ادارة المشاريع

تجعل تقنيات تخطيط إدارة المشاريع إدارة المشاريع أسهل وأكثر فعالية. يمكن تطبيقها على أي مشروع بغض النظر عن المجال أو الصناعة. وتستخدم جنبًا إلى جنب مع برامج إدارة المشاريع

عندما تقوم بمراقبة النجاح في المشروع وتكون مراقبتك جيدة عليك أن تتأكد بأن قنوات الاتصال تعمل بنجاح وتقوم بتقديم المعلومات الصحيحة، إذا لم تكن جيدة فاتفق مع أعضاء الفريق على طريقة التحسين.

يتوجب عليك في بعض الأوقات أثناء العمل على المشروع أن تسلك منحنى قاسي وشاق ومتعب للإنجاز فيه، لأنه من الصعب أن نحدّد بوضوح ما نعنيه بالإنجاز.

من المؤكد أن تصل إلى معلومات جديدة لأعضاء الفريق في المشروع بعد البدء بالعمل، قد تصل هذه المعلومات بشكل عرضي من خلال قنوات التواصل المتنوعة.

يمكن التقليل من المشاكل المتعلقة بإدارة الوقت وتأثيرها على المشروع من خلال سرعة تحديد وإدراك بأن هناك مشكلة، وإدارة الإداء جزء أساسي من عملك.

تُنفذ معظم المشاريع في المؤسسات والمنظّمات ما باستخدام موظفين من أقسام ودوائر مختلفة أو حتى من مواقع وبلدان مختلفة، فكيف يمكنك أن تأمل بإدارة استخدام أعضاء الفريق للوقت بفاعلية.

النزاعات وتغيير الشركاء لا ينفكان أبداً ولذلك تقبل هذه الحتمية وكُن مستعدًا للتصرف عند الضرورة، فمشروعك يحتوي على عدد كبير من من الأشخاص المختلفين تكون آمالهم ورغباتهم الخاصة مختلفة.

لقد مضى على استخدام تقنيات المسار الحاسم في المشاريع ما يقارب من (30) سنة حتى الآن، حيث أثبتت أهميتها كأداة لجدولة المشروع ومراقبته.

حاول أن تدرك بأن توقعات العميل ترتبط بشكل مباشر برضاه، ويوجد هناك درجات للرضى ترتبط بالحدّ الذي يرى فيه العميل بأنك فهمت توقعاته والأهم من هذا أن تحقق هذه التوقعات في النتائج التي تتوصل إليها.

تُعرّف الجمعية الأمريكية لمراقبة الجودة الجودة هي مجموعة من الخصائص الكلّية التي تكون لديها القدرة على توفير حاجات الزبون المعلن عنها أو غير المعلن عنها.

بعد تحديد المشروع وتعيين فريق المشروع، تكون جاهزًا للدخول إلى المرحلة الثانية في دورة حياة إدارة المشروع، الا وهي، مرحلة التخطيط للمشروع. ولكن، لماذا تنتهي المشاريع التي يديرها الموهوبون بالتأخير أو عدم اكتمالها؟

إدارة المشاريع ليس بالأمر السهل، لكّن يوجد مجموعة من القواعد النجاح التي تساهم وتلعب دور كبير في النجاح في إدارة المشروع أو الفشل فيها، وهي إثنا عشر قاعدة.

مراقبة المشروع ليست مجرد مراقبة للجهد ونتاجات العمل ولكنها يجب أن تتضمن أيضًا احتساب التكلفة، حساب التكلفة أمر مهم لأنه يلعب الدور الكبير في نجاح أو فشل المشروع.

بعد أن تقوم بإعداد التقارير في المشاريع يجب أن يكون هناك متابعة للتقاريروهي العمليةالتي يتم عن طريقها التأكد والتحقّق من التقدّم وعدم وجود مشاكل.

لا يمكنك القيام بعملية المراقبة في مشروعك من دون أن تتحرك وتقوم بالحوارات فيجب أن تقوم بجمع المعلومات وهذا لا يمكنك القيام به وأنت جالس في مكتبك وعلى كرسيك.

أن تقوم بتحليل متطلبات المصادر وتُفعّل جدولك الخاص بك وتحدد المخاطر والخطة، بعدها تسعى للحصول على موافقة إنطلاق المشروع.

يعتبر العمل الجماعي في المشاريع من العناصر الهامة والضرورية لإنجاح المشروع؛ لأن هذه المشاريع تحتاج أكثر من شخص للقيام بإنجازها.

يعتبر أي موظف في المنظّمة يبدي في موقف ما اهتمام بمشروعك ويستفيد منه، فإنك تحتاج لأن تحدّد هؤلاء الموظفين لأنهم من المؤكد يحاولوا التأثير على الكيفية التي ستدير بها مشروعك.

من يتحمل مسؤولية نجاح أو فشل المشروع؟ هل المسؤولية تكون جماعية أم فريدية؟ هل تكون المسؤولية موزعة بشكل متساوي أم لا؟

التقدير بشأن مقدار الوقت والمصادر اللازمة لتنفيذ العمل بناءً على معايير مقبولة للأداء، هذا بالتالي يتطلب منك أن تقوم بتحديد حجم المهمة أو مجموعة المهام المحدّدة بالقياس.

على المدير أن يحدّد ما هي الاجتماعات الضرورية التي يجب أن يقوم بها في المشروع حتى يحقّق النجاح في إدارة المشروع لأنه يوجد بعض اجتماعات تعتبر مضيعة للوقت والجهد والمال.

اسأل أي شخص عن الوقت الذي يستغرقه عمل محدّد يكون الجواب بشكل عام وليس بطريقة دقيقة وهذا بسبب عدم التفكير الدقيق مسبقًا في تقدير الزمن.

يعتبر وقت المشروع من أهم العوامل لإنجاح مشروعك الخاص، حيث تتم إدارة الوقت لتحقيق إنجاز المشروع في الوقت المحدّد. وتحتوي إدارة وقت المشروع على مجموعة من العمليات الضرورية التي تحقّق النجاح لمشروعك.

تعتبر الاجتماعات المنتظمة لمناقشة التقدّم جزء أساسي من عملية مراقبة المشروع وذلك لمراجعة الوضع الحالي في أي وقت، لذلك اتخذ إجراءات محدّدة لجعل الاجتماعات فعّالة.

يتوجب عليك كمدير للمشروع أن تبدي الاهتمام والحرص الشديد على أداء كل مشترك في عمل المشروع، وأن تستمر في التأكد من أنه تمَّ تنفيذ المطلوب كما تريد ويُحقّق النجاح للمشروع.

إدارة الموارد البشرية للمشروع تهتم بجميع العمليات التي من قدرتها إدارة شؤون الأفراد المنفذين للمشروع، بتحديد المسؤوليات الموكلة إليهم بطريقة جيدة.

التخطيط للعمل شيء مسلٍ ويعتبر لحد كبير عمل غير حقيقي؛ لأنه من السهل تغيير نتاجات هذا التخطيط ولا يوجد نتائج تترتب على ذلك سوى أنك تستهلك مزيد من الورق.

يشعر المرء من أعماق نفسه بأن هناك تغييرات لا يتمكن من السيطرة عليها، مهما كانت جودة الخطة التي قمت بإعدادها لا بدَّ ان يكون هناك أمور غير متوقعة.

مراقبة التكلفة في المشروع يوجد لها أربعة من الأجراءات الرئيسية حتى تكون عملية المراقبة عملية ناجحة، ويجب عليك كمدير مشروع أن تراعي هذه الإجراءات.

التخطيط من أهم الأمور في حياة الأشخاص في الأمور الروتينة، وتتمتع بنفس الأهمية في أمور الأعمال لحي يتم لتحقيق النجاح، ولإنجاح المشروع يجب أن يتم التخطيط بطريقة صحيحة وسليمة خالية من الأخطاء.