أساسيات إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني في الجيميل

تسمح خاصية إعادة توجيه البريد الإلكتروني للمستلمين الجُدد رؤية البريد الإلكتروني المرسل إذا لم يتم تضمينه في الأصل في سلسلة البريد الإلكتروني، يعني أيضًا إعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني أنك ترسل الرسالة إلى شخص آخر أو مجموعة أخرى، بما في ذلك كل المحتوى وتنسيق النص والمرفقات الموجودة في رسالة البريد الإلكتروني الأصلية، إذا لم تقم بتغيير عناصر البريد الإلكتروني قبل إعادة توجيهه، فسيرى الشخص أو المجموعة التي تمّت إعادة التوجيه إليها جميع تفاصيل الرسالة الأصلية.

هل يرى المرسل الأصلي البريد الإلكتروني عند إعادة توجيهه

إذا كان المُرسل الأصلي يستخدم البريد الإلكتروني التقليدي، فالأمر بسيط، في هذه الحالة إذا قمت بإعادة توجيه (Forwarding) رسالة بريد إلكتروني، فلن يكتشف مُرسل الرسالة الأصلية أبدًا أنّك قمت بإعادة توجيه الرسالة إلى مستلم آخر. فقط عندما تضع عنوان البريد الإلكتروني الأصلي للمرسل في حقل نسخة (Cc) أو نسخة مخفية الوجهة (Bcc) في رسالة البريد الإلكتروني المعاد توجيهها، فسيؤدي ذلك إلى تلقي المرسل نسخة من البريد الإلكتروني.

هناك أيضًا حالة عندما يستخدم المرسل أداة تتبع البريد الإلكتروني المفتوحة أو برامج (CRM) أخرى مخصصة للتسويق عبر البريد الإلكتروني، تسمح بعض حلول البريد الإلكتروني للمرسل بتضمين الرمز في البريد الإلكتروني لمعرفة متى وكم مرة فتح المستلم البريد الإلكتروني بدقة.

على سبيل المثال، يمكن أن تُظهر أداة التتبع الخاصة بك أن المستلم فتح بريدًا إلكترونيًا من موقع معين، بعد ذلك بعد مرور بعض الوقت، يمكنك تلقي تأكيد آخر بأن بريدك الإلكتروني قد تم فتحه من مكان آخر في العالم، قد يكون هذا دليلًا على إعادة توجيه بريدك الإلكتروني.

يُمكن أن يشير موضوع الرسالة أيضًا إلى المُرسل إلى أنّك قمت بإعادة توجيه الرسالة، يخبرك الاختصار (FW:) أو (FWD:) المُضاف إلى بداية سطر موضوع الرسالة أن البريد الإلكتروني قد تم إرساله في الأصل إلى شخص آخر.

متى يجب إعادة توجيه بريد إلكتروني بدلاً من الرد عليه

يجب إعادة توجيه بريدك الإلكتروني بدلاً من الرد عليه إذا لم تقم بتضمين المُستلم في رسالة البريد الإلكتروني الأصلية، حيث سيوافق العديد من محترفي الاتصال عبر الإنترنت (Internet) على هذا، إذا كانوا يرسلوا العديد من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، داخليًا وخارجيًا.

أفضل الممارسات لإعادة توجيه البريد الإلكتروني

لا أحد يحب تلقي رسائل البريد الإلكتروني المزعجة والفوضوية، بغض النظر عما إذا كنت ترسل رسالة أو تعيد توجيهها، يجب أن يكون البريد الإلكتروني مثاليًا ويشير إلى احترافك، لذا ما الذي يجب عليك فعله قبل إعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني المهنية للآخرين؟

1. استخدم زر إعادة التوجيه من الرسالة الحالية

قم دائمًا بإعادة توجيه (Forward) بريد إلكتروني من الرسالة الحالية التي تقرأها، من خلال القيام بذلك سيكتشف المستلمون على الفور الرسالة التي تريد أن يروها لن يضطروا للخوض في عشرات الإجابات السابقة، ممّا إنها تجعل التواصل أسهل وأسرع.

2. اضافة تعليقك

إذا قمت بإعادة توجيه رسالة ما، فقم دائمًا بتضمين أفكارك في البريد الإلكتروني، عبّر عن رأيك، اقترح حلولاً أو خطوات أخرى، هذا يدل على أنّك خصصت الوقت لقراءة الموضوع بأكمله، إنها أيضًا إشارة للآخرين بأن الرسالة تستحق إلقاء نظرة عليها، وتذكر أن تضيف التحية المناسبة والختام، وانتبه لمن تكتب إليه واستخدم أفضل تحية أو خاتمة بناءً على ذلك.

إذا قمت بتضمين مرفق في إجابتك، فتأكد من إضافة الملف المناسب، بالنسبة لملفات مثل الصور أو الرسومات، يمكنك لصقها في نص البريد الإلكتروني، لن يضطر المستلمون إلى تنزيل الملفات وسيتمكنون من الاطلاع على المحتوى بغض النظر عن الجهاز الذي يستخدمونه أو جودة الشبكة.

3. ضبط سطر الموضوع

قم بإزالة (Fw: Fw: Fw: Fw:) وأي شيء آخر غير ضروري من سطر الموضوع، قم بتغيير موضوع البريد الإلكتروني واكتب موضوعًا يُظهر تلميحًا لردك، سيساعد هذا أيضًا في تسريع وقت الاستجابة، خاصةً إذا أشرت إلى أنها حساسة للوقت.

في الجيميل (Gmail)، يُمكنك بسهولة تغيير موضوع البريد الإلكتروني. اتبع هذه الخطوات للقيام بذلك:

• قم بفتح البريد الإلكتروني الذي تريد إعادة توجيهه في الجيميل (Gmail) انقر على زر إعادة توجيه (Forward) ثم نوع الرد (Type of response) ثم تعديل الموضوع (Edit subject). انظر الصورة التالية:

4. تنسيق نص الرسالة

في المرة الأولى التي يقوم فيها شخص ما بإعادة توجيه رسالة، سيبدو الأمر مفهوماً، ولكن عندما يتم ذلك مرارًا وتكرارًا، تبدو الرسالة غير منظمة ويصعب قراءتها، من الممكن في هذه المرحلة أن يكون هذا مجرد مزيج عشوائي من النص بخط غامق ومائل وبأحجام خطوط متعددة، من الأفضل أن لا ترسل بريدًا إلكترونيًا عندما يبدو هكذا، قم بإصلاحه عن طريق تحرير تلك الأشياء. ومن الأفضل أن تقوم بإزالة التوقيعات غير الضرورية وإخلاء المسؤولية عبر البريد الإلكتروني التي تطيل فقط عملية القراءة وتمنع المستلم من الوصول بسرعة إلى هذه النقطة.

مُلاحظة:كن حذرًا عند تنسيق رسالة تحتوي على صور، بعد استخدام وضع النص العادي، سيتم حذف الصور.

5. الخصوصية مهمة

هل من المقبول إعادة توجيه بريد إلكتروني بدون إذن المرسل الأصلي؟ وفقًا لآداب البريد الإلكتروني، يُوصّى بسؤال المرسل أوّلاً عمّا إذا كنت تريد إعادة توجيه رسالة أرسلها، إذا اتضح أن المرسل لا يريد لأحد الاطلاع على بريده الإلكتروني، فهذا يعد انتهاكًا واضحًا لخصوصيته، ما عليك سوى الاحتفاظ بالسرية وإظهار الاحترام وإزالة عناوين البريد الإلكتروني غير الضرورية في الجزء العلوي من الرسالة.

تخيل أنك تتحدث إلى عميل، وفجأة عليك التشاور مع أعضاء فريقك حول سؤال تم طرحه عليك، تقوم بإعادة توجيه رسالة بريد إلكتروني تحتوي على جميع الرسائل المتعلقة بالموضوع، بما في ذلك البيانات الشخصية مثل الاسم وعنوان البريد الإلكتروني. قد تكون هناك بيانات لا يرغب العميل بالضرورة في مشاركتها مع الجميع، إذا كنت تعلم أن هذا النوع من المعلومات موجود في البريد الإلكتروني، فلا تجعله عامًا، من خلال عدم إرسال هذا النوع من المعلومات، فإنك تهتم بالعميل وتوفر لهم راحة البال عندما يتعلق الأمر بمعلوماتهم الشخصية.

لا تقم بتضمين معلومات سرية أو حساسة في الرسالة إذا لم تكن هناك حاجة لحل حالة العميل، اكتب دائمًا بريدًا إلكترونيًا مع العلم أن رسالتك يمكن أن تصبح عامة في أي وقت، أو حاول استخدام تشفير الملفات وإخفاء هوية البيانات الإضافية إذا تطلب الموقف ذلك.

حقول عناوين البريد الإلكتروني

في كل مرة ترسل فيها بريدًا إلكترونيًا إلى أكثر من شخص واحد، ضع في اعتبارك ما إذا كان المستلمون مرتبطين بالقضية وما إذا كانت الرسالة مفيدة لهم أم لا، جرب الحقول إلى (To) أو نسخة إلى (Cc) أو نسخة مخفية الوجهة (Bcc) المتوفرة في بريدك الوارد.

إلى (To):

عند استخدام الحقل إلى، يكون المستلمون عامًا، يمكن لكل منهم رؤية محتوى البريد الإلكتروني ومن تم إرساله إليه، املأ هذا الحقل بعناية للتأكد من أن المستلمين على دراية بمن استلم الرسالة أيضًا.

نسخة كربونية (Cc):

عناوين البريد الإلكتروني المملوءة في الحقل نسخة إلى تعني أن هؤلاء الأشخاص هم مستلمون إضافيون للرسالة، يتلقون نفس الرسالة تمامًا مثل أي شخص آخر لأنهم بحاجة إلى أن يكونوا على دراية بالمشكلة، لكن لا يتم اعتبارهم المستلمين الأكثر اهتمامًا، بهذه الطريقة يمكنك تنظيم اتصالاتك وتحديد أولويات الردود من كل فرد.

نسخة مخفية الوجهة (Bcc):

باستخدام حقل نسخة مخفية الوجهة (نسخة كربونية غير مرئية)، يُمكنك إخفاء رؤية مستلمي البريد الإلكتروني، بهذه الطريقة سيعتقد كل شخص بأنه تلقى النسخة الوحيدة من الرسالة، تذكر أنّه إذا قمت بملء حقل نسخة مخفية الوجهة فقط يمكن للمستلمين رؤية عنوان بريدهم الإلكتروني فقط في العنوان.

الفرق بين الرد والرد على الكل

الفرق بين الرد (Reply) والرد على الكل (Reply to all) بسيط ، فمن خلال الرد، يتم إرسال رسالتك إلى شخص واحد، يمكن أن يكون هذا الشخص شخصًا أرسل إليك البريد الإلكتروني الأصلي أو شخصًا أرسل آخر رسالة في سلسلة الرسائل التي ستجيب عليها.

أمّا باستخدام خاصية الرد على الكل، فأنت تستجيب حرفياً للجميع، يمكن لكل شخص في سلسلة المحادثات رؤية ما كتبته، وهذا ينطبق أيضًا على جميع عناوين البريد الإلكتروني في حقلي إلى (To) ونسخة إلى (Cc).

الخيار الأخير متروك لك، لكن رُبّما تكون فكرة جيدة أن تختار خيار الرد على الكل (Reply to all) عندما:

• تنطبق الإجابة على معظم الأشخاص في الموضوع ويمكن أن تكون مفيدة لجميع المستلمين.

• لا يوجد الكثير من الأشخاص في سلسلة المحادثات، وأنتم تعملون جميعًا نفس المشكلة.

• هناك سياسة تحتاجها لمشاركة تعليقاتك مع كل شخص مدرج في الرسالة.

• يتوقع مشرفك منك إظهار أسبابك للفريق بأكمله.