مهارات رجل العلاقات العامة في الإجابة عن الأسئلة الصحفية:
القاعدة الأولى هي الاستماع للسؤال:
يُعدّ من المهم على المتحدث أن يستمع للسؤال بإمعان وأن يأخذ نفساً عميقاً قبل أن يبادر بالإجابة، فيكون ذلك باستيعاب السؤال على النحو الصحيح وصياغة الإجابة الملائمة بعناية، ويُعتبر تقديم يحظى بالتقدير والقبول فليس من المفترض أن يدلي المتحدث بإجابته في لحظة فور سماعه للسؤال.
القاعدة الثانية هي أن يشير لما سيفعله:
يجب أن يجمع كافة الحقائق المرتبطة بالأزمة من حيث تحديد ماهيتها، وفي بعض الأحوال يكون مجرد ذكر الوقائع أو الاعتراف بالمشكلة مع الإعلان عن استعدادات الدائم للإجابة على كل ما يطرح من أسئلة، وأن يسعى جاهداً لتحصيل كافة المعلومات المطلوبة التي تمنحه مساحة كاملة من الوقت لالتقاط أنفاسه ويحول دون التعرض من التهرب من الإجابة.
القاعدة الثالثة هي أن يكون مجهزاً بمواد ذات خلفية نافعة:
وفي حالة عدم القدرة على الإجابة الضرورية على كل ما يطرح عليه من أسئلة، ويمكنه أن يتفاعل مع وسائل الإعلام المتواجدة بموقع الحدث، ويجب تزويدها بمواد معاصرة وحقيقية عن منظمة رجل العلاقات العامة بما في ذلك المعلومات الخاصة بموقع المنظمة وغيرها من المعلومات المتوافرة، وفقاً للتجارب السابقة، فإن الدقائق الأولى التي تعقب الأزمة ذات أهمية قصوى في تحديد سيطرة المنظمة على الموقف وقدرتها على التعامل مع أحداثها.
القاعدة الرابعة هي تحديد القائمة بأسماء المشتبه فيهم المعتادين:
يجب أن يحتفظ رجل العلاقات العامة بقائمة مُعدّة سلفاً تضم الأسماء المعروفة؛ لتقديمها للصحفيين ولتحديد خطواته القادمة، ففي حالة عجز المنظمة عن الإدلاء بآية أخبار هامة رغم التدهور المتسارع للأزمة، فقد تؤدي بعض الاستشهادات ذات الطبيعية الشكلية التي ترد من مصادر خارجية إلى شغل رجال الصحافة بعيداً عنه، بينما يقوم رجل العلاقات العامة بجمع قدر أكبر من التفاصيل ولا يُعدّ ذلك أمراً سيئاً، فإن أكثر المصادر مصداقية هي التي تفوز في النهاية بمعركة الرأي العام.
القاعدة الخامسة هي الإعلان عن كل المعلومات التي يمتلكها:
إن دور الأسلوب الفعال يبدأ في أسرع وقت ممكن بمجرد بدء التوابع الأولوية للأزمة، ويجب على القائم بالعلاقات العامة أن يُشارك بجميع المعلومات التي يمتلكها ليس فقط مع وسائل الإعلام المهتمة بالموضوع، ولكن مع الموظفين والمجتمع والجماهير عمّا تقوم المنظمة على عمله، ويؤدي إلى خدمة مصالح المجتمع العام ويحافظ على مصداقية المنظمة ويساعد على بناء الثقة على المدى البعيد، خاصة في حالة استمرار الأزمة لمدة أطول، وأولئك الذين يحيدون هذا المبدأ، حيث أن عدم الالتزام بذلك المبدأ ستكون له عواقب وخيمة.
