اقرأ في هذا المقال
تدريب العاملون في العلاقات العامة على إدارة المراسم:
- العمل على تعزيز المهارات المتعلقة بالعمل، وذلك بأنسب وأقل وقت دون الحاجة إلى اكتسابها من خلال المحاولة والخطأ.
- يُعتبر من المهم العمل على مجاوزة المستوى المتعارف عليه في الأداء للعمل داخل المؤسسة.
- يُعد من المهم العمل على تقليل حالات التغيب ومستوى دوران العمل.
- يجب العمل على تحسين وتعديل أحوال العاملين في المؤسسة، من خلال زيادة فرصهم على الترقي والتقدم للأمام.
- يجب العمل باستمرار على الحد من الأخطاء التي يقوم بها بعض العاملون في شؤون العمل.
- يجب العمل على أساليب متعددة للعمل من أجل اكتسابها وتعلمها من خلال برامج تدريبية مدروسة، من خلال إشراف وتوجيه المتخصصين في التدريب.
- يجب تدريب العاملون على القيام بوظائفهم وبصفة خاصة في مجال العلاقات مع العملاء، والذي يُعتبر النجاح للشركة.
- أن يكون العاملين في المؤسسة على معرفة بسياستها، وقواعدها واتجاهاتها تجاه العملاء والجمهور ولا يمكن أن تُترك للصدف.
- من المهم التثبت على المسؤولية المزدوجة لقسم العلاقات العامة وإدارة الأفراد في زيادة خبرات العاملين، وهذا يحتاج إلى علاقات وطيدة بين القسمين، واعترافاً بهذه المسؤولية المشتركة بينهما من جانب الإدارة العليا.
- أن يكون لهم دور فعال في تمثيل الشركة التي يعملون كلاً حسب اختصاصه وتقديمها إلى الجمهور تقديماً طيباً.
الاختصاصات التي تتولى إدارة المراسم القيام بها:
- الاهتمام بتنفيذ نظام الأسبقية وأسس البروتوكولات، والعمل على تقديم المشورة المناسبة في كافة المناسبات الرسمية.
- العمل على الاستقبال والتوديع للشخصيات الرسمية ومنح التسهيلات الضرورية.
- العمل على تنفيذ برامج وخطط الزيارات بما يتلاءم مع رغبات وأهمية ووقت الزيارة وعدد الضيوف والزائرين.
- العمل على تنفيذ وتنظيم حفلات الرسمية المتعلقة باستقبال وتوديع الشخصيات العريقة؛ من أجل وضع برامج للإقامات واشتراكهم في تنظيم الدعوات وتنفيذ قواعد البروتوكول الرسمي بما يتلاءم مع نوع، وعدد المدعوين ومكان ووقت الإقامة.
- الإعداد والتنظيم لمراسم وضع الإكليل، وتقديم الزهور والهدايا بمختلف المناسبات.
- الإعداد والتنظيم لمراسم التكريم المتعددة التي تقوم على إعدادها المؤسسات لمنتسبيها.
- العمل على تنظيم المقابلات مع رئيس المؤسسة المتعلقة بتقديم التهاني بالعمل أو أي شيء آخر.
- العمل على مرافقة الضيوف ومدهم بالمعلومات اللازمة والإجابة على كافة أسئلتهم؛ من أجل تحقيق الغايات والرغبات، وذلك بما يتفق ويتلاءم مع المصلحة العامة.
