التخطيط لأنشطة العلاقات العامة:
يُعدّ نشاط التخطيط صفة أساسية للعلاقات العامة، حيث يتميّز بوضع المنهج الصحيح للعلاقات العامة الداخلية والخارجية؛ من أجل الحصول على الرأي العام في كافة المجالات. والتخطيط يعتمد على التجارب ويأخذ في الاعتبار ظروف المستقبلية ويتنبأ بالمستقبل في حدود التوقعات، حيث أن الخطة المتناسقة تُعبّر عن مجموعة من الخطوات المرحلية اللازم اتخاذها لمواجهة الظروف المستقبلية، خلال فترة زمنية محددة وممّا لا شك فيه أن ممارسة التخطيط للعلاقات العامة، بالصورة المناسبة يدعم من توجيه الرأي العام نحو الإيجابية والاقتناع بالمنظمة وأنشطتها.
حيث يجب على كل المنظمات أن تخطط من أجل الوصول إلى أهدافها، وكلما فكر الإنسان في تقدير مجريات المستقبل ازدادت إمكانية الشك وعدم التيقن، وكلما زادت حالة عدم التيقن زادت البدائل المتاحة ونقصت درجة عدم التيقن، ولا يمكن وضع أهدافه و يتوقف عند ذلك المستوى، إنما يجب عليه أن يعلم بالأحداث المستقبلية والنتائج المتوقعة.
مراحل عملية التخطيط لأنشطة العلاقات العامة:
- التعرف على كل الظروف البيئية المحيطة داخل المنظمة والمتغيرات المحيطة بها في الوقت الحاضر ومستقبلاً، التي تؤثّر بشكل أو بآخر على تحقيق غاياتها.
- تعيين مجموعة من التنبؤات لما سيكون عليه الحال في المستقبل، استناداً على المعارف الماضية المتراكمة لدى العاملين على التخطيط.
- التعرف على الأهداف التي تريد المنظمة إلى إنجازها على المدى القريب والبعيد.
- تعيين الأداوت المختلفة اللازمة لإنجاز هذه الأهداف.
- دراسة كيفية الاستفادة القصوى من الأدوات المتاحة بطريقة فعَّالة في كل الأنشطة.
- وضع مخطط زمني الدقيق الذي يوضّح المهام والجداول الخاصة بالأهداف.
- إعداد الموازنة التقديرية لأنشطة العلاقات العامة وأخذ الموافقة عليها.
- الحصول على دعم الإدارة العليا التام على محتوى الخطة.
معوّقات عملية التخطيط الواجب تلافيها:
- الخوض التام في متاهات الأعمال اليومية التي لا تتخطّى تأثيراتها المدى القصير، والاهتمام بما هو عاجل من المهام بغض النظر عن أهميته.
- عدم تواجد الأكفاء أصحاب الخبرة في مجموعات وضع الخطط والإشراف على تنفيذها.
- عدم إتاحة الأدوات اللازمة للتخطيط المناسب، سواء الموارد المالية، أو البشرية، أو الوقتية.
- وجود نظرة سلبية إلى التخطيط كفعل يؤدي إلي إضاعة الوقت والجهد وتفضيل الأمر الواقع.
- سيطرة الرغبات الشخصية والمتغيرة على إدارة العلاقات العامة في المنظمة.
- تهرّب العاملين على جهاز العلاقات العامة من المحاسبة المسؤولية.
- عدم وجود عوامل الثبات داخل المنظمة وكثرة تعديل النظم والأهداف.
- عدم تقبل المنهجية العلمية وتطبيقاتها المفيدة في العلاقات العامة.
