الملف الكهربائي

العديد من الشركات تستخدم المستندات الإلكترونية والاتصالات عبر البريد الإلكتروني كلما أمكن ذلك، ومع ذلك، لا تزال العديد من الاتصالات التجارية – مثل طلبات الشراء وفواتير العملاء – تتضمن مستندات ورقية وشبكات فاكس وبريد بريدي قديم الطراز، فإن إدارة الوثائق الإلكترونية هي نهج أكثر انسيابية – وأكثر حداثة، حيث يمكن تحويل المستندات المطبوعة لشركة إلى ملفات رقمية، وثم تخزينها في أرشيف قابل للبحث، ومن هناك، يمكن الوصول إلى سجلات الإلكترونية للمستخدم في أي لحظة – لأي موظف معتمد – من جهاز كمبيوتر أو جهاز محمول.

ما هي إدارة الملفات الإلكترونية

إدارة الملفات الإلكترونية، أو إدارة المستندات الإلكترونية، هي ممارسة استيراد المستندات والصور وتخزينها وإدارتها كملفات كمبيوتر، ويشمل مسح البيانات من المستندات الورقية والتقاطها، ورقمنة الملفات، والسماح بالتخلص من النسخ المطبوعة.

بشكل أساسي، حيث تتيح إدارة المستندات الإلكترونية إنشاء نظام ملفات إلكتروني يحل محل خزائن الملفات المادية، بالإضافة الى التفكير في الملفات والبيانات المهمة التي يتم تنظيمها ونسخها احتياطيًا واسترجاعها – بطرق أكثر فعالية من حيث التكلفة ومنظمة مقارنة بالمستندات المادية.

أهمية الترقية إلى إدارة الملفات الإلكترونية

تشمل نقاط ضعف النظام الورقي التي يتم التخلص منها أو تقليلها باستخدام نظام إدارة الملفات الإلكترونية ما يلي:

1- إدخال البيانات عرضة للخطأ وضعف الإنتاجية 

• يكون العمل التجاري منتجًا فقط مثل الموظفين الذين يتألفون منه، ولكن إدارة المستندات الورقية باستخدام عمليات يدوية شديدة تفتح المؤسسات لتوثيق الفوضى وأخطاء إدخال البيانات وتقليل رضا الموظفين وانخفاض الإنتاجية.

• مع وجود إدارة إلكترونية مناسبة للملفات، كما يشعر الموظفون بإحباط أقل من التبديل بين الأنظمة أو مطاردة الورق أو الاضطرار إلى تصحيح أخطاء المستندات بشكل متكرر، وبدلاً من ذلك، حيث توفر منصة سهلة الاستخدام يسهل الوصول إليها للموظفين المعلومات التي يحتاجونها بشكل أسرع.

2- ارتفاع تكاليف تخزين الورق

• بدلاً من خزائن الملفات، حيث يمكن للموظفين الوصول إلى المعلومات المهمة بتنسيق رقمي، ولهذا السبب يمكن للمؤسسات التي تطبق نظام إدارة المستندات أن تشهد انخفاضًا كبيرًا في التكاليف الصعبة التي تأتي مع التعامل مع الأعمال الورقية المادية.

3- التعافي من الكوارث وقضايا أمنية أخرى

• تتعرض المستندات الورقية باستمرار لخطر الضياع بسبب الحريق أو الماء أو أي شكل مادي آخر من التلف، كما يقلل نظام الملفات الإلكترونية من مخاطر وقوع كارثة على بيانات العميل أو المؤسسة الحساسة من خلال النسخ الاحتياطية السحابية، حيث إن اختيار حل السحابة الذي يستخدم امتثالًا صارمًا ومخصصًا للصناعة يعني أيضًا أن الشركات تتمتع براحة البال مع العلم بأن معلوماتها يتم تخزينها بشكل آمن على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع.

فوائد نظام إدارة الملفات الإلكترونية

• عندما يتم اختيار المؤسسة الحل الصحيح لإدارة الملفات الإلكترونية، فإنها تستبدل المهام الورقية القديمة التي تستهلك قوة بشرية قيّمة بعملية مؤتمتة وفعالة تتيح للمستخدم توفير الوقت وتقليل التكاليف والاستعداد للمستقبل، وذلك من خلال الانتقال من العمليات اليدوية الورقية إلى نظام الملفات الإلكتروني، كما يمكن للمنظمات صياغة مصدر واحد للحقيقة لمنظمات المعلومات الخاصة بهم، حيث تأتي هذه الفوائد في شكل:

1- تعظيم كفاءة التكلفة والعائد على الاستثمار

وفر المساحة والموارد اللازمة لتنظيم الأوراق وحفظها وتخزينها، مثل:

• تأجير حلول التخزين خارج الموقع.

• شراء المجلدات والخزائن وما إلى ذلك.

• طباعة ورقة.

• تسليم المستندات الورقية يدويًا للموظفين عبر المواقع.

2- تحسين رضا العملاء

• تعمل إدارة المستندات على تقليل أوقات الانتظار من خلال مشاركة المعلومات مع العملاء والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين بسرعة وكفاءة أكبر، كما تعمل التكنولوجيا مثل الأتمتة والتوقيعات الإلكترونية على تحسين العمليات التجارية بشكل مباشر، مما يعزز تجارب العملاء في كل مكان.

3- تحسين الإنتاجية وتقليل الأخطاء البشرية

• تعمل حلول إدارة الملفات الإلكترونية على تقليل الأخطاء التي يحتمل أن تتبع الإدخال اليدوي للبيانات وحفظ المستندات الورقية، حيث يتضمن ذلك عدم الكفاءة مثل المستندات المفقودة أثناء النقل ومشاركة البيانات المخصصة التي تنبع من تنقل الموظفين في العديد من الأنظمة.

أفضل الممارسات في إدارة الملفات الإلكترونية

لتقليل ارتباك إدارة الملفات إلى الحد الأدنى، يجب القيام بممارسة هذه الإرشادات:

• يجب القيام بتوحيد كيفية تسمية الملفات.

• يجب القيام بإنشاء مجلدات ومجلدات فرعية تتبع تسلسلاً هرميًا مفهومًا.

• يجب  ان يتم ملء المستندات ببيانات وصفية دقيقة وذات صلة لإجراء عمليات بحث أسهل وأسرع عن الملفات.

• يجب القيام بعمل نسخة احتياطية لجميع البيانات من خلال التخزين السحابي أو على القرص الصلب.

• يجب ممارسة التدبير المنزلي بانتظام لتجنب فوضى المعلومات.

إنجاز المزيد مع منصة إدارة معلومات المؤسسة OnBase

تتيح منصة إدارة معلومات المؤسسة (EIM) مثل OnBase للمؤسسات تحسين إدارة المحتوى والعمليات لدعم اتخاذ القرار والعمليات اليومية بشكل أفضل، كما يتضمن ذلك إمكانات إدارة الملفات الإلكترونية التي تعمل على تحسين إمكانية الوصول إلى المعلومات من خلال:

• التقاط وتخزين كافة المستندات ذات الصلة.

• جعل المعلومات قابلة للبحث.

• جعل المعلومات متاحة من منصة مركزية واحدة.

• تمكين العديد من المستخدمين من الوصول إلى نفس المعلومات المحدثة في وقت واحد.

• تمكين التحكم في تعيين الإصدار.

• توفير وظيفة التوقيع الإلكتروني.

تحويل المستندات الورقية إلى ملفات إلكترونية

• يقوم برنامج OCR “بقراءة” الأحرف الفردية في كل صفحة وإنشاء نسخة إلكترونية من المستند الورقي، وعندما ينتقل المستخدم لأول مرة إلى نظام إدارة المستندات الإلكترونية، حيث سيحتاج المستخدم إلى استيراد سجلاته الحالية، وبمجرد بدء التشغيل، يمكن للمستخدم الاستمرار في إضافة ملفات جديدة كما يذهب.

• يمكن للمستخدم حفظ ملفات PDF والملفات الرقمية الأخرى مباشرة من جهاز الكمبيوتر الخاص به، أو يمكنه استيرادها تلقائيًا من عنوان بريد إلكتروني مراقب، ومن هناك، حيث سيتم تصنيفها وإضافتها إلى مستودع المستندات الخاص بالمستخدم عن طريق “الروبوتات” الخاصة بالنظام.

التقاط البيانات

• لا تعد إدارة الملفات الإلكترونية مجرد وسيلة لتخزين سجلات المستخدم ولكنها أيضًا تسهل عليه جمع ومعالجة البيانات الواردة في مستنداته، مما يقضي على أوجه القصور الكامنة في معالجة المستندات الورقية.

• يتيح للمستخدم تصوير المستندات تحويل أعمالك الورقية إلى ملفات إلكترونية، وبهذه الطريقة، يمكن العثور على المعلومات التي يحتاجها دون الحاجة إلى قراءة كل مستند سطرًا بسطر، كما يمكن لبرنامج أتمتة العمليات الروبوتية (RPA) إكمال بعض العمليات التي تعتمد على البيانات، مثل مطابقة الفواتير، لمساعدة المستخدم على تسريع سير العمل بشكل أكبر.

الملف الإلكتروني: يعني الملف الإلكتروني الذي تنشئه الوكالة حيث تتوفر فيه بعض المعلومات والوثائق المتعلقة بالشركة المملوكة للدولة والبنود المطروحة ليتم فحصها من قبل مقدمي العطاءات، والملف الإلكتروني المخزن بالوسائل الإلكترونية كافة المستندات المستخدمة في الإدارة، حيث أصبحت هذه الملفات الإلكترونية، المصممة لتغطية دورة الحياة الكاملة للوثائق الإلكترونية، بمثابة أرشيفات تقليدية مكملة ومكافئة.