باستخدام المستند الإلكتروني، تتوفر جميع البيانات تلقائيًا في الأنظمة المناسبة “الداخلية والخارجية” بمجرد إرسالها أو استلامها، ولا داعي لإضاعة الوقت والموارد في الطباعة، ولا يمكن تحقيق التبادل الإلكتروني الحقيقي للوثائق إلا عندما يكون لدى المستخدم حل التبادل الإلكتروني للبيانات.
ما هي أنواع المستندات الإلكترونية
فيما يلي بعض الأنواع الأكثر شيوعًا من المستندات الإلكترونية:
1. الوثائق
من العقود والاقتراحات إلى أدلة المستخدم والمخطوطات، حيث يمكن تحويل أي مستند (Microsoft Word) أو ملف نصي إلى ملف (PDF) يسهل مشاركته أو التعليق عليه أو التوقيع عليه.
2. العروض التقديمية
يمكن تحويل ملفات (PowerPoint) وعروض الشرائح الأخرى لإرسالها كمصدر للمعلومات بعد تقديمها، كما يمكن عرض هذه الملفات بسهولة على أي جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول، مما يجعل المعلومات في متناول الجميع.
3. جداول البيانات
من الأفضل تتبع الأرقام والبيانات في جداول البيانات، والقدرة على تحويل هذه البيانات وعرضها في ملفات (PDF) سهلة القراءة، كما يمكن أن تلائم أي شاشة، حيث تجعل من السهل مشاركة المعلومات الكثيرة بأمان.
4. الصور
من خلال تحويل ملفات الصور إلى ملفات PDF، يمكن إنشاء قاعدة بيانات قابلة للبحث وقابلة للمشاركة من صور سهلة التخزين وغير ذلك الكثير.
كيف تسهل Adobe Acrobat Sign تعبئة المستندات الإلكترونية وتوقيعها
التوقيعات الإلكترونية ملزمة قانونًا، مما يمنح المستندات الإلكترونية ميزة عندما يتعلق الأمر بتوقيع المستندات، حيث تعد التوقيعات الإلكترونية أكثر أمانًا من التوقيعات الموجودة على المستندات الورقية التقليدية، ويحتوي التوقيع الإلكتروني على معلومات يمكنك تتبعها حول من قام بالتوقيع على المستند وأين ومتى قام بالتوقيع عليه.
يمكن استخدام التوقيعات الإلكترونية لاستبدال التوقيعات المكتوبة بخط اليد في العقود، ونماذج الطلبات، ونماذج التوظيف الجديدة على متن الطائرة، واتفاقيات عدم الإفشاء، ووثائق إعداد البائعين، بالإضافة إلى طلبات تقديم العروض، وتراخيص التغيير، ونماذج التسجيل في المزايا الحكومية، وتعد التوقيعات الإلكترونية السهلة والأكثر أمانًا والموفرة للتكلفة بمثابة التهديد الثلاثي لـ (e-doc).
