المراسم التي تقوم بها العلاقات العامة عند الزيارات الرسمية للوفود:
إنّ لإدارة المراسم دور هام في تنظيم الزيارات الرسمية للوفود القادمين من خارج البلاد، وهناك العديد من الخطوات التي يتم تنفيذها قبل وصول الوفود، حيث يقوم العاملين بالعلاقات العامة في إدارة المراسم على إثارة موضوع القيام بالزيارة، وكما يتم تبادل الرسائل من أجل استكمال المعلومات بغرض الزيارة، ويتم الموافقة على الضيوف ونوعهم ومدة استضافتهم، ويتم صياغة البرنامج الأولي لهذه المناسبة.
وكما من المهم العمل على تنظيم دعوات الوفود من أجل عدم تضارب هذه الزيارات بين الوفود، ويجب العمل على تقسيم العمل داخل إدارة المراسم بما يتلاءم مع أهمية الوفد ومعرفة كافة الظروف الزيارة ومواعيدها، ويتم تحضير ملف متخصص للوفود الزائرين؛ بحيث يكون مكتوب عليها من الخارج اسم الزائر، المدة المقررة للزيارة وعدد الزائرين، ومن المهم تحديد موعد الزيارة وصياغة برنامج مفصل لهذه الزيارة.
ومن الضروري التركيز على الترتيبات المرتبطة بطرق النقل إلى مكان الزيارة والتحدث مع المسؤولين في أماكن الوصول لتسهيل عمليات الحركة وبشكل خاص لكبار الضيوف، والاستعداد بشكل جدي لاستقبالهم، ويتم الاستقبال للشخصيات المهمة عند مهبط الطائرة ويتم تقديم الورود، ومن ثم يتم التعارف مع كبار الضيوف، ويقوم رجل العلاقات العامة المسؤول عن إدارة المراسم بالتعريف عن نفسه للضيوف.
ومن ثم يستكمل القائم بأعمال العلاقات العامة إجراءات جواز السفر، وذلك من خلال ملء البيانات والمعلومات المطلوبة، ومن بعدها يتم الحصول على تأشيرة الدخول في حال عدم الحصول عليها، ومن ثم يتم الانتهاء من الإجراءات الجمركية، والتأكد من وصول مستلزماتهم وعددها والتثبت من كل الإجراءات الجمركية من أجل عدم مواجهة المشاكل عند المغادرة.
ويعمل القائم بإدارة المراسم بإلقاء كلمة للترحيب بالضيوف، ويتم توزيع جوازات السفر على الضيوف وبطاقة تعريفية وإعطائهم فكرة عن البرامج التي سيتم تنفيذها خلال الزيارة، ومن ثم يقوم موظف المراسم بمرافقة الوفد طوال فترة الزيارة، وذلك بحسب أهمية الوفد وعددهم، والاستجابة لكافة احتياجاتهم والرد على أسئلتهم واستفساراتهم، والقيام بعمل تقرير بشكل يومي عن الزيارة وأهم الملاحظات عليها، والقيام بالتقاط الصور التذكارية للوفود وتوزيعها على الضيوف قبل مغادرتهم ويمكن الاستفادة من هذه الصور في التغطيات الإعلامية.
