رقمنة المستندات أو رقمنة الملفات الإلكترونية هي عملية تحويل المستندات الورقية إلى تنسيق رقمي باستخدام أدوات وتقنيات متنوعة قد تستخدمها أنظمة الكمبيوتر لأتمتة العمليات أو سير العمل، حيث تعتبر أهم مرحلة على طريق التحول إلى مؤسسة رقمية.
ما المقصود برقمنة الملفات الإلكترونية
- رقمنة المستندات هي إجراء تحويل المستندات الورقية إلى تنسيقات رقمية “أي يمكن قراءتها بواسطة الكمبيوتر” ويمكن أن تستخدمها أنظمة الكمبيوتر لأتمتة سير العمل واكتساب رؤى مفيدة من بيانات ومعلومات المستخدم، يجب تحويل المستندات إلى تنسيقات رقمية بدلاً من طباعتها وحفظها في خزائن الملفات المادية.
- يعد تحويل النص المكتوب بخط اليد إلى تنسيق رقمي أو تسجيلات صوتية تمثيلية إلى تنسيق رقمي مثالين على رقمنة المستندات، ورقمنة الملفات هي الخطوة الأولى في رحلة التحول الرقمي الخاصة بالمستخدم، وهي تمكن من التقاط المعلومات الهامة وتخزينها في مستودع واحد لاسترجاعها ومعالجتها لاحقًا، وإنها أيضًا خطوة أولى ضرورية للعديد من مشاريع الذكاء الاصطناعي.
- يسهل الحفاظ على المستندات التي تمت رقمنتها وتخزينها وتأمينها ومشاركتها والتخلص منها عند الضرورة، والرقمنة اليدوية للمستندات هي عملية تستغرق وقتًا طويلاً، ويحتاج إلى استخدام البشر، وهي طريقة لحماية الأوراق والصور والمستندات الأكثر أهمية، ومع ذلك، مع تقدم التكنولوجيا يتم تنفيذها بالكامل عن طريق الأتمتة واستخدام أنظمة الكمبيوتر.
- رقمنة الملفات فقط من أجل الحصول على نسخة احتياطية رقمية ليست ميزة حقيقية، يجب على المنظمات استخراج المعلومات الهامة من هذه المستندات الورقية واستخدامها لاسترجاعها، واتخاذ قرارات العمل، واكتساب رؤى حول كيفية عملها.
فوائد رقمنة الملفات الإلكترونية
تمكن رقمنة الملفات الإلكترونية الأشخاص من تحديد موقع المعلومات أثناء الجلوس خلف محطات العمل الخاصة بهم، حيث تعمل رقمنة المستندات على تحسين كفاءة عمليات مؤسسات المستخدمين وتضمن سير العمليات بسلاسة، حيث يسهل الحفاظ على المستندات الرقمية وتخزينها واستردادها ومعالجتها، فهي تقلل التكاليف والوقت والجهد المطلوب لإدارة السجلات المادية.
