مقومات فعالية عملية التخطيط في العلاقات العامة:
تضمن هذه الوظيفة تعيين الاهداف التي يرغب من خلالها الوصول إلى وظيفة العلاقات العامة، في ضوء الحلول الموضوعة من وسائل البحث، كذلك اختيار وسائل الاتصال التي سوف تستخدم في المستقبل للتغيير على الاراء واتجاهات الجمهور، أيضاً تحديد الوسائل الاخرى التي لها علاقة بتحقيق وظائف نشاط العلاقات العامة؛ ويتم ذلك وفق برنامج زمني قابل للتغير في المستقبل.
وإن التخطيط نشاط حيوي وضروري في وظيفة العلاقات العامة، وفي حال عدم وجود التخطيط لا يمكن ممارسة أي عمل هادف، حيث كانت وظيفة العلاقات العامة في الماضي لا تتعدى عن كونها نشرات وبرامج تذاع وحفلات تقام ومؤتمرات تنعقد، وكل ذلك كان يتم بشكل ارتجالي دون علاقة يربط بينهما ودون خطة تتضمن هدف مشترك، أمّا اليوم فإن العلاقات العامة تنعقد كليّاً على الافكار المميزة وتشتمل على منهج للتخطيط وهندسة للراي العام.
ويتعلق التخطيط بصورة أساسية بتحديد الاهداف ووضع خطط للتصميم، كذلك توزيع المسؤوليات على الأفراد العاملين بالإنجاز ووضع الميزانية اللازمة. والواضح أن أي عمل صحيح ومؤثرعلى العلاقات العامة يجب أن يقوم على التخطيط الناجح للوصول إلى الفائدة منه، فلا بُدّ من وضع خطة حتى يتمكَّن نشاط العلاقات العامة أن يحقق نتائج معينة. وهذه النتائج هي:
- التمتّع بالنظرة طويلة المدى وإعطاء الأمور الهامة حقَّها من التخطيط.
- التحديد الدقيق لأهداف إدارة العلاقات العامة ودمج هذه الأهداف بأهداف المنظمة.
- التخطيط لتأمين الموارد الهامة في المدة المطلوب من أجل الوصول للأهداف المكتوبة.
- التدقيق على عنصر الزمن وفاعليته في التخطيط، والاهتمام بالتفاصيل الدقيقة لذلك العنصر الهام، من خلال ربط الأداء به وصنع مراحل زمنية متعددة للقياس المستمر.
- التدقيق قدر المستطاع بالصعوبات التي من المحتمل مواجهتها، ووضعها في الاعتبار عند رسم الخطة والخطة البديلة.
- يجب الأخذ بالاعتبار النظرة الشاملة والمتكاملة لكل الإدارات المختلفة في المنظمة وأهدافها، كذلك التأكد من الانسجام معها وأهدافها؛ لتحقيق التناغم والمشاركة نحو النجاح.
- التحديد الدقيق لطبيعة الجمهور المستهدف التأثير عليه وتحليله بطريقة عميقة.
- اختيار أفضل الوسائل الاتصالية والبرامج الدعائية التي تحقق الأهداف.
- التأكّد من موضوعية الأهداف، مصداقيتها، سرعة التنفيذ، سهولتها ومدى تحقيقها الفعلي للمصلحة المشتركة للمؤسسة وجمهورها.
