إدارة المراسم في مؤسسات العلاقات العامة:
يُعتبر قسم ﺍﻟﻤﺮﺍﺳﻢ ﻓﻲ ﺍﻟﻌﻼﻗﺎﺕ ﺍﻟﻌﺎﻣﺔ ﻣﻦ الأقسام ﺍﻟﻤﻬﻤﺔ ﺍﻟﺘﻲ تقوم بدور الحلقة ﺑﻴﻦ ﺍﻟﺠﻤﻬﻮﺭ ﺍﻟﺨﺎﺭﺟﻲ ﻟﻠﺠﻬﺎﺯ ﺃﻭ للمؤسسة؛ من أجل تدعيم ﻭﺟﻬﺎﺕ ﺍﻟﻨﻈﺮ ﺑﻴﻦ الجانبين والعمل على توفير ﺍﻟﺴﺒﻞ ﺍﻟﻜﻔﻴﻠﺔ ﺑﻨﺠﺎﺡ ﺳﻴﺎﺳﺔ ﺍﻟﺠﻬﺎﺯ ﺃﻭ ﺍﻟﻤﻨﺸﺄﺓ وتتضمن الكثير ﻣﻦ ﺍﻟﻌﺎﺩﺍﺕ والقوانين ﻭﺍﻹﺟﺮﺍﺀﺍﺕ ﺍﻟﻤﺘﻌﺎﺭﻑ ﻋﻠﻴﻬﺎ مدونة ﻭﻏﻴﺮ المدونة، لتنظيم ﺃﺳﻠﻮﺏ ﺍﻟﺘﺼﺮﻑ ﺍﻟﺴﻠﻴﻢ، ﻭﻓﻦ ﺍﻟﻤﺠﺎﻣﻠﺔ، ﺍﻟﺘﻌﺎﻣﻞ ﻭﺍﻟﺘﻌﺎﻳﺶ ﻓﻲ ﺍﻟﺤﻴﺎﺓ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﻴﺔ ﻭﺍﻟﺮﺳﻤﻴﺔ ﺍﻟﻮﻃﻨﻴﺔ ﻭﺍﻟﺪﺑﻠﻮﻣﺎﺳﻴﺔ.
ﻣﻬﺎﻡ ﻭﺃﻧﺸﻄﺔ ﺍﻟﻤﺮﺍﺳﻢ ﻓﻲ ﺍﻟﻌﻼﻗﺎﺕ ﺍﻟﻌﺎﻣﺔ:
- ﺗﻨﻈﻴﻢ وإنجاز ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺍﺕ.
- تشكيل ﺍﻟﺤﻔﻼﺕ ﻭﺍﻟﻤﺂﺩﺏ.
- الإعداد الجيّد لمراسم اﻻﺳﺘﻘﺒﺎﻝ ﻭﺍﻟﺘﻮﺩﻳﻊ.
- ﺍﻟﺘﻨﺴﻴﻖ ﻣﻊ ﺍﻟﺠﻬﺎﺕ ﺫﺍﺕ الصلة بالمراسم.
- تحرير المناسب للدعوات ﻭﺍﻟﺮﺳﺎﺋﻞ.
- الإعداد ﺍﻟﻬﺪﺍﻳﺎ ﻭﺍﻟﺠﻮﺍﺋﺰ.
- ممارسة ﺳﻠﻮﻛﻴﺎﺕ ﻭﺁﺩﺍﺏ ﺍﻟﻠﺒﺎﻗﺔ.
طرق ﺗﻨﻈﻴﻢ ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺍﺕ:
ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺓ ﻫﻲ ﻧﺸﺎﻁ ﻣﺮﺍﺳﻤﻲ ﻣﺨﻄﻂ، ﻳﻬﺪﻑ ﺇﻟﻰ إنجاز ﻫﺪﻑ ﻣﺤﺪﺩ ﻣﻮﺟﻪ ﺇﻟﻰ ﺟﻤﻬﻮﺭ ﻣﺤﺪﺩ، وﻋﺎﺩﺓ ﻣﺎ ﻳﻜﻮﻥ ﺿﻤﻦ ﺟﺪﻭﻝ ﺃﻋﻤﺎﻝ ﺍﻟﻘﻄﺎﻉ، ﺗﻠﻘﻴﻪ ﻋﺪﺩﺍً ﻣﻦ ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺍﺕ ﻟﺸﺨﺼﻴﺎﺕ ﻣﻦ ﺩﺍﺧﻞ ﺍﻟﺒﻠﺪ ﻓﻲ ﺇﻃﺎﺭ ﺍﻟﺘﻌﺎﻭﻥ ﺑﻴﻦ ﺍﻟﻘﻄﺎﻋﺎﺕ ﺍﻟﺤﻜﻮﻣﻴﺔ، ﺃﻭ ﺿﻴﻮﻑ ﺭﺳﻤﻴﻮﻥ ﻓﻲ ﺯﻳﺎﺭﺓ ﻣﻦ ﺧﺎﺭﺝ ﺍﻟﺒﻠﺪ ﻣﻦ ﺍﻟﺠﻬﺎﺕ ﺍﻟﻨﻈﻴﺮﺓ ﻓﻲ ﺍﻟﺒﻠﺪﺍﻥ ﺍﻟﺼﺪﻳﻘﺔ، ﻭﻫﺬﺍ يتطلب ﺇﻟﻰ تكنيكات معينة وتنوع ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺍﺕ ﺑﺤﺴﺐ ﻣﻜﺎﻧﺔ ﺍﻟﻘﻄﺎﻉ ﺍﻟﺤﻜﻮمي، ﺯﻳﺎﺭﺍﺕ ﺭﺳﻤﻴﺔ ﻭﺩﺑﻠﻮﻣﺎﺳﻴﺔ، ﺯﻳﺎﺭﺍﺕ ﺍﻟﻤﺮﻭﺭ، ﺯﻳﺎﺭﺍﺕ ﻋﺎﺩﻳﺔ، ﺯﻳﺎﺭﺍﺕ ﺍﻟﻤﺠﺎﻣﻠﺔ، ﺯﻳﺎﺭﺍﺕ ﺍﺟﺘﻤﺎﻋﻴﺔ، ﺯﻳﺎﺭﺍﺕ ﺍﻟﻤﺴﺘﺸﻔﻴﺎﺕ، ﺯﻳﺎﺭﺍﺕ ﺩﻳﻨﻴﺔ ﻭﺯﻳﺎﺭﺍﺕ ﺗﻌﺮﻳﻔﻴﺔ.
وبالإضافة إلى ذلك يمكن تصنيف ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺍﺕ ﺇﻟﻰ ﺯﻳﺎﺭﺍﺕ ﺗﻘﻮﻡ ﺑﻬﺎ المؤسسات لمنظمات ﺃﺧﺮﻯ، وﺯﻳﺎﺭﺍﺕ ﺗﻘﻮﻡ ﺑﻬﺎ ﺷﺨﺼﻴﺎﺕ ﺃﺧﺮﻯ للمؤسسة، ﺃﻣﺎ أصناف ﺍﻟﺰﻭﺍﺭ ﻓﻬﻢ ﻭﻓﻮﺩ ﺭﺳﻤﻴﺔ، ﺃﻭ ﺃﻋﻀﺎﺀ من النطاق ﺍﻟﺪﺑﻠﻮﻣﺎﺳﻲ ﻭﺍﻟﻤﻨﻈﻤﺎﺕ ﺍﻟﺪﻭﻟﻴﺔ، ومدراء ﺍﻟﻤﺆﺳﺴﺎﺕ ﻭﺍﻟﺠﻤﻌﻴﺎﺕ والمؤسسات، ﻭﺍﻷﻓﺮﺍﺩ ﺍﻟﻌﺎﺩﻳﻮﻥ ومن أجل الوصول ﺇﻟﻰ إعداد وتحضير ﺍﻟﺨﺪﻣﺎﺕ الملائمة ﻟﺰﻭﺍﺭ ﺍﻟﺠﻬﺔ ﺍﻟﺘﻲ ﺗﻌﻤﻞ ﺑﻬﺎ، ونقل الصورة الإيجابية للمؤسسة، ومن الضروري رسم ﺃﻭﻻً ﺧﻄﺔ ملائمة ﻟﺴﻴﺮ ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺓ، ﺗﺘﻀﻤﻦ ﻓﻜﺮﺓ ﻭﻣﻮﺿﻮﻉ ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺓ، فاﻟﻬﺪﻑ ﻣﻦ طرفي ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺓ ﻟﻠﻤﻨﺸﺄﺓ، ﺃﻫﻤﻴﺔ ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺓ ﻟﻠﻤﻨﺸﺄﺓ.
ومن المهم أن تكون ﻗﺎﺋﻤﺔ ﺍﻟﺰﻭﺍﺭ تحتوي ﺃﺳﺎﻟﻴﺐ ﺩﻋﻮﺓ ﺍﻟﺰﻭﺍﺭ وكيفية ﺍﻻﺗﺼﺎﻝ ﺑﻬﻢ وﻣﻌﻠﻮﻣﺎﺕ ﺃﺧﺮﻯ ﻋﻦ ﺍﻟﺰﻭﺍﺭ ﻭﺍﻟﻀﻴﻮﻑ وﺧﻂ ﺳﻴﺮ ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺓ تبعاً ﻟﻠﻬﺪﻑ ﻣﻨﻬﺎ، وأيضاً تعيين ﺍﻻﺣﺘﻴﺎﺟﺎﺕ ﺍﻟﻤﺎﺩﻳﺔ ﻭﺍﻟﺒﺸﺮﻳﺔ ﺍﻟﻼﺯﻣﺔ لإنجاز ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺓ، ﺗﺤﺪﻳﺪ شكلية ﺍﻟﻤﻌﻠﻮﻣﺎﺕ ﺍﻟﻤﻘﺪﻣﺔ ﻟﻠﺰﻭﺍﺭ، ﻋﻤﻞ ﺟﺪﻭﻝ ﺍﻟﺰﻳﺎﺭﺓ ﺣﺴﺐ ﺍﻟﻤﻮﺍﻋﻴﺪ ﺍﻟﺮﺳﻤﻴﺔ. ﻭﺗﻜﻤﻦ ﺃﻫﻤﻴﺔ ﺍﻟﺤﻔﻼﺕ ﻭﺍﻟﻤﺂﺩﺏ ﻓﻲ ﺍﻟﻌﻼﻗﺎﺕ ﺍﻟﻌﺎﻣﺔ ﻓﻲ ﻛﻮﻧﻬﺎ ﺗﺴﻌﻰ ﺇﻟﻰ تنفيذ أمور ترتبط ﺑﺄﻫﺪﺍﻑ ﺍﻟﺠﻬﺔ ﻭﺑﺮﺍﻣﺠﻬﺎ ﻭﻣﺸﺮﻭﻋﺎﺗﻬﺎ، ﻭﻋﻼﻭﺓ ﻋﻠﻰ ﺃﻫﻤﻴﺘﻬﺎ ﻓﻲ ترسيخ ﺍﻟﺮﻭﺍﺑﻂ ﺍﻻﺟﺘﻤﺎﻋﻴﺔ ﻭﺍﻹﻧﺴﺎﻧﻴﺔ ﻭﻋﻼﻗﺎﺕ ﺍﻟﻌﻤﻞ المتعددة، ﻓﺈﻥ ﺃﻫﻤﻴﺘﻬﺎ تعمل ﺃﻳﻀﺎً ﻓﻲ ﺍﻟﺘﻐﻄﻴﺔ ﺍﻹﻋﻼﻣﻴﺔ، ﻭﻣﺎ لها ﻣﻦ ﺃﺛﺮ ﻋﻠﻰ الجماهير ﺍﻟﺪﺍﺧﻠﻴﺔ ﻭﺍﻟﺨﺎﺭﺟﻴﺔ.
