تنظيم جهاز العلاقات العامة:
إن كل منظمة لا بُدّ لها من وجود وسيلة للاتصال بجمهورها الداخلي والخارجي، سواء الخاصة أو العامة بغرض كسب تأييدها ومؤازرتها لنشاطها، من ثم لا بُدّ لكل منظمة أو هيئة من وجود جهاز للعلاقات العامة بها، وقد يكون هذا الجهاز صغيراً؛ بحيث لا يزيد عن شخص واحد ويسمى في أغلب الأحيان بضابط الارتباط. وقد يكون هذا الجهاز كبيراً فيصبح مكتبياً أو مراقبة أو إدارة تبعاً لحجم المنظمة أو الهيئة من وجود جهاز للعلاقات العامة بها.
وقد يكون هذا الجهاز صغيراً بحيث لا يزيد عن شخص واحد يُسمَّى في أغلب الأحيان بضابط الاتصال، وقد يكون هذا الجهاز كبيراً فيصبح مكتبياً أو مراقبة أو إدارة تبعاً لحجم المنظمة، أو الهيئة ومدى عنايتها بهذا اللون من النشاط. وأول خطوة في سبيل تحقيق لهذا الجهاز لرسالته هي تنظيم جهاز وحسن إدارته، حيث يوجد العديد من الإجراءات التنظيمية التي يجب الخضوع لها.
الخطوات التنظيمية في جهاز إدارة العلاقات العامة:
- يجب تحديد الغرض من وجود الجهاز الذي يوحي بكل تنظيم لا حق يحدده مشكلته وحجمه ومستوى عمله.
- ويجب وضع خطة ووضع البرامج المدروسة والسياسة الإدارية المثلى لعمل الجهاز.
- كما يجب العمل على تهيئة جو العمل؛ وذلك من خلال تشكيل الجهاز التنفيذي وتعين أفراده وتوزيع العمل عليهم.
- القيام بالعمل أي مزاولة الجهاز لنشاطه حسب خطة الموضوعة لتحقيق البرنامج في إطار السياسة الإدارية المرسومة.
- تقويم العمل في المراحل المختلفة، وكما أن عملية التقويم تعتبر عملية مستمرة لا تتوقف، خاصة في العلاقات العامة فالمجتمع. ولا بُدّ وأن يكون مستمراً مرناً متطوراً، بحيث يلائم المعايير الجدييدة التي يرتضيها المجتمع لنفسه وبل يمارسها، والمحاولة دائماً على الرؤية عبر الزمن ومعرفة ما قد يستجد على المجتمع في المستقبل والعمل على الاستعداد لمقابلة هذا التغيرات.
- يجب وضع الخطة لجهاز العلاقات العامة ويجب معرفة متى وأين وماذا، كما يجب وضع الخطة العمل ورسم له برنامج النشاط، ويجب أن تكون خطة العمل ترجمة صادقة لرسالة وأهداف المنظمة أو الهيئة، كما أنه من الواجب عند وضع الخطة إتباع الأسلوب الديموقراطي التربوي السليم، وأن يشترك في وضع الخطة مندوبون من المستويات المختلفة التي تضمها هيئات أو منظمات.
