اقرأ في هذا المقال
- إدارة العلاقات العامة قبل الأزمة
- المهام التي يتوجب على المدير في إطار التأسيس لإدارة الأزمات القيام بها
- إعداد خطة إدارة الأزمات
- عناصر خطة اتصالات الأزمة
إدارة العلاقات العامة قبل الأزمة:
- الوقاية من الأزمات: هي القدرة على تجنّب المخاطر والحيولة دون وقوعها. ويجب وضع قائمة بأولويات الأزمات؛ وهذا يعمل على منع حدوث الأزمات، أو ما يُعرف بـِ (التنبؤ بالأزمات المحتملة).
- التنبؤ بالأزمات المحتملة: تتم هذه العملية من خلال التخطيط؛ بحيث يتم وضع قائمة بالمخاطر أو الأزمات التي من الممكن أن تحدث داخل المؤسسة.
- تحديد الأزمات المحتملة: تحديد المجالات التي تُشكّل مصدراً لحدوث الأزمة. وفي حال تحديد هذه المجالات تستطيع المؤسسة تصحيح الأوضاع وتدارك الموقف لمنع حدوث الأزمة، حيث يكون دور العلاقات العامة في هذه المرحلة إعداد الملفات الخاصة بالأزمات التي حدثت بالسابق داخل المؤسسة، كذلك الأزمات التي حصلت في المؤسسات الأخرى؛ وذلك لتفادي وقوعها داخل المؤسسة.
- الإعداد لإدارة الأزمة: حيث تكون المؤسسة مُهيأة لمواجهة الأزمات، التي من المحتمل أن تتعرّض لها المؤسسة والرد عليها بطريقه عقلانية.
المهام التي يتوجب على المدير في إطار التأسيس لإدارة الأزمات القيام بها:
- البقاء على علاقه تامّة مع وسائل الأعلام؛ لتكون أكثر تعاوناً مع المؤسسة خلال حدوث أزمة.
- تعيين شخص أكثر دراية وخبرة؛ ليكون المدير أثناء حدوث أزمات.
- تخصيص فريق كامل ومحدد وتجهيز سيناريوهات كاملة لتطبيقها أثناء وقوع أزمات.
- تعيين مُتحدّث رسمي للتحدّث إلى وسائل الأعلام.
إعداد خطة إدارة الأزمات:
- تحديد الأزمات المحتملة التي تغطيها الأزمة: في بعض الأحيان لا تناسب الخطة مع جميع الأزمات، لذا يتم تحديد مجموعة مُعينة من الخطط لتنناسب مع جميع الأزمات.
- سيناريوهات الأزمات: يتم من خلاله وصف بعض الظروف المستقبليّة، كذلك عرض لِما يحدث من تطورات لبعض الأزمات، من خلال الانطلاق الفكري الذي يُتيح إعطاء تصوّرات لمجالات عديدة للأزمة وإطلاق الخيّال، كما تُعدّ وسيلة لتسهيل اتخاذ القرارات للتعامل مع المتغيرات؛ لتفادي حدوث المشكلات والمواقف الحرجة. ويمكن إجراء بعض التغيرات بما يتناسب مع ظروف المؤسسة.
- خطة اتصالات الأزمة: يكون هناك تواصل كبير بين الإدارة واتصالاتها، حيث تُعتبر جزءاً لا يتجزأ من عمل الإدارة، إلا أنّ اتصالات الأزمه بالكامل تقع على عاتق العلاقات العامة؛ لأنها نشاط اتصالي.
عناصر خطة اتصالات الأزمة:
- تحديد وسائل الإعلام: تتوقّف كافة ادراة الأزمة في الؤسسة في قدرتها بالتعامل مع وسائل الإعلام؛ لأن وسائل الإعلام كثيراً ما تتعامل بسلبية مُطلقة تجاه المؤسسة أثناء الأزمة؛ لذلك يتم التعامل مع الوسائل الإعلام بشكل عقلاني؛ حتى تُصبح عنصراً مسانداً للمؤسسة في إدراة الأزمة.
- تحديد الجمهور: يجب تحديد الجمهور المستهدف، حيث تشمل الجماهير الداخلية والخارجية للمؤسسة. ويجب في كل أزمة تحديد الجمهور المستهدف؛ لأن كل أزمة لها جمهورها الخاص بحسب نوع وطبيعة الأزمة.
- إعداد الرسالة: تعتبر خطوة ضرورية ومهمة في مواجة الأزمة، حيث أن ما تقوله خلال الساعات الأولى من وقع الأزمة يعتبر مفيد وفعّال في مواجهة الأزمة، كذلك تصمم الرسائل لتناسب احتياجات الجمهور المستهدف.
- تحديد وسائل الاتصال: اختيار الوسيلة المناسبة التي يُمكن من خلالها مخاطبة الجمهور المستهدف؛ لأنه يعتبر ضمان كبير لنجاح الرسالة المقدَّمة. ولا يمكن النظر الى الرسائل بدون الوسائل.
