إنشاء مخطط انسيابي في محرر مستندات جوجل

المخطط الانسيابي (flowchart) هو أداة مرئية تصور عملية أو سير عمل بيانياً، في هذا المقال نقدم دليلًا تفصيليًا حول كيفية إنشاء مخطط انسيابي باستخدام أداة الرسم المضمنة في محرر مستندات جوجل.

ما المقصود بالمخططات الانسيابية

المخططات الانسيابية (flowchart) وهي مخططات تستخدم الرموز والأشكال بدلاً من الصور الفعلية لتصوير عملية أو سير عمل أو خوارزمية كانت موجودة منذ عقود، يُقال إن المهندسين “فرانك وليليان جيلبرث” هما أول من استخدم المخطط الانسيابي لتوثيق تدفق العملية في عام (1921م)، عند استخدامها كمساعدات بصرية لإدارة المشروع تحقق المخططات الانسيابية عدّة أشياء منها:

• الوضوح (Clarity): يمكن لأعضاء الفريق تصور خطوات إدارة المشروع بشكل أفضل لاتخاذها طوال دورة حياة المشروع.

• التنسيق (Coordination): يعزز المخطط الانسيابي تعاون الفريق ويزيل الأعمال غير الضرورية لأن الجميع يعرف تسلسل الأحداث.

• التواصل (Communication): توضح المخططات الانسيابية كيفية إجراء العمليات المعقدة باستخدام مخططات سهلة الفهم.

• التحليل (Analysis): نظرًا لأنه يتم تخطيط تدفق العملية من البداية إلى النهاية فمن الأسهل تحديد المكان الذي من المحتمل أن تحدث فيه الاختناقات ممّا يتيح لمديري المشاريع تحسين خطة إدارة المشروع وفقًا لذلك.

كما تستطيع أن تقوم بإنشاء هذه المخططات باستخدام أداة مُخصصة أو برنامج رسم تخطيطي مثل: (Microsoft Visio) أو (Lucidchart) ولكن محرر مستندات جوجل هو أيضًا خيار يستحق التجربة.

تمثل مخططات الانسيابية العمليات بيانياً وتستخدم كأدوات مرئية في العديد من الصناعات بما في ذلك الهندسة وبرمجة الكمبيوتر وحتّى الترفيه، في إدارة المشروع يمكنهم المساعدة في تبسيط تخطيط المشروع بغض النظر عن منهجية المشروع التي اخترت اعتمادها سواء كانت إدارة دورة المشروع أو إطار عمل المشروع التكيفي.

أجزاء المخطط الانسيابي والرموز والأشكال

قبل الشروع في مناقشة كيفية إنشاء مخطط انسيابي في محرر مستندات جوجل (Google Docs)، دعنا نتطرق أولاً إلى الأجزاء الأكثر استخدامًا في المخطط الانسيابي:

1. البداية والنهاية Start/end

كل مخطط انسيابي له بداية ولكن بعض المخططات الانسيابية ليس لها نهاية، يتم تمثيل بدايات ونهايات المخطط الانسيابي بواسطة مستطيل دائري الشكل أو رمز طرفي.

2. المعالجة Process

تصور العملية ما يتم القيام به، إنّه جزء من مخطط انسيابي يتضمّن إجراءً وهو مستطيل الشكل، تشمل الأمثلة تشغيل الشاشة أو تشغيل (Netflix) أو الإرسال إلى مدير الموافقة.

3. القرار Decision

هذا هو المكان الذي تذهب إليه القرارات والتي عادةً ما تكون أسئلة نعم/ لا أو صحيح/ خطأ، بناءً على إجابات هذه الأسئلة ستتدفق العمليّة أو الخوارزميّة في اتجاهين منفصلين، يتم تمثيل رمز القرار بواسطة معين أو ماسة.

4. الأسهم

تشير الأسهم أو خطوط التدفق إلى اتجاه العملية أو تدفق التحكم.

بشكل عام كل ما تحتاجه هو خطوط التدفق والكتل المستطيلة لإنشاء مخطط انسيابي بسيط، ولكن إذا كنت تريد أن يتضمّن الرسم البياني الخاص بك مزيدًا من التفاصيل فإن لقطة الشاشة الموضة أدناه تعرض رموزًا مختلفة للمخططات الانسيابية من الأساسي إلى المتقدم.

طريقة استخدام محرر مستندات جوجل لإنشاء مخطط انسيابي

محرر مستندات جوجل (Google Docs) هو تطبيق تعاوني مُتعدد الاستخدامات للمشروع، باستخدام أداة الرسم المُدمجة لا يُمكنك فقط كتابة المستندات النصية وتنسيقها ولكن يمكنك أيضًا تصميم مخطط انسيابي مخصص وحتّى مخطط زمني لمشروع محرر مستندات جوجل، الآن بعد أن أصبحنا مستعدين لعمل مخطط انسيابي نتعرف على خطوات القيام بذلك:

• قم بفتح مستند جوجل، قم بذلك عن طريق النقر فوق فتح علامة تبويب جديدة في جوجل كروم (Google Chrome) ثم في الزاوية العلوية اليمنى بالقرب من صورتك الرمزية انقر فوق مربع تطبيقات جوجل وحدد الرمز الخاص بمحرر مستندات جوجل، سجّل الدخول وافتح مستند جوجل فارغًا.

• أو بدلاً من ذلك انتقل إلى جوجل درايف (Google drive) وقم بتسجيل الدخول وانقر على الزر جديد (+ New) في أعلى الجانب الأيسر وحدد مستندات جوجل (Google Docs) من خيارات القائمة، سيتم فتح مستند بدون عنوان في علامة تبويب جديدة، قم بتسمية المستند.

• إذا كان المخطط الانسيابي أفقيًا فانتقل إلى علامة التبويب ملف (File) في شريط القائمة في أعلى الشاشة وحدد خيار إعداد الصفحة (Page setup) من القائمة المنسدلة ثم اجعله أفقي (Landscape).

• انقر على علامة تبويب إدراج (Insert) من شريط القائمة في الأعلى لتظهر لك قائمة من الخيارات.

• حرك مؤشر الماوس فوق خيار الرسم (Drawing) في القائمة المُنسدلة وانقر على خيار جديد (+ New) ليتم فتح أداة الرسم من محرّر مستندات جوجل، حيث ستظهر لوحة رسم فارغة أعلى مستند جوجل الخاص بك.

• لمشاهدة كائنات الرسوم البيانية المختلفة في شريط أدوات الرسم انقر فوق أداة الأشكال ( التي تظهر على شكل رمز مع الدائرة والمربع على يسار “T” المعبأ).

• قم بتحديد خيار الأشكال (Shapes) من قائمة الخيارات، ستجد الأشكال المختلفة للمخططات الانسيابية في النصف السفلي من القائمة، كما في الصورة أدناه:

• إذا لم تكن معتادًا على الأشكال المختلفة وما تمثله مرر الماوس فوق أي شكل من الأشكال وسيظهر لك نص توضيحي يشير إلى وظيفته، كما هو موضح في الصورة أدناه:

مثال على مخطط انسابي في محرر مستندات جوجل

كمثال سننشئ الآن مخططًا انسيابيًا باسم كيفية إنشاء مخطط انسيابي في محرر مستندات جوجل (How to Make a Flowchart in Google Docs)، للبدء اتبع الخطوات التالية:

• لبدء العملية حدد فاصل المخطط الانسيابي (flowchart terminator) وهو المستطيل المستدير الزوايا من قائمة الأشكال.

• أضف كل شكل أو كائن تريده على حدة كما يظهر لك في الصورة أدناه، يمكنك نسخ الأشكال ولصقها بحيث تكون جميعها بنفس الحجم ليبدو المخطط بشكل أفضل.

• قم بإضافة الأسهم، ولرسم الأسهم أو خطوط التدفّق انقر على أداة الخط (Line) في شريط الأدوات كما يظهر لك في لقطة الشاشة أدناه.

• ثُمّ حدد السهم (Arrow) الذي تريده من القائمة المنسدلة اعتمادًا على النوع الذي تريده، كما يظهر لك في الصورة التالية:

• بعد ذلك قم بإضافة النص المقابل داخل الأشكال باستخدام أداة النص وهي أيقونة (T) المعبأة في لوحة الرسم الموضّحة في الصورة التالية:

• ولتنسيق النص الخاص بك قم بتحديده ثُم انقر فوق النقاط الثلاث في شريط الأدوات الموضح في الصورة أدناه، لديك الآن خيار تغيير نوع الخط أو تكبير النص أو تصغيره ومحاذاته كما تراه مناسبًا، انسخ النص والصقه للاحتفاظ بتنسيقه.

• بمُجرّد الانتهاء انقر على الزر الأزرق الموجود في أعلى الشاشة حفظ وإغلاق (Save and Close)، ستتم إضافة المخطط الانسيابي الخاص بك بعد ذلك إلى مستند جوجل الخاص بك، وسيكون الشكل النهائي في المخطط كما هو موضح في الصورة التالية:

• إذا كنت بحاجة إلى تعديل شيء ما فانقر نقرًا مزدوجًا على المخطط الانسيابي وستتم إعادتك إلى لوحة الرسم لإجراء التغييرات اللازمة.

هناك العديد من الطرق المختلفة لإنشاء مخطط انسيابي ومُحرر مستندات جوجل (Google Docs) خيار رائع يجب مراعاته، الجانب السلبي هو أن العملية يمكن أن تصبح مُملة بسهولة وتستغرق وقتًا طويلاً لا سيما بالنسبة للمخططات الانسيابية المعقدة التي تتطلب ما يصل إلى مئات العناصر أو العناصر الفردية.