في برامج إدارة المستندات الإلكترونية الحديثة، للأرشفة معنى مميز، يمكن أن يعني تفريغ البيانات قليلة الاستخدام من التخزين الأساسي الباهظ إلى أجهزة التخزين الثانوية الأقل تكلفة، لا يزال من الممكن الوصول إلى البيانات التي تم إلغاء تحميلها عند الضرورة، غالبًا ما تستخدم أرشفة البيانات الإلكترونية برامج آلية تحدد السجلات منخفضة الاستخدام وتنقلها إلى أجهزة تخزين ثانوية قد لا يزال من الممكن الوصول إليها عبر الإنترنت، على سبيل المثال، يمكن نقل البيانات إلى مرافق تخزين الويب الخاصة بطرف ثالث.
فوائد الأرشفة الإلكترونية في مجال العمل
الأرشفة الإلكترونية مهمة لأسباب عديدة، حيث يمكّن من تنظيم الملفات المهمة ويوفر طريقة سهلة للعثور على هذه الملفات مرة أخرى إذا كانت هناك حاجة إليها في أي وقت، سينتج العمل الكثير من البيانات والمستندات الفردية، بغض النظر عن الصناعة التي يتم العمل فيها، يمكن أن تفيد أرشفة المستندات العمل بعدة طرق:
- يحرر مساحة المكتب والتخزين: إذا كان العمل يستخدم إدارة المستندات المادية، فمن المحتمل أن يتم شغل الكثير من مساحة المكتبة بواسطة صفوف من صناديق التخزين أو خزائن الملفات المليئة بالوثائق والأوراق التي تستغرق ساعات لفحصها، ومع ذلك، يمكن أن يؤدي استخدام نظام الأرشفة إلى تحرير هذه المساحة أو إذا كنت تستخدم بالفعل نظامًا رقميًا، كما يمكن للأرشفة تحرير مساحة تخزين للمستندات النشطة.
- يوفر الأمن: تتعامل العديد من الشركات مع المستندات التي يجب أن تظل آمنة، لا سيما الصناعات مثل الرعاية الصحية أو الشؤون القانونية أو المالية، غالبًا ما تحتوي حلول أرشفة المستندات ونظام إدارة الوثائق على إجراءات أمان مضمنة لإدارة وصول المستخدم وتعقب عمليات التحرير والتحكم في كلمات المرور.
- الوثائق محمية من المخاطر المادية: صناديق الوثائق المادية معرضة بشكل خاص للكوارث المادية أو الأخطار مثل الحريق أو الفيضانات أو السرقة، حيث توفر أرشفة المستندات الخاصة رقميًا أو في السحابة الطمأنينة بأن الملفات والمستندات آمنة بغض النظر عن أي شيء.
- يزيد من كفاءة العمل: يتحول العالم إلى عالم رقمي بشكل متزايد ويزداد الأمر صعوبة بالنسبة للشركات التي لا تزال تستخدم الأنظمة التناظرية لمواكبة الطلب، حيث يمكن أن يؤدي استخدام نظام الأرشفة الرقمية إلى تحسين سير العمل من خلال السماح للموظفين باستدعاء أي مستند ببضع نقرات فقط، مما يلغي الحاجة إلى الفرز.
- يساعد على الامتثال: بالنسبة للشركات في المجالات القانونية أو الطبية أو المالية، غالبًا ما توجد لوائح صارمة بشأن كيفية تخزين بيانات العملاء ومعلوماتهم، والتي قد يكون من الصعب الامتثال لها عندما تتعامل بشكل أساسي مع النسخ الورقية وتخزنها، غالبًا ما تأتي أنظمة الأرشفة الرقمية مع إجراءات امتثال آلية لمساعدة مستندات العمل على تلبية اللوائح.
طرق أرشفة الوثائق
هناك طرق متعددة لأرشفة المستندات، ولكل منها مزاياها وعيوبها، يمكن مقارنة الطرق الثلاثة الأكثر شيوعًا لتحديد ما يمكن اكتسابه أو فقده من اختيار أي منها.
تخزين الورق
أقدم طريقة هي تخزين الورق التقليدي، خزانات لحفظ الملفات مليئة بالوثائق أو النسخ، هذه إحدى أكثر طرق الأرشفة أمانًا في العالم الرقمي، لا يمكن اختراق تخزين الورق، ومن الصعب للغاية تحرير المعلومات المؤرشفة فعليًا دون ترك أي أثر، العيب الرئيسي في تخزين الورق هو أنه مرهق وبطيء الاستخدام، حيث يمكن لجهاز الكمبيوتر سحب المستندات الرقمية والبحث في محتوياتها وفرز المعلومات وفهرستها في ثواني، قد يستغرق العثور على نفس المعلومات في المستندات الورقية ساعات حتى أيام في بعض الحالات، الورق يضيف الأمان ولكنه يضحي بالكفاءة.
المحفوظات الرقمية
ربما يكون التخزين الإلكتروني هو الطريقة الأكثر شيوعًا للأرشيف اليوم، هناك نسخ رقمية لجميع المستندات، ويمكن تخزين هذه الملفات الرقمية على محركات الأقراص الثابتة أو الخوادم المحلية أو الموارد السحابية أو أي نظام كمبيوتر آخر، المحفوظات الرقمية سهلة الوصول وفعالة للغاية، هذه هي الأسباب التي تم اختراعها، كما أن الجانب السلبي للأرشيفات الرقمية هو أنه يمكن اختراقها، إذا لم يتم تكرارها بشكل كافٍ على أجهزة متعددة، فيمكن فقدها في حادثة واحدة.
مسح عند الطلب
طريقة التخزين الشائعة الأخرى هي المسح عند الطلب، إنه بمثابة مزيج بين الأرشفة الإلكترونية والورقية، المسح الضوئي عند الطلب هو خدمة تخزن المعلومات كمستندات ورقية ولكنها ستقوم أيضًا بمسحها ضوئيًا وإرسالها كمستندات رقمية، كما يمكن الحصول على موثوقية وأمان المستندات الورقية مع سهولة الترقيم، إن امتلاك كل من السجلات الورقية والرقمية يعني التعامل مع الجوانب السلبية لكليهما، المسح الضوئي عند الطلب ليس قريبًا من سرعة المحفوظات الرقمية، وهو يقدم مخاطر أمنية رقمية للأرشيفات الورقية.
