فن الكتابة للعلاقات العامة:
كتابة الرسائل:
تُعتبر كتابة الرسائل في العلاقات العامة عنصراً مهماً في عملية التواصل وكسب الجمهور؛ كونها من أسهل وأشهر الوسائل في تبادل المعلومات وتمثل وثائق تحفظ تاريخ المنظمة، ناهيك عن كونها تفتح المجال للتواصل مع الوسائل الاتصالية الأخرى وتمنح المتلقي فرصة للتدقيق والتمعّن والتفكير في محتوى الرسالة.
العناصر الشكلية والموضوعية في كتابة الرسائل للعلاقات العامة:
- المُتلقّي أو المرسل يجب وضع اسم المرسل إليه، عنوان الرسالة، رقم الهاتف، عنوان البريد الالكتروني.
- المرسل أو الجهة المرسلة منها، شعار المرسل، الاسم، اسم الإدارة.
- الرسالة ومعلوماتها، وقت الرسالة، الشخص المسؤول عن إرسال الرسالة، رقم صدور الرسالة.
- المقدمة التي تحتوي على التحية والتعبير عن الاحترام.
- محتوى الرسالة أو جسم الموضوع ويتضمن معلومات الموضوع المطلوب، ويجب من تقسيم الموضوع إلى فقرات بشكل منطقي وبدقة لغوية واضحة.
- خاتمة الرسالة، حيث أن أغلبها تحتوي على عبارات الشكر والتقدير.
الكتابة للبريد الإلكتروني:
يُعدّ البريد الالكتروني أحد الوسائل التي يستخدم فيها الأفراد شبكة الإنترنت. والبريد الإلكتروني عبارة عن طريقة للتواصل بين الأفراد إلكترونياً؛ وذلك من خلال إرسال الرسائل المكتوبة أو المصوَّرة أو الإثنين معاً كالفيديو أو الإعلان أو الأفلام الوثائقية القصيرة. وتُعَدّ وجه من أوجه التواصل الاجتماعي. وهذا يتطلب وجود عند المرسل والمستقبل عنوان بريد إلكتروني، فقد أصبح التواصل عبر البريد الإلكتروني من أهم طرق التواصل بين المنظمات المتعاملين معها.
كتابة التقارير:
يُعدّ التقرير فن من الفنون التعبيرية التحريرية، كما يُعَدّ من أفضل الوسائل للاتصال بين المستويات المختلفة مع الإدارة العليا في العلاقات العامة ويحتوي عِدة أفكار، أمّا المذكرة تضمن موضوع واحد هذا أولاً، وثانياً تتطلب كتابة وإعداد التقرير لوقت أطول ومعلومات أكثر؛ كون التقرير يُعتبر عرض حيوي للموضوع ويهدف إلى توصيف شامل له مُبيّناً أسبابه وتطوراته. ومن ثم يعرض وجهات النظر المختلفة الخاصة به ومقترحات سبل وعرض نتائجه.
وعادةً يكون التقرير دراسة لظاهرة عامة يتطلب الأمر فهم أبعادها والعمل على مواجهتها؛ من خلال تطويرها والقضاء عليها. وغالباً ما يكون بتكليف من الإدارة العليا لجهة محددة، أو لجنة يتم تشكيلها لإعداد التقرير؛ كون التقرير يساعد في فهم أبعاد الظاهرة.
