة أخرى، حيث أن لها تأثيرًا كبيرًا على خطوات التحكم، خاصة عند اختيار طريقة التحكم المناسبة لكل مستوى. ويمكن تقسيم الإشراف إلى أربعة مستويات:
- الإدارة العليا: يمثله رئيس مجلس الإدارة والمدير التنفيذي، كأول شخص مسؤول، يكون العمل الفعلي المقابل مسؤولاً عن مستوى الإدارة.
- مستوى مدير القسم: يختلف عددهم وفقًا لحجم وطبيعة نشاط المشروع وهم من المستوى الثاني ومسؤولون أمام الإدارة العليا. في الوقت نفسه، يكون مستوى الإدارات مسؤولاً عن أدائها الفعلي. وأهم الضوابط هي معايير الأداء وتخطيط الميزانيات والبيانات المالية المقارنة والتحليل باستخدام النسب المالية. يجب أن يكون التقرير أكثر تفصيلا. عن السابق.
- مستوى رئيس القسم: يتألف كل قسم من أقسام متعددة ولكل قسم مسؤول وهو المستوى الثالث المسؤول عن مستوى القسم، وفي نفس الوقت يكون رئيس القسم مسؤولاً عن عمله الفعلي والإشراف على القسم.
- مستوى فروع القسم: قد تتبع بعض الأقسام أقسام صغيرة أخرى ويشرف على كل قسم مشرف وهذه هي الطبقة الرابعة، ويسأل رئيس القسم عن الأداء الفعلي للعاملين. طريقة لمراقبة الأداء الفعلي. لقد تم الإشارة إلى أن الضوابط الفعالة تمر بمراحل مختلفة من تحديد المعايير أو المعايير التنظيمية وتقييم الأداء، ثم فهم الاختلافات وتحديد أسبابها وتطوير العلاجات الموصى بها من خلال:
1- مرحلة تطوير المعايير التنظيمية، حيث تحتاج الإدارة إلى بيانات مختلفة عن الماضي والحاضر والمستقبل والتي تبحث عنها من خلال: أ- القوائم المالية التاريخية. ب- معايير رقابية مختلفة على أساس التكلفة المعيارية أو التكلفة التقديرية. ج- أبحاث السوق وبيانات عملية الإنتاج.
2- أثناء تقييم الأداء ومراحل القياس من التتبع والمراقبة والتدريب، يتم استخدام طرق مختلفة، من أهمها: أ- ملاحظة مباشرة. ب- تقارير المراقبة بما في ذلك البيانات المقارنة عن الأداء المخطط والأداء الفعلي والانحرافات. ج – يتم خلال مرحلة تحليل الانحراف استخدام عدة طرق من أهمها: 1- استخدم طريقة التعادل للتحليل. 2- التحليل باستخدام طريقة القوائم المالية المقارنة. تحليل. 3 – استخدام النسب المالية. 4- استخدام الأساليب الإحصائية والرياضية للتحليل.
يمكن تقسيم طرق الرقابة المذكورة أعلاه إلى طرق محاسبية وطرق غير محاسبية ومن أهم طرق المحاسبة التقليدية ما يلي: أ- التكاليف المحددة مسبقا كأداة لتطوير خطط ومعايير الرقابة. ب – التكلفة الفعلية كأحد طرفي القياس. ج – يستخدم تحليل التعادل. د- استخدام المنهج المقارن للتحليل المالي للتعرف على أسباب وأنواع الانحرافات. هـ- استخدام النسب المالية لإجراء التحليل المالي للتعرف على أسباب وأنواع الانحرافات.
3- تقييم الأداء تعتبر مراجعات الأداء من العناصر المكملة لعملية الرقابة ويتم إجراؤها بعد كل مرحلة من مراحلها وفي التعبير عن الرأي العام تبين ما إذا كان يتم تنفيذ العمل المنجز بشكل عام بطريقة مرضية، بما في ذلك مراعاة إيجابية. وجوانب ونقاط الضعف الحادثة، ثم مجموعة من الاقتراحات والتعليمات لتطوير الجوانب الجيدة والتعامل مع النواقص وكذلك اقتراح المكافآت والعقوبات. ولا يجوز الاعتقاد بأن عملية تقييم الأداء منفصلة عن عملية الرقابة أو أنها تتم في المرحلة النهائية بل هي متأصلة في كل جزء من أجزاء الرقابة وهي الأساس لاتخاذ القرارات الإدارية الصحيحة.
