الأخطاء الشائعة في عقد المؤتمرات الصحفية:
لا بُدَّ من التأكيد على أنَّه يوجد مجموعة من الأخطاء الشائعة التي يتم الوقوع فيها أثناء عقد المؤتمرات الصحفية بغض النظر عن نوع المؤتمر أو مستواه، بحيث تعتبر هذه الأخطاء صغيرة يمكن تجاوزها وبعضها يكون كبيرة لا يتم تجاوزها أو تخطيها، كما لا بُدَّ من التأكيد على قيام بعض المؤتمرات بالقضاء على هذه الأخطاء لحظة وقوعها وبسرعة كبيرة.
وبالتالي فإن هذه الأخطاء الشائعة التي قد تستهدف مستويات الدقة والتي تعتبر لازمة؛ وذلك من أجل إنجاح المؤتمر الصحفي على أن تكون هذه الدقة مرتبطة بالقائمين على المؤتمر الصحفي، والتي تتمثل في اللجنة التحضيرية واللجنة التشكيلية مع أهمية قدرتهم على التنبؤ بهذه الأخطاء التي يقع عليها، ومن أهم هذه الأخطاء:
أخطاء البيانات غير الدقيقة:
يقصد بها الأخطاء التي قد تواجهها اللجنة العاملة في المؤتمر الصحفي؛ بحيث يجب عليها أن تكون ذات قيادة حكيمة، كما تشتمل على مجموعة من الصفات والسمات التي تمكنهم من اختيار البيانات والمعلومات المرتبطة بالموضوع الصحفي المطروح بشكل دقيق.
كما يجب أن تكون مرتبطة بالمهام المكلفة باللجان الصحفي، بالإضافة إلى ترتيب البيانات وجمعها بشكل دقيق وموضوعي؛ وذلك من أجل تأثيرها على المؤتمر الصحفي والمشاركين به، فقد تشتمل أخطاء البيانات غير دقيقة المرتبطة بالمؤتمر الصحفي بالأعداد المشاركين واسمائهم وتخصصاتهم، بالإضافة إلى عدم التعرف على تشكيل الوفود سواء كانت غير الحكومية أو الحكومية بالإضافة إلى كم أعدادهم.
أخطاء تشكيل اللجان:
يقصد بها الأخطاء التي تعتبر من أهم الأخطاء التي قد يقع فيها القائمين بالمؤتمر الصحفي، وهو التشكيل الخاطئ وغير السليم من لجان المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى عدم تحديد المهام المناسبة لهذه اللجنة؛ بحيث يجب تشكيل لجنة عامة رئيسية وضرورية في المؤتمر على أن تكون ذات قدرة وكفاءة وتمتلك مهارات اتصالية فعالة؛ وذلك من أجل تقليل الوقوع في المشاكل والصعوبات التي قد يواجهها المؤتمر الصحفي.
خطأ التسكين:
حيث يقصد بها الأخطاء التي تعتبر من أصغر الأخطاء التي قد يقع فيها المؤتمر الصحفي؛ بحيث تركز على سكان المؤتمرين أو المشاركين في المؤتمر بحيث يتم تخصيص لجنة مسؤولة عن سكن المشاركين في المؤتمر، بحيث يتم التأكيد على درجاتهم المختلفة على أن لا يكون هنالك عذر في إيجاد أي عضو مشارك في المؤتمر.
بحيث تترتب أخطاء التسجيل على عدم قدرة اللجنة في الوصول إلى سكان المشاركين في المؤتمر؛ وذلك بسبب انتقالهم من مكان إلى آخر، بالإضافة إلى تغيير أماكن إقامتهم، لذا يكون من الضروري الوصول إلى كافة الاحتمالات المتعلقة بالوفد المشارك؛ وذلك من أجل الترتيب بعقد المؤتمر الصحفي ومناقشة القضايا المنوط بها.
أخطاء الإعلام والمطبوعات:
يقصد بها الأخطاء التي تشتمل على الأخطاء التي تتم في وسائل الإعلام المطبوعة، حيث تعتبر المطبوعات ووسائل الإعلان من أهم الأدوات التي تساهم في نجاح المؤتمر الصحفي، لذا تسعى اللجنة المنظمة للمؤتمر الصحفي بتحديد المطبوعات والمنشورات التي سيتم إعدادها؛ من أجل تعريف الناس والمجتمعات المستهدفة بالمؤتمر الصحفي ومكان عقده وزمن حدوثها، بغض النظر عن مستوى المؤتمر سواء كانت إقليمية أو محلية أو دولية؛ وذلك من أجل الاستحواذ على اهتمام الجمهور المتلقي.
خطأ المواصلات والاتصالات:
يقصد بها الأخطاء التي تشتمل على المواصلات التي يتم من خلالها الوصول إلى مكان عقد المؤتمر الصحفي، حيث وتعتبر أهمية المواصلات ذات تأثير كبير على فشل ونجاح المؤتمر الصحفي، بحيث تسعى اللجنة المنظمة للمؤتمر الصحفي في تحديد وتسهيل المواصلات والاتصالات للوصول إلى المؤتمر الصحفي؛ وذلك بسبب عدم الوقوع في المواقف المحرج بالإضافة إلى نجاح فعالية المؤتمر بشكل كبير.
أخطاء التأمين:
يقصد بها الأخطاء الأكثر أهمية وأكثر خطورة والتي يعاني منها لجنة الإعداد للمؤتمر الصحفي؛ بحيث تشتمل على الإهمال في عناصر التأمين، كما يعتبر عدم إبلاغ المسؤولين عن الأمن بموعد إجراء المؤتمر الصحفي من أكثر الأخطاء خطورة، والتي تتمثل في عدم تقديم كافة التفاصيل الأساسية بالسفر، ووصول الوفود أو المشاركين في المؤتمر الصحفي، بالإضافة إلى عدم تقديم تفاصيل عن جنسياتهم.
أخطاء الجلسة الافتتاحية:
حيث يقصد بها الأخطاء المترتبة على الجلسة الافتتاحية، بالإضافة إلى الترتيبات التي تسبق الجلسة الافتتاحية، حيث تعاني اللجنة المنظمة للمؤتمر الصحفي بعدم وجود ترتيبات مسبقة في الجلسة الافتتاحية، وذلك على اعتبارها من أهم الجلسات التي تساهم في تيسير إجراء المقابلات الصحفية مع الشخصيات الحكومية أو شخصيات المسؤولية.
