كيفية تنظيم جوجل درايف

بمرور الوقت ومع بعض الإهمال المحتمل، يمكن أن يجمع جوجل درايف (Google Drive) الكثير من الملفات ويصبح في حالة من الفوضى للعثور على أي شيء، سنشرح لك في هذا المقال كيفية تنظيم جوجل درايف للعثور على كل شيء بسرعة والتأكد من بقائه في النظام.

تنظيم جوجل درايف

يُعد جوجل درايف (Google Drive) أداة إنتاجية وتعاون رائعة، بمُجرّد أن تبدأ في استخدامه كثيرًا، يصبح من الصعب الحفاظ على كل شيء منظمًا، لحسن الحظ يقدم (Google Drive) العديد من الطرق لتسهيل العثور على ما تبحث عنه، فيما العديد من الطرق لتنظيم وترتيب حسابك في جوجل درايف لتقليل الوقت الضائع في البحث عن المعلومات.

تنظيم الملفات في مجلدات

تتمثّل إحدى أسهل الطرق لتنظيم جوجل درايف (Google Drive) في إنشاء مجلدات خاصة بفئة معينة، على سبيل المثال يمكن أن يكون لديك مجلدات منفصلة للصور أو المستندات أو المشاريع أو أوصاف أخرى لمساعدتك في تحديد موقع الملفات. ولتتمكن من تنظيم حساب جوجل درايف الخاص بك باستخدام الملفات، اتبع الخطوات التالية:

• قم بفتح حسابك في جوجل درايف عن طريق متصفح جهازك.

• من صفحة جوجل درايف (Google Drive) الرئيسية، انقر فوق الزر جديد (New) الموجود في الجزء العلوي الأيسر من الشاشة، ثم انقر فوق مجلد (Create) من القائمة المنسدلة. كما يظر لك في الصورة أدناه:

• أدخل الاسم الذي تريده للمجلد في المربع المنبثق، ثُم انقر على زر إنشاء (Create)، كما يظهر في الصورة التالية:

• من هنا، اسحب الملفات التي تريد إضافتها مباشرة إلى المجلد الجديد الذي قمت بإنشائه.

• إذا كان لديك بعض الملفات في مجلدات أخرى بالفعل وتريد نقلها، فيمكنك القيام بذلك عن طريق تحديد الملفات التي تريدها، والنقر بزر الماوس الأيمن، ثم النقر على خيار نقل إلى (Move To)، كما يظهر في الصورة التالية:

• انتقل إلى المجلد الذي تريد نقل الملف إليه وانقر فوقه، ثُم انقر على خيار نقل (Move) ليتم نقل جميع الملفات المحددة إلى هذا المجلد.

استخدام التسمية

حاول استخدام اصطلاح التسميات حيث يساعدك على التمييز بسهولة بين الملفات والمجلدات عن بعضها البعض، عندما تبدأ في تجميع المزيد من العناصر في جوجل درايف (Google Drive) الخاص بك، يُمكن أن توفّر لك الأسماء المدروسة من فتح عدّة ملفات أثناء محاولة تحديد موقع واحد معين، لا يُعد وجود جداول بيانات متعددة بأسماء شديدة الغموض طريقة مفيدة للعثور على أي شيء.

ولتتمكن من تغيير اسم ملف أو مجلد، اتبع الخطوات التالية:

• انقر بزر الماوس الأيمن على ملف أو مجلد لتظهر لك قائمة من الخيارات، ثم انقر على خيار إعادة تسمية (Rename).

• امنح الملف أو المجلد اسمًا قصيرًا ووصفيًا، ثم انقر فوق زر موافق (OK).

• حاول أن تحتفظ بنظام تسمية مُتسق واضح ليصف لك مكان العثور على عناصر محددة وما يحتويه الملف الفعلي.

حذف الملفات التي لا حاجة لها

بعد نقل ملفاتك المهمة إلى فئات مجلدات أكثر تميزًا، قد يكون لديك بعض المستندات المكررة أو غير الضرورية المتبقية في جوجل درايف (Google Drive)، فيمكنك حذف تلك الملفات التي يحتمل أن تكون غير ضرورية ولا تزال تستهلك مساحة، كل ما عليك فعله هو:

• قم بتمييز الملف والنقر بزر الماوس الأيمن فوقه لتظهر لك قائمة من الخيارات، ثم انقر على خيار إزالة (Remove).

• لا يزودك جوجل درايف بمطالبة تأكيد عند حذف الملفات ولكنه يمنحك فرصة للتراجع عن الحذف، انقر فوق خيار تراجع (Undo) لإلغاء الحذف.

• في حال لم تتمكن من النقر فوق خيار التراجع بعد إزالة بعض الملفات، فيمكنك النقر فوق زر السلة (Bin) الموجود في شريط القائمة، ثم النقر بزر الماوس الأيمن فوق الملفات التي تريد استعادتها، ثم انقر فوق استعادة (Restore)، ستعود الملفات المحذوفة سابقًا الآن إلى (Drive) من حيث أتت.

إنشاء روابط رمزية للملفات والمجلدات

يحتوي جوجل درايف (Google Drive) على اختصار مخفي يتيح لك إنشاء رابط رمزي لشيء ما في مكان مختلف تمامًا، دون شغل أي مساحة تخزين إضافية في درايف، يخزن جوجل (Google) نسخة الملف الأصلي فقط في السحابة ويعرض إصدارًا منفصلاً أينما ربطته.

إذا قمت بحذف/ إزالة ارتباط رمزي، فإن جميع الإصدارات الأخرى تذهب معه، لإزالة الارتباط فقط بأمان يجب عليك إلغاء ربطه من خلال جزء التفاصيل (Details)، إليك كيفية القيام بذلك:

• انقر فوق ملف أو مجلد ثم اضغط على الأزرار (Shift + Z) لفتح قائمة السياق الخاصة، كما يظهر لك في الصورة التالية:

• انتقل إلى المجلد حيث تريد ربط الملف أو المجلد وانقر على إضافة (Add).

• للتخلص من ارتباط رمزي، انقر بزر الماوس الأيمن فوقه لتظهر لك قائمة من الخيارت، ثم انقر فوق خيار عرض التفاصيل (View Details). كما في الصورة التالية:

• من جزء التفاصيل (Details) الذي يفتح، انقر على إشارة “X” الموجودة بجوار الموقع الذي تريد إلغاء ربطه. كما في الصورة التالية:

• احرص على حذف الرابط فقط بدلاً من الملف الذي يرتبط به، إذا قمت بحذف الملف الأصلي، فسيختفي الارتباط أيضًا.

تمييز الملفات والمجلدات المهمة بنجمة

يعمل تمييز الملفات والمجلدات الأساسية بنجمة في جوجل درايف (Google Drive) بنفس طريقة عمل رسائل البريد الإلكتروني المميزة بنجمة في الجيميل (Gmail)، عند تمييز شيء ما بنجمة، يضيفه درايف إلى قسم خاص اسمه مميز بنجمة (Starred) يمكنك الوصول إليه مباشرة من جزء القائمة على الجانب الأيسر. لتتمكن من القيام بذلك اتبع الخطوات التالية:

• انقر بزر الماوس الأيمن على الملف أو المجلد الذي تريد تمييزه لتظهر لك قائمة من الخيارت، ثم انقر على خيار إضافة إلى المميّزة بنجمة (Add to Starred).

• يمكنك عرض العناصر المميزة بنجمة من خلال النقر على خيار مميزة بنجمة (Starred) الموجود في الجزء الموجود على الجانب الأيسر من الشاشة.

• يظل العنصر في مكانه الحالي وينشئ درايف بشكل أساسي رابطًا رمزيًا – مثلما فعلنا في القسم السابق – إلى الأصل الذي يظهر في مميّز بنجمة (Starred).

اختيار لون للمجلدات الخاصة بك

بشكل افتراضي، يستخدم جوجل درايف (Google Drive) اللون الرمادي لجميع المجلدات، على الرغم من أن لون المجلد لا يمثل تفصيلاً أو كسرًا، يمكنك ترميزها بالألوان للتعرُّف على المجلد بشكل أسهل وجعله متميزًا عن البقية، يمكنك الاختيار من بين 24 لون. للقيام بذلك اتبع الخطوات التالية:

• انقر بزر الماوس الأيمن على المجلد الذي تريده لتظهر لك قائمة من الخيارت، قم بالتأشير بزر الماوس فوق خيار تغيير اللون (Change Color)، ثم اختر من بين الألوان المتوفرة.

• يتغير المجلد إلى اللون الذي اخترته، هذا الخيار متاح لكل مجلد في درايف (Drive) الخاص بك.

بغض النظر عن مدى عدم تنظيم محرك الأقراص الخاص بك، يمكنك وضع حد للفوضى بسرعة وإعادة كل شيء إلى هيكل أنيق ومنظم، لقد ولّت الأيام التي تشعر فيها بالإرهاق في كلّ مرّة تفتح فيها جوجل درايف (Google Drive) وترى الفوضى التي نشأت على مر السنين.