دور العلاقات العامة في تجهيز قاعة المؤتمرات:
يُعتبر من المهم تجهيز قاعة المؤتمرات، ومن المناسب أن تُعدّ كل منظمة قاعة ذات حجم مناسب داخل مقرّها الرئيسي، ويفضّل أن يكون بجوار المركز الإعلامي ومكاتب إدارة الإعلام والعلاقات العامة، وتجهيز هذه القاعات بمكان مرتفع نسبياً توجد عليه منصة تتسع لميكروفونات وسائل الإعلام، ويفضل أن يوضع شعار المنظمة في صدر هذه المنصة وتكون خلفية المنصة جدار عريض يثبت عليه شعار المنظمة، كما تعلق في أحد أركانه شاشة بالأزمات كبيرة يحتاجها المتحدث الرسمي في الشرح والتوضيح، كما تصلح هذه الشاشة لتوصيلها بحساب آلي لعرض بعض المعلومات أو البيانات ذات الصلة بموضوع المؤتمر.
ومن الأفضل أن تكون هناك طاولة أو أكثر بالقرب من مدخل القاعة، حيث يقوم رجال الإعلام بالتوقيع والاستلام النشرات والصور، وإذا كان من المتوقع حضور عدد كبير من الصحفيين، ففي هذه الحالة يجب أن يقوم بعض الموظفين باستقبالهم، وتسهيل إجراءات التسجيل لتفادي الزحام، وإن الترحيب الشخصي من جانب مسؤول العلاقات العامة ومساعديه من شأنه أن يجعل رجال الإعلام في حالة نفسية طيبة منذ البداية.
ويجب أن تحتوي القاعة على عدد مناسب من المقاعد يتناسب مع حجم المنظمة، وحجم مؤتمراتها الصحفية المتوقعة، ويفضل أن تكون هذه المقاعد متحركة حتى يمكن تزويدها في حالة الإقبال الشديد على الحضور، ويجب تزويد القاعة بعدد مناسب من الخطوط التلفزيونية وأجهزة الفاكس لتسهيل اتصال رجال الإعلام بمسؤولياتهم الإعلامية، ويجب توفير الأماكن والمساحات اللازمة التي تحتلها الكاميرات التلفزيونية ومعدات الإضاءة ومصادر الكهرباء والمعدات.
فإن نجاح المؤتمر أو فشله يرجع إلى حد كبير إلى بلاغة المتحدث وقدرته على الإقتناع والمحاورة، ولباقته في تجاوز الأسئلة المحرجة، ويلاحظ أنه من المفضل أن يُعلن مسؤول العلاقات العامة قبل بدء فعاليات المؤتمر عن برنامج المؤتمر، وموعد البدء في توجيه الأسئلة والكيفية التي سيتم بها الرد عليها، ولكن في نفس الوقت لا داعي للمبالغة في هذا الأمر، ولا سيما إذا كانت إجراءات وأسلوب المؤتمر قد تكررت وأصبحت معلومة للجميع ويجب على المتحدث مراجعة كلمته التي سلقيها في بداية المؤتمر.
