يوفر الانتقال إلى نظام إدارة المستندات الإلكترونية (DMS) مزايا عديدة على نظام تخزين النسخ الورقية القديم، وتعد السلامة المحسنة وإمكانية البحث وكفاءة الوصول إلى المستندات ومشاركتها مجرد مزايا قليلة.
فوائد الانتقال إلى نظام إدارة المستندات الإلكترونية DMS
1- تعيين الموظفين للمهمة
من المحتمل أن تتضمن عملية إعداد المستندات ومسحها ضوئيًا وفهرستها في نظام إدارة الوثائق الإلكترونية عدة موظفين، وقد تكون بعض الجوانب اليدوية للعملية مثل: تشغيل المستندات من خلال الماسح الضوئي، هي الأنسب لموظف أو موظف إداري مبتدئ.
2- تحديد جدول إدارة المستندات
في المكاتب التي تتعامل مع كميات كبيرة من المستندات، قد يكون التخطيط للتعامل مع المستندات في موجات أكثر قابلية للإدارة من مهاجمة المشروع بأكمله مرة واحدة، وبناءً على احتياجات المؤسسات، وقد تبدأ بنقل المستندات الأكثر إلحاحًا أو حساسية أولاً وجدولة التواريخ اللاحقة للعقود المؤرشفة أو المستندات الأخرى الأقل أهمية.
3- اتخاذ قرارات تخزين المستندات الاستراتيجية
من المغري نقل كل شيء من أنظمة الملفات التقليدية إلى نظام إدارة الوثائق الإلكترونية الجديد غير المقروء، ولكن تحولًا كبيرًا مثل هذا هو إشارة إلى إجراء بعض المراجعات والتخلص من المستندات التي لا تحتاج إليها، حيث تخضع الصناعات المختلفة، وحتى أنواع المستندات المختلفة داخل مؤسسة واحدة، لقواعد مختلفة حول المدة التي يجب أن تبقى في الملف.
4- التعامل مع الإعداد الإداري
تتضمن بعض الخطوات المهمة لمسح الملفات ضوئيًا وتحميلها دون إتلافها ما يلي:
- القيام بإزالة الدبابيس ومشابك الورق والعوائق الأخرى من المستندات.
- القيام بإصلاح المستندات التالفة إن أمكن.
- تقييم المستندات من أجل الجودة.
- فصل المستندات حسب الحجم والشكل واللون مقابل الحبر الأسود والخصائص الأخرى التي يجب مراعاتها أثناء المسح الضوئي، حيث يمكن أن تتسبب المعلومات المفقودة بسبب قطع الحواف في حدوث مشكلات لاحقًا.
