إدارة المشاريع

أفكار بسيطة لتحسين إدارة المشروع: الفهم للتفدق النقدي الخاص بالمشروع، الفهم لرغبات العملاء، الاستفادة بشكل أكبر من إمكانيات العاملين في المشروع، معرفة الموارد، توسيع السوق الخاص بالمشروع

يوجد أحجام متنوعة للمشاريع من مشاريع كبرى إلى مشاريع صغيرة جدًا، لكل من هذه المشاريع فرص وتحديات متنوعة.  المشاريع الصغيرة تكون بصيغة غير رسمية في العادة وكل الأصول فيها أو حجم مبيعاتها.

تُنفذ معظم المشاريع في المؤسسات والمنظّمات ما باستخدام موظفين من أقسام ودوائر مختلفة أو حتى من مواقع وبلدان مختلفة، فكيف يمكنك أن تأمل بإدارة استخدام أعضاء الفريق للوقت بفاعلية.

مراقبة التكلفة في المشروع يوجد لها أربعة من الأجراءات الرئيسية حتى تكون عملية المراقبة عملية ناجحة، ويجب عليك كمدير مشروع أن تراعي هذه الإجراءات.

النزاعات وتغيير الشركاء لا ينفكان أبداً ولذلك تقبل هذه الحتمية وكُن مستعدًا للتصرف عند الضرورة، فمشروعك يحتوي على عدد كبير من من الأشخاص المختلفين تكون آمالهم ورغباتهم الخاصة مختلفة.

مراقبة المشروع ليست مجرد مراقبة للجهد ونتاجات العمل ولكنها يجب أن تتضمن أيضًا احتساب التكلفة، حساب التكلفة أمر مهم لأنه يلعب الدور الكبير في نجاح أو فشل المشروع.

تعتبر الاجتماعات المنتظمة لمناقشة التقدّم جزء أساسي من عملية مراقبة المشروع وذلك لمراجعة الوضع الحالي في أي وقت، لذلك اتخذ إجراءات محدّدة لجعل الاجتماعات فعّالة.

عندما تقوم بمراقبة النجاح في المشروع وتكون مراقبتك جيدة عليك أن تتأكد بأن قنوات الاتصال تعمل بنجاح وتقوم بتقديم المعلومات الصحيحة، إذا لم تكن جيدة فاتفق مع أعضاء الفريق على طريقة التحسين.

يشعر المرء من أعماق نفسه بأن هناك تغييرات لا يتمكن من السيطرة عليها، مهما كانت جودة الخطة التي قمت بإعدادها لا بدَّ ان يكون هناك أمور غير متوقعة.

على المدير أن يحدّد ما هي الاجتماعات الضرورية التي يجب أن يقوم بها في المشروع حتى يحقّق النجاح في إدارة المشروع لأنه يوجد بعض اجتماعات تعتبر مضيعة للوقت والجهد والمال.

من يتحمل مسؤولية نجاح أو فشل المشروع؟ هل المسؤولية تكون جماعية أم فريدية؟ هل تكون المسؤولية موزعة بشكل متساوي أم لا؟

بعد أن تقوم بإعداد التقارير في المشاريع يجب أن يكون هناك متابعة للتقاريروهي العمليةالتي يتم عن طريقها التأكد والتحقّق من التقدّم وعدم وجود مشاكل.

لا يمكنك القيام بعملية المراقبة في مشروعك من دون أن تتحرك وتقوم بالحوارات فيجب أن تقوم بجمع المعلومات وهذا لا يمكنك القيام به وأنت جالس في مكتبك وعلى كرسيك.

التخطيط للعمل شيء مسلٍ ويعتبر لحد كبير عمل غير حقيقي؛ لأنه من السهل تغيير نتاجات هذا التخطيط ولا يوجد نتائج تترتب على ذلك سوى أنك تستهلك مزيد من الورق.

من المؤكد أن تصل إلى معلومات جديدة لأعضاء الفريق في المشروع بعد البدء بالعمل، قد تصل هذه المعلومات بشكل عرضي من خلال قنوات التواصل المتنوعة.

لقد مضى على استخدام تقنيات المسار الحاسم في المشاريع ما يقارب من (30) سنة حتى الآن، حيث أثبتت أهميتها كأداة لجدولة المشروع ومراقبته.

اسأل أي شخص عن الوقت الذي يستغرقه عمل محدّد يكون الجواب بشكل عام وليس بطريقة دقيقة وهذا بسبب عدم التفكير الدقيق مسبقًا في تقدير الزمن.

التقدير بشأن مقدار الوقت والمصادر اللازمة لتنفيذ العمل بناءً على معايير مقبولة للأداء، هذا بالتالي يتطلب منك أن تقوم بتحديد حجم المهمة أو مجموعة المهام المحدّدة بالقياس.

يعتبر أي موظف في المنظّمة يبدي في موقف ما اهتمام بمشروعك ويستفيد منه، فإنك تحتاج لأن تحدّد هؤلاء الموظفين لأنهم من المؤكد يحاولوا التأثير على الكيفية التي ستدير بها مشروعك.

يتوقع من مدير المشروع أن يكون لديه مهارات مطلوبة لتطبيق تقنيات الإدارة الفعّالة للمشروع، ومدير المشروع يجب أن يتمتع ببعض المهارات ويقوم بتطوير مهارات أخرى حتى يحقق النجاح للمشروع.

التخطيط من أهم الأمور في حياة الأشخاص في الأمور الروتينة، وتتمتع بنفس الأهمية في أمور الأعمال لحي يتم لتحقيق النجاح، ولإنجاح المشروع يجب أن يتم التخطيط بطريقة صحيحة وسليمة خالية من الأخطاء.

إدارة الموارد البشرية للمشروع تهتم بجميع العمليات التي من قدرتها إدارة شؤون الأفراد المنفذين للمشروع، بتحديد المسؤوليات الموكلة إليهم بطريقة جيدة.

تُعرّف الجمعية الأمريكية لمراقبة الجودة الجودة هي مجموعة من الخصائص الكلّية التي تكون لديها القدرة على توفير حاجات الزبون المعلن عنها أو غير المعلن عنها.

إدارة المشاريع ليس بالأمر السهل، لكّن يوجد مجموعة من القواعد النجاح التي تساهم وتلعب دور كبير في النجاح في إدارة المشروع أو الفشل فيها، وهي إثنا عشر قاعدة.

يعتبر وقت المشروع من أهم العوامل لإنجاح مشروعك الخاص، حيث تتم إدارة الوقت لتحقيق إنجاز المشروع في الوقت المحدّد. وتحتوي إدارة وقت المشروع على مجموعة من العمليات الضرورية التي تحقّق النجاح لمشروعك.

حاول أن تدرك بأن توقعات العميل ترتبط بشكل مباشر برضاه، ويوجد هناك درجات للرضى ترتبط بالحدّ الذي يرى فيه العميل بأنك فهمت توقعاته والأهم من هذا أن تحقق هذه التوقعات في النتائج التي تتوصل إليها.

أن تقوم بتحليل متطلبات المصادر وتُفعّل جدولك الخاص بك وتحدد المخاطر والخطة، بعدها تسعى للحصول على موافقة إنطلاق المشروع.

يعتبر العمل الجماعي في المشاريع من العناصر الهامة والضرورية لإنجاح المشروع؛ لأن هذه المشاريع تحتاج أكثر من شخص للقيام بإنجازها.

يتوجب عليك كمدير للمشروع أن تبدي الاهتمام والحرص الشديد على أداء كل مشترك في عمل المشروع، وأن تستمر في التأكد من أنه تمَّ تنفيذ المطلوب كما تريد ويُحقّق النجاح للمشروع.

هل فكرت في الحصول على شهادة محترف إدارة المشاريع (PMP)؟ هذا هو المعيار الذهبي لشهادات إدارة المشاريع ويأتي مع عدد من الفوائد لمن يجتازون الاختبار.