بالرغم من تعدد مزايا برنامج إكسل إلا أن يحتوي على العديد من العيوب التي تمنع الاعتماد عليه في بعض مجالات العمل أو انه قد يقوم افتراضات خاطئة ربما لا يريدها المستخدم.
مشكلات Microsoft Excel الشائعة – مع الحلول:
- تدريب Excel على عدم تنسيق البيانات تلقائياً: يقرر (Excel) أحيانًا تنسيق البيانات بطرق لا تريدها. فعلى سبيل المثال، إذا أدخلنا رمز منتج مثل هذا 10-11-12 في عرضه( Excel) كتاريخ. وإذا كنا بحاجة إلى إدخال 012345، فإن ( Excel) يسقط الصفر البادئ. حيث أن الحل هو كتابة فاصلة عليا قبل الرقم. ولكن هذا ايضاً لن يمنع ( Excel) من إساءة تفسير العديد من الكسور (مثل 3/16) تواريخ، على الرغم من ذلك. إذا أدخلنا هذا في خلية باستخدام الفاصلة العليا، فسيتم عرضه بشكل صحيح تقريبًا (باتجاه يسار الخلية، وليس اليمين)، لكننا سنحصل على نتائج غير منطقية إذا استخدمنا الخلية في هذه الصيغة.
الحل هنا هو إضافة صفر بادئ ومسافة، على النحو التالي: 0 3/16. ولاستعادة الإدخال الأصلي، يمكننا محاولة الضغط على (Ctrl-Shift)و (~) لتطبيق التنسيق العام، ولكن ربما يتعين علينا إعادة كتابة الخلية بأكملها.
- تطبيق التنسيق على جزء من الخلية: اضغط على F2 تحرير محتوى الخلية، ثم نحدد جزء الخلية الذي نريد تنسيقه ونضغط إما على مفتاح اختصار التنسيق، مثل Ctrl-B أو Ctrl-I، أو استخدم تنسيق Format>خلايا Cells لتطبيق التنسيق على الجزء المحدد من الخلية.
- إدخال أرقام بطاقة الائتمان في (Excel): نظرًا طريقة تخزينه للأرقام، لا يسمح (Excel)بأكثر من 15 رقمًا مهمًا في الخلايا، وعندما نقوم بإدخال أرقام أطول، فإنه عادةً ما يعيد تنسيقها أو يضيف صفرًا.إذا كنا بحاجة إلى عرض سلسلة طويلة من الأرقام، مثل رقم بطاقة الائتمان، فابدؤوا بعلامة اقتباس أحادية.
- استخدام مفتاح Ctrl للعمل مع الخلايا غير التسلسلية: يمكننا لصق أو كتابة نفس البيانات في عدة خلايا غير متتالية عن طريق الضغط باستمرار على مفتاح (Ctrl) أثناء تحديد الخلايا باستخدام الماوس، نضغط على (Ctrl-V) لصق محتويات الحافظة في جميع الخلايا، أو نضغط على (Ctrl-Enter) بعد الكتابة لإدخال النص المكتوب في جميع الخلايا.نستخدم نفس الأسلوب لتطبيق نفس التنسيق على الخلايا غير المتسلسلة.
- استخدام لوحة المفاتيح لتحديد خلايا غير متسلسلة: نحدد الخلايا غير التسلسلية بالانتقال إلى الخلية الأولى التي تريد تحديدها، نضغط (F8) لتشغيل وضع التحديد (يظهر EXT في شريط الحالة)،وإذا كنا نريد أن نبدأ بتحديد خلية واحدة فقط، فاضغط على (Shift-F8) للتبديل إلى وضع الإضافة (يظهر ADD في شريط الحالة)، إذا كنا نريد البدء بتحديد خليتين متجاورتين أو أكثر، فنحرك المؤشر إلى آخر خلية متجاورة، ثم نضغط على (Shift-F8).ننتقل الآن إلى الخلايا غير التسلسلية التي نريد إضافتها إلى التحديد، نضغط على (F8) لتشغيل وضع التحديد، ونتبع نفس الخطوات السابقة لإضافة خلايا إلى التحديد.نقوم بالإنهاء بلصق نفس البيانات في جميع الخلايا، أو كتابة البيانات والضغط على (Ctrl-Enter)، أو تطبيق التنسيق.
- تغيير تأثير مفتاح Enter: عندما نضغط على مفتاح (Enter)، ينتقل ( Excel) إلى الخلية التالية لأسفل. لكن ماذا لو أردنا البقاء في نفس الخلية؟ يمكننا جعل مفتاح (Enter) يأخذنا في أي اتجاه آخر، أو يتركنا في نفس الخلية، باستخدام أدوات>خيارات>تحرير وتغيير نقل التحديد بعد إدخال الإعداد.
- إضافة فواصل أسطر لفصل النص في خلية واحدة: إذا كنت معتادًا على ضغط المفتاح (Shift-Enter) الذي يدخل فاصل أسطر في (Word)، فقد يربكك هذا. إضافة فاصل أسطر في خلية (Excel)، نضغط على Alt-Enter.(في (Excel) ، يقوم (Shift-Enter) بنقل التحديد في الاتجاه العكسي المحدد لمفتاح (Enter)).
- البدء بورقة عمل واحدة، وليس ثلاث: بشكل افتراضي يُنشئ (Excel) جداول بيانات جديدة بثلاث أوراق.نقوم بتغيير هذا الرقم إلى واحد أو أي شيء آخر باستخدام الأدوات (Tools) > خيارات (Options) >عام (General)، ونقوم بتعيين الرقم للأوراق في مصنف جديد.
- إضافة نصًا إلى رقم في خلية: يمكننا إضافة نص توضيحي إلى قيمة عددية في خلية دون التأثير على طريقة استخدام الرقم في الصيغ والمجاميع والميزات الأخرى. نحدد الخلايا التي نريد إضافة نص معين إليها، نخاتر تنسيق (Format) > الخلايا (Cells )> رقم (Number)، في قائمة الفئات (Category) نختار (Custom)، في قائمة النوع (Type)، نختار عام (General)، وفي الحقل الموجود في الجزء العلوي، نترك كلمة عام( General) كما هي وندخل (بين علامتي اقتباس) أي نص نريد أن يظهر قبل الرقم أو بعده.
- نسخ صورًا عالية الدقة وقابلة للتطوير لأوراق العمل والمخططات: إذا كنا نرغب في إعادة عرض جزء من جدول بيانات في عرض تقديمي أو مستند، فيجب أن لا نقوم بنسخ الخلايا ولصقها، لأن التطبيق الهدف ((PowerPoint) أو (Word) أو أي شيء آخر) قد يتلقى “كائن” غير عملي في (Excel)، وربما لن يكون قادرًا على تغيير حجمه ليلائم الصفحة.
بدلاً من ذلك، نحدد ما نريد نسخة مصورة (يمكنك استخدام بيانات أكثر مما تراه على الشاشة). اضغط باستمرار على مفتاح (Shift) أثناء النقر فوق تحرير، سيصبح الأمر “نسخ” ظاهراً على الشاشة، نختار، و نحدد خيار النسخ كما هو موضح على الشاشة وكما هو موضح في تنسيق الصورة.عند لصق الصورة في مستند، سيتم نسخها ملف تعريف (Windows) قابل لتغيير الحجم.إذا نسيت استخدام (Copy Picture) نسخ الخلايا مباشرةً إلى (Word) أو (PowerPoint)، يظهر رمز (SmartTag) في الجزء السفلي الأيمن مع خيارات تتيح لنا تحديد كيفية عرض الخلايا.
- تجنُّب الخطوط المتقطعة في المخططات الخطية: يقوم( Excel) بإنشاء مخططات خطية مقطوعة أو مضللة في حال كانت البيانات مفقودة من خلية واحدة أو أكثر.إذا كانت الخلية فارغة، أو إن الخط به فراغ، أو إذا كانت الخلية تحتوي على بيانات غير رقمية، فسيعاملها (Excel) على أنها صفر.
نقوم بحل المشكلة بإدخال الصيغة ( ()NA=)، أي غير متوفر. سيقوم (Excel) بإنشاء خط متصل بين الخليتين على جانبي البيانات غير المتوفرة. - إجبار الخلايا الفارغة على عرض الأصفار: لا يعرض (Excel) دائمًا أصفارًا في الخلايا الفارغة، لعرض الخلايا الفارغة على هيئة أصفار، اكتب أولاً 1 في خلية غير مستخدمة وننسخ الخلية إلى الحافظة. ونقوم بتمييز المنطقة التي تتضمن الفراغات التي تريد تحويلها، نحدد تحرير (Edit) >لصق خاص (Paste Special) > نحدد ضرب( Multiply)، وننقر فوق موافق. يقوم (Excel) بضرب جميع الإدخالات في المنطقة بمقدار 1، لذا فإن الخلايا الموجودة لم تتغير وتعرض الخلايا الفارغة 0.
- تجنُّب الإيجابيات الكاذبة في سلاسل البحث: عندما نحاول البحث عن السلسلة 123 * 789، يصر (Excel) على إظهار خلية تحتوي على 123456789 لك.وذلك لأن (Excel)يفسر العلامة النجمية كرمز بدل بدلاً من حرف بحث.عند البحث، ندخل علامة (~) قبل علامة النجمة، كما في 123 ~ * 789، وسنحصل على النتائج المطابقة التامة فقط.
- إصلاح مشاكل مقارنة قيم الوقت: عندما نحاول حساب قيمة زمنية مثل ((TIME (12،0،0=)، بمعنى الثانية عشر ظهّراً، مع (()NOW =)، غالبًا ما تظهر المقارنة بشكل خاطئ، لأن (()NOW) يتضمن التاريخ كجزء من قيمته الرقمية. نقارن بدلاً من ذلك بـ (= ()NOW () – TODAY) .
- عرض نتائج التاريخ الحسابي بالساعات: عند إضافة أو طرح إدخالين للتاريخ والوقت وتنسيق المجموع كرقم، يعرض Excel النتيجة في كسور من اليوم، لذلك تظهر 8 ساعات على شكل 0.33. لعرض النتيجة بالساعات، نضرب الناتج في 24.
- تحديد مراجع الخلايا المطلقة والنسبية: عندما تنسخ صيغة في (Excel)، سيتم تغيير مراجع الخلايا الخاصة بها تلقائيًا لتتطابق مع موقع الخلية التي قمنا بالنسخ منها.إذا كان جزء من الصيغة يتطلب القيمة في خلية معينة، ولا تريد تغيير هذه القيمة عند نسخ الصيغة، فنقوم بتعيين قيمة مطلقة للخلية عن طريق إضافة علامة الدولار قبل حرف الصف (row letter) وعلامة الدولار الأخرى قبل رقم العمود، كما في $ B $ 30.
إذا كنت تريد أن يظل الصف أو العمود فقط (وليس كلاهما) ثابتًا، فما عليك سوى وضع علامة الدولار قبل الجزء المقابل من مرجع الخلية.
- تحديد الثوابت الخاصة بك: استخدم إدراج (Insert )| الاسم (Name) | حدد (Define) لاستبدال مراجع الخلايا المشفرة بأسماء يسهل تذكرها للثوابت.
مثلا: (annuity calculation =Payment*((1+Rate)^Period-1)/Rate)
أسهل كثيرًا في التفسير من (annuity calculation =B3 * ((1 + B1) ^ B2-1) / B1).
- الكائنات المخفيّة: تكون فرص وجود بيانات مخفية في المصنف الخاص بك عالية، خاصة عند نسخ البيانات ولصقها من بعض التطبيقات أو مواقع الويب.تسبب هذه الكائنات المخفية مشاكل في الأداء.لذلك، يوصى بمعرفة ما إذا كانت الورقة الخاصة بك بها أو لا.
لاكتشاف العناصر المخفية، انتقل إلى شريط الصفحة الرئيسية (Home) في مصنف( MS Excel) وانقر على بحث وتحديد (Find and Select) لفتح جزء التحديد (Selection Pane) الذي يعرض قائمة بجميع الأشكال الموجودة في جدول البيانات.احذف كل هذه الأشياء المخفية من هناك.ومع ذلك، إذا كنت تريد حذف جميع الأشكال (سواء كانت مخفية أم لا) من ورقة Excel، فاضغط على “CTRL + G”، وانتقل إلى خاص (Special)، وحدد الكائنات (Objects). يعرض هذا جميع الكائنات في ورقة (Excel) الخاصة بك، وبالتالي يمكنك حذفها بسهولة.
