يبحث أصحاب الأعمال دائمًا عن طرق لزيادة الربح والكفاءة، حيث أنهم يحاولون استخدام مواردهم بفعالية من أجل تحسين الأداء وزيادة الأرباح والانتقال إلى حل رقمي سيشجع التحسين المستمر بفضل العمليات الموحدة وزيادة الإنتاج وانخفاض معدلات الخطأ.
فوائد الانتقال إلى نظام إدارة المستندات الإلكترونية EDMS
1- تحسين جودة البيانات
تعد البيانات عالية الجودة مهمة لأنها توفر معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب لإدارة الخدمات والمساءلة.
2- زيادة الكفاءة التشغيلية
يقضي (57٪) من موظفي المكاتب ساعة واحدة يوميًا في البحث عن المستندات، وهو مقدار كبير من الوقت الضائع؛ وهذا لا يشمل حتى الوقت المطلوب للطباعة والأعمال الورقية.
3- توحيد قوائم التفتيش
تعد قوائم فحص مراقبة الجودة أداة رائعة لمراقبة الجودة في كل مرحلة من مراحل عملية الإنتاج.
4- معلومات الوقت الحقيقي
باستخدام الحلول الرقمية، يمكن الحصول على بيانات في الوقت الفعلي، وهو المفتاح لاتخاذ نهج أكثر استباقية وتحسين العمليات التشغيلية.
5- وصول أفضل للبيانات
قد تستغرق إعادة إدخال البيانات من النماذج الورقية ساعات أو حتى أيام، والمعلومات غير متوفرة على الفور؛ لذلك لا يمكن رؤية ما يحدث بالفعل في هذا المجال.
6- تحسين التعاون
أصبح التعاون بين مختلف أصحاب المصلحة داخل مؤسسات علوم الحياة أكثر تعقيدًا حيث يتم الاستعانة بمصادر خارجية لمزيد من العمليات، حيث يمكن للحلول الرقمية تحسين العمليات الحالية، وإنشاء تدفقات عمل جديدة وكفاءات جديدة.
7- انخفاض التكاليف
يمكن أن تكون إدارة المستندات الورقية وأرشفتها عملاً مكثفًا ومكلفًا، من خلال اعتماد حل رقمي، سيقلل الفريق مقدار الوقت الذي يقضيه في المهام غير الضرورية وستنخفض فرص حدوث خطأ بشري.
8- تحسين الأمن
يعمل التحول الرقمي على تغيير الاحتياجات الأمنية، كما يمكن أن تساعد إدارة المستندات الإلكترونية على تحسين أمان المعلومات والمساعدة في تلبية اللوائح أو إرشادات الامتثال الصناعية.
9- إمكانية التتبع والمساءلة بشكل أفضل
أي التعامل مع المعلومات الحساسة، مثل: عمليات التفتيش عن الأمن والسلامة أو تقارير الحوادث.
10- وجود نسخ احتياطية أكثر موثوقية
تشجع ممارسات إدارة المستندات التقليدية حفظ المستندات على أجهزة الكمبيوتر المحلية ومشاركة الملفات غير الخاضعة للرقابة.
