مزايا وقواعد عملية جدولة البيانات

الجدولة هي عملية التخطيط لأي حدث أو وظيفة في الوقت المطلوب وبالمثل من الناحية الفنية تساعد الجدولة في أتمتة الإجراء المطلوب لتحديث العمليات أو التقارير أو الوظائف على فترات منتظمة أو مطلوبة، وبناءً على النواتج المحددة يتم إرسال التقارير المجدولة إلى المستخدم الفردي أو المجموعات بتنسيقات الملفات المطلوبة، وفي كثير من الأحيان يتم إرسال التقارير المجدولة بتنسيق (PDF) أو (Excel).

ما هي جدولة البيانات

جدولة البيانات: هي طريقة لعرض البيانات الرقمية في الصفوف والأعمدة بطريقة منطقية ومنهجية للمساعدة في المقارنة والتحليل الإحصائي، بحيث تسمح بإجراء مقارنة أسهل من خلال تقريب البيانات ذات الصلة من بعضها البعض ويساعد في التحليل الإحصائي والتفسير.

ما هي قواعد جدولة البيانات

• لا تقتصر الجدولة على التقرير فقط، حيث يمكن للمستخدم تعيين بعض العمليات المجدولة، وعلى سبيل المثال إذا أراد المسؤول نسخة احتياطية من جميع أعماله في يوم واحد، فيمكنه عندئذٍ تعيين عملية تعمل كل ليلة في الوقت المطلوب لضمان اكتمال هذا الإجراء دون أي تدخل بشري مطلوب، كما تمكن هذه العملية المجدولة المسؤول من الحصول على نسخة احتياطية من كل هذا العمل بنهاية اليوم، ولا يتعين على المسؤول عناء تشغيل العملية كل يوم يدويًا، حيث تتم العملية تلقائيًا.

• يجب أن تكون الجداول الموضحة واضحة وبسيطة وجذابة، ويجب ألّا تكون هناك حاجة لمزيد من الشرح (التفاصيل).

• إذا كان حجم المعلومات كبيرًا فمن الأفضل وضعها في جداول متعددة بدلاً من جدول واحد، وهذا يقلل من فرص الأخطاء ويظهر الغرض من تشكيل الجدول، ومع ذلك يجب أن يكون كل جدول تم تشكيله كاملاً في حد ذاته ويخدم الغرض من التحليل.

• يجب أن يبقى عدد الصفوف والأعمدة في حده الأدنى لتقديم المعلومات بطريقة واضحة وموجزة.

• قبل الجدولة يجب أن تكون البيانات تقريبية، حيثما كان ذلك ضروريًا.

• يجب أن تكون الجمل النصية والتعليقات توضيحية لا تحتاج إلى شرح ولا تتطلب مساعدة الهوامش السفلية لفهمها.

• إذا تعذر جدولة مواضيع معينة من البيانات المجمعة تحت أي تسميات توضيحية، فيجب وضعها في جدول منفصل تحت العنوان “ متفرقات.

• لا ينبغي المساواة بين كمية ونوعية البيانات تحت أي سيناريو أثناء تكوين الجدول.

مزايا جدولة البيانات

• إذا تم تقديم معلومات البيانات كنص قيد التشغيل في فقرات فسيستغرق الفهم بعض الوقت بسبب الحاجة إلى فهم جميع التفاصيل الدقيقة للنص، حيث يجب على المرء أن يقرأ كل فقرة والتي عادةً ما تحتوي على الكثير من التكرار.

• من خلال تقديم البيانات بطريقة نظيفة وسهلة الفهم، تتجنب الجدولة عيب تكرار العبارات والعناوين التفسيرية وتسلط الضوء على الحقائق والمعلومات المهمة وذات الصلة.

• بالمقارنة مع البيانات الموجودة في شكل نصي، فإنّ البيانات المجدولة لها مظهر أكثر جاذبية ولها بصمة ذهنية أقوى.

• الجدولة تجعل من السهل العثور على عدم الدقة والسهو في البيانات.

• باستخدام المقارنات والتركيز وتصميم التخطيط تمكن الجدولة من توجيه انتباه المشاهد إلى حقائق معينة.

• يسمح بتوزيع المعلومات بكفاءة وفي الوقت المناسب على المستخدمين المعنيين.

• يضمن عدم إجراء طلبات بحث مكثفة خلال ساعات الذروة.

• يقلل من التدخل اليدوي عن طريق أتمتة العمليات.

• تمكن المستخدمين من تحليل التغييرات في البيانات في الوقت الحقيقي.

• الجداول هي الطريقة الأكثر شيوعًا للحصول على تحليل من الاستبيان الخاص، حيث يشار إليها أيضًا باسم الجداول الترافقية أو التداخلات أو علامات التبويب أو المصفوفات أو تحليلات الشعارات.

• إنّها طريقة توفر معلومات مفصلة حول بيانات المسح الخاص بك بحيث يمكنك معرفة ما إذا كان هناك.

• إنّها غنية بالبيانات على الرغم من أنها تعاني من بطء العمل إذا كان هناك الكثير من الأسئلة في الاستطلاع الخاص بك.

مزايا هيكلة جداول البيانات

الخطأ الأكثر في معالجة برامج جداول البيانات هو الاعتماد على السياق والملاحظات في الهامش والتخطيط المكاني للبيانات والحقول لنقل المعلومات، وكبشر يمكن (عادةً) تفسير هذه الأشياء لكنّ أجهزة الكمبيوتر لا ترى المعلومات بالطريقة نفسها وما لم نوضح للكمبيوتر ما يعنيه كل شيء فلن يكون قادرًا على ملائمة البيانات معًا.

باستخدام قوة أجهزة الكمبيوتر يمكن إدارة البيانات وتحليلها بطرق أكثر فاعلية وأسرع بكثير ولكن لاستخدام هذه القوة يتعين إعداد البيانات للكمبيوتر حتى يتمكن من فهمها، وهذا هو سبب أهمية إعداد جداول جيدة التنسيق من البداية حتى قبل أن تبدأ في إدخال البيانات من تجربتك الأولية الأولى.

إنّ تنظيم البيانات هو أساس عملية البحث، ويمكن أن يسهل أو يصعب العمل مع البيانات خلال عملية التحليل لذلك يجدر التفكير في الوقت الذي تقوم فيه بإدخال أو إعداد البيانات، كما يمكن إعداد الأشياء بطرق مختلفة في جداول البيانات ولكن بعض هذه الاختيارات يمكن أن تحد من القدرة على العمل مع البيانات في برامج أخرى.

مزايا جدولة البيانات الوصفية

بعد اكتمال جمع البيانات يتم تحضيرها للتحليل، ونظرًا لأن البيانات أولية يجب تحويلها بطريقة تجعلها مناسبة للتحليل ويؤثر شكل البيانات بشكل كبير على نتيجة التحليل، وبالتالي للحصول على نتائج إيجابية يجب أن يكون إعداد البيانات مناسبًا وهناك العديد من الخطوات لإعداد البيانات والتي تشمل التحرير والترميز والتصنيف والجدولة والتمثيل الرسومي وما إلى ذلك.

تشتمل الطرق التوضيحية الأخرى للتعامل مع البيانات على تقديم البيانات الوصفية للتحديد من الملف أو إضافتها إلى قاعدة البيانات الوصفية تتم إضافة البنود والعناصر الفرعية لملف التمثيل في جدولة البيانات الوصفية التقديمية أو الاستيفاء، وهذه البيانات الوصفية التقديمية أو الاستيفاء هي من الملف الذي يقدم قاعدة بيانات البيانات أو يضيفها مع حفظ الجدولة في الذاكرة غير المتطايرة.

يمكن إدخال تباين الجدولة في سجل المعاملات وبعد إضافة البيانات الوصفية للملف إلى قاعدة البيانات الوصفية يمكن إزالة البنود والجمل الفرعية للجدولة، وتحدد الطرق التوضيحية للتعامل مع البيانات أنّ فهرسة الملف ستظل تضم البيانات الوصفية في قاعدة البيانات الوصفية في قاعدة بيانات الفهرس، وتضاف البنود والجوانب الفرعية لملف التمثيل في عملية فهرسة (ربما عملية البيانات الوصفية) الجدولة ويتم الاحتفاظ بالجدولة في الذاكرة غير المتطايرة.

البيانات الجدولية هي بيانات منظمة في صفوف وكل منها يحتوي على معلومات حول شيء ما، ويحتوي كل صف على نفس عدد الخلايا، والتي توفر قيمًا لخصائص الشيء الموصوف في الصف وفي البيانات المجدولة توفر الخلايا الموجودة في نفس العمود قيمًا لنفس خاصية الأشياء الموصوفة في كل صف، وهذا هو ما يميز البيانات المجدولة عن التنسيقات الأخرى الموجهة نحو الخطوط.